Формування ФЕД у РДОБ

При роботі з ЕД кожен документ звіряють на дублетність з ЕК, штрихкодують, якщо бібліотека використовує штрихкод, і розподіляють між підрозділами бібліотеки. В ЕК роблять короткий бібліографічний опис (автор, назва, рік видання, ISBN). У полі "Екземпляр" вводять штрихкод кожного документу, інвентарний номер, постачальник, ціна, шифр зберігання. Кожній партії привласнюють номер акту в книзі сумарного обліку (КСО). Після закінчення реєстрації всіх документів даної партії роздруковують лист інвентарної книги. Система автоматично формує сторінки інвентарної книги, які переплітають, підраховує кількість і суму кожної партії Інформація про нові надходження в бібліотеку розсилають на всі підрозділи електронною поштою [Чуниховская А.57, 37]. 

Процеси комплектування, обробки та обліку стосується в основному ФЕД на оптичних компакт-дисках, що отримують бібліотеки як обов'язкові примірники або купують. Передбачається, що термін їх зберігання в бібліотеці обмежується періодом робочого стану диска. При цьому архівну функцію, тобто збереження електронної інформації, забезпечуватиме депозитарний фонд НТЦ «Інформрегистр».

Використання ресурсів на CD і DVD дає можливість:

- надати більший обсяг інформації користувачам, спростити процес її сприйняття й оброблення (на одному диску можливе розміщення декількох БД з однієї або декількох суміжних галузей);

- запобігти погіршенню фізичного стану документів на традиційних носіях;

- вивільнити приміщення бібліотеки завдяки компактності оптичних носіїв інформації [Потапенко М. Формування бази електронних інформаційних ресурсів - перший крок до створення цифрової бібліотеки // Бібл. планета. - 2004. - №3. - С.11-1242, 12].

Найбільш дискусійним стало питання про віддалені мережеві ресурси, до яких забезпечується доступ користувачів на основі підписки, договорів, ліцензійних угод. Досить поширеною є точка зору, згідно якої цей напрям бібліотечній діяльності розглядається як послуга, аналогічна доставці документів за системою МБА. Опоненти ж рахують подібне порівняння досить поверхневим і пов'язують цю діяльність з формуванням фонду тимчасового зберігання [Хахалева Н.И. Формирование библиотечного фонда в электронной среде: концептуальный подход// Библиотековедение. -2006. - №3. – С.38-4156, 40].

Можна також відзначити ряд особливостей в роботі з віддаленими ЕР, які свідчать про близькість до традиційних процесів формування фонду: а) відбір документів здійснюється комплектатором відповідно до загальної політики формування фондів бібліотеки; б) у каталогах бібліотеки вони відбиваються разом з іншими джерелами інформації; у) бібліотека надає доступ всім своїм користувачам, а не окремим абонентам, що більше свідчить про факт придбання того або іншого ресурсу, чим про надання послуги. По суті, покупку бібліотекою доступу до ресурсу можна розглядати як придбання екземпляра видання при делегуванні функції його зберігання іншої організації. Але при цьому віртуальна частина фонду повинна бути врахована в бібліотеці так само, як і традиційна, реальна.

Загальний цикл формування фонду електронних онлайнових документів включає наступні технологічні процеси: 

робота з постачальниками: запрошення до інформаційної взаємодії, узгодження умов, режиму та способів постачання,

мережеве зібрання ЕД, оцифровування фондів книгозбірні; 

обробка змісту документів (каталогізація, реферування, систематизація та індексування); 

опрацювання файлів документів (кодування назв, архівування тощо); 

формування унікальної електронної адреси документа (URL); 

розташування документів у файловому сховищі; 

представлення на WEB-сайті; 

архівне копіювання, зберігання [Баркова О.В. Інформаційна технологія формування фонду електронних документів // Наук. пр. НБУВ. — К.: НБУВ, 2002. — Вип. 8. — С. 209-220.21, 214].

Крім віддалених мережевих ресурсів можна виділити фонд мережевих документів, що створюються в бібліотеці. Фонд частково виставляється в Інтернеті і формується з урахуванням запитів зовнішніх користувачів. В той же час він може включати документи, доступні, за узгодженням з автором, відповідно до Закону України «Про авторське право і суміжних правах», тільки в стінах бібліотеки [4]. Ці документи призначаються виключно для задоволення запитів користувачів, відвідувачів бібліотеки.

В цілях надійності збереження електронної інформації створюються архівні копії, утворюючі архівний фонд документів на різних носіях: на магнітних стрічках, оптичних компакт-дисках, на вінчестері та ін. Фонд підлягає постійній програмно-технічній актуалізації.

Облік означає отримання, обробку, аналіз, систематизацію документів та узагальнення відомостей про документи, які складають ФЕД.

Облік ФЕД здійснюється згідно з нормативними документами щодо обліку БФ. Обов'язкові елементи індивідуального обліку документа фіксуються та обробляються в автоматизованій бібліотечно-інформаційній системі (АБІС). Основними одиницями обліку є:

- назва - умовне позначення одного ЕД;

- файл - кожний окремий файл ЕД.

Комплектування документами не лише на традиційних носіях інформації вимагає нових розробок у визначенні одиниць обліку та самих облікових форм, які б дали можливість створити систему обліку, представлену як в традиційній, так і в комп'ютерній формах. Система обліку має відображати надходження документів у фонд (їх прийом та реєстрацію), перевірку наявності документів у фонді, їх переміщення, вибуття, об'єм всього фонду, бути основою для статистичного обліку, звітності, планування, забезпеченості збереження фонду, контролю за наявністю та рухом документів.

Оскільки ЕР може знаходитись поза межами бібліотеки, але бути доступним для користувачів через Інтернет, здійснюється облік тільки тих ресурсів, що зберігаються безпосередньо у бібліотеці. ЕД, що існують самостійно, інвентаризують в окремій відповідній книзі з зазначенням матеріального носія та передають для балансового обліку бібліотеки. 

Реєстрація нових надходжень до бібліотеки, формування фонду ЕД і контроль за його складом і змістом здійснюються через універсальну облікову форму — картку-паспорт ЕД, у якій зафіксована вся