Інформаційні технології в діловодстві

Аналогічним чином створіть п’ять вихідних документів, відповідно до вхідних документів створених в попередній лабораторній роботі.

1. Які вимоги ставляться до інформації?
2. Які переваги впровадження АСУ в роботу ресторану?
3. В чому переваги і недоліки систем, що включають модулі автоматизації роботи готелю та ресторану?
4. Що називається сервером?
5. Що називається мережею?

Інформаційні джерела

[3], [7].

 

 

(12/4 години)

Системи автоматизації діловодства, особливо якщо в них реалізований комплекс обробки образів документів, характеризуються великим обсягом інформації, що зберігається (створюються архіви на сотні мегабайт і навіть терабайт). Крім того, до архіву повинен бути забезпечений одночасний доступ значної кількості користувачів, причому досить швидкий. Саме ці вимоги, поряд з вартістю, є основними при виборі носіїв і пристроїв зберігання даних, що функціонують у складі систем документообігу.

Розгляд і вибір носіїв необхідно проводити з точки зору життєвого циклу документа, який має на увазі період від створення або надходження документа на підприємство до його знищення або передачі на зберігання. Протягом цього часу до документа слід забезпечити своєчасний доступ, зручне поширення, надійне зберігання і оптимальний рівень витрат у вартісному відношенні. Життєвий цикл прийнято, залежно від частоти звернення до документа, підрозділяти на активну і неактивну стадії:

• на першій стадії документ використовується в ділових процесах організації, тому тут найбільш важливий аспектом є швидкий і простий доступ до інформації і носій повинен забезпечувати зручне надання документа користувачеві для читання, редагування або маршрутизації іншим співробітникам;
• на другій стадії основним є зберігання даних, отже, першочергові пред'являються до носіїв вимоги – це надійне й вигідне в ціновому відношенні забезпечення цього тривалого процесу.

Тривалість цих стадій і всього життєвого циклу документа залежить від його типу і методу використання.

Основні плюси електронних носіїв проявляються на активній стадії життєвого циклу документа.

Електронні документи – мають високий ступінь зручності і швидкості пошуку. Для цього використовується спеціальне програмне забезпечення:

• СУД дозволяють індексувати як певні параметри, так і весь текст документів;
• розмежовувати і контролювати доступ.

До електронного документу можливий одночасний доступ декількох користувачів, від частого використання документ не втрачає свого «товарного» вигляду, а редагування можна виконувати зі збереженням початкового варіанту. Маршрутизація електронних документів здійснюється швидко по локальних і глобальних мереж, а також за допомогою спеціального програмного забезпечення (систем workflow) може бути повністю автоматизована і контрольована.

Архів електронних документів, подібно мікрофішах, значно компактніше паперового (наприклад, 1 Гб даних на магнітному або оптичному носії відповідає 1 млн. друкованих сторінок в текстовому вигляді або 30 тис. оцифрованих зображень цих сторінок, таким чином в коробці розміром у валізу можна відслідковувати сотень і навіть тисяч шаф).

Термінологічний словник

Internet – певна сукупність технічних засобів, стандартів і домовленостей, яка дозволяє підтримувати зв’язок між різними комп’ютерними мережами у всьому світі.

Internet-крамниця – форма відбиття у Web-вигляді прайс-листа, складу, системи замовлень торговельної компанії, яка забезпечує дієвий зв’язок віртуального світу з реальним, внутрішнім життям установи.

На лабораторному занятті необхідно виконати заповнення журналу доставки в створену базу даних. Заповнення журналу доставки необхідно виконати у програмному продукті «Парус-Канцелярия 7. 40».

Для заповнення журналу доставки необхідно виконати наступні дії:

• відкрийте пункт меню «Облік» – підпункт «Журнал доставки»;
• у панелі дерева каталогів (ліва частина вікна словника) активуйте подвійним клацанням миші верх дерева словника – розділ Журнал доставки;
• клацніть правою кнопкою миші на розділі, виберіть з контекстного меню, що відкрилося, підпункт Додати;
• введіть назву нового каталогу – «2011»;
• перейдіть в праву верхню панель вікна «Журнал доставки» та виберіть вкладку «Журнал доставки» одинарним клацанням лівої кнопки миші;
• викличте контекстне меню і виберіть з нього підпункт Додати;
• на екрані з'явиться форма «Дані доставки: Додавання»;
• заповніть поля динних доставки;
• заповніть поля Параметри відправки вказавши дату та час відправки та отримання товару;
• в полі тип виберіть Кур’єрська доставка;
• для вибору способу доставки натисніть кнопку  ;
• у вікні «Спосіб доставки» викличте контекстне меню та виберіть пункт Додати;
• в полі Мнемокод вікна «Поняття: Додавання» вкажіть значення Авто, а в полі Найменування – Автомобільні перевезення (рис. 51) ;
• натисніть кнопку Записати;
• у вікні «Спосіб доставки» виберіть запис Авто та натисніть кнопку Обрати;
• вкажіть дані одержувача натиснувши кнопку   біля поля Організація;
• у вікні «Клієнти та потенційні клієнти» виберіть каталог Продаж у роздріб;
• перейдіть у верхню праву частину вікна та виберіть пункт Олешко В.І;
• натисніть кнопку Обрати;
• вкажіть дані відповідального за відправку натиснувши кнопку   біля поля Відповідальний;
• у вікні «Співробітники» виберіть каталог Відділ продаж;
• перейдіть у верхню праву частину вікна та виберіть пункт Ковінько А.Л.;
• натисніть кнопку Обрати;
• вкажіть за необхідністю інші дані доставки;
• приклад заповнення вікна «Дані відправки: Додавання» наведено на рис. 52;

Для додавання матеріалів на доставку:

• перейдіть у нижню праву частину вікна «Журнал доставки»;
• викличте контекстне меню та виберіть пункт Додати;
• у вікні «Зміст доставки: Додавання» виберіть номенклатуру