Інформаційні технології в діловодстві

На лабораторному занятті необхідно виконати заповнення журналу платежів в створеній базі даних. Заповнення журналу платежів необхідно виконати у програмному продукті «Парус-Канцелярия 7. 40».

Для заповнення журналу платежів необхідно виконати наступні дії:

• відкрийте пункт меню «Документи» – підпункт «Журнал платежів»;
• перейдіть в верхню панель вікна «Журнал платежів» та виберіть вкладку «Журнал платежів» одинарним клацанням лівої кнопки миші;
• викличте контекстне меню і виберіть з нього підпункт Додати;
• на екрані з'явиться форма Платіж: Додавання;
• створіть новий платіж, вкажіть номер виписки, найменування платника, розрахунковий рахунок на який виконувався платіж, МФО.
• вкажіть тип платіжного документа за допомогою кнопки  . Після натискання цієї кнопки відкриється вікно «Платіжні документи», в якому Вам необхідно буде вибрати тип платіжного документу. Після чого натисніть кнопку Обрати ;
• вкажіть номер, дату платіжного документу, оберіть необхідну валюта, та вкажіть суму на яку виконувалась оплата по платіжному документу.
• Виберіть контрагента платника, для цього:
• натисніть кнопку  , у вікні «Організації та МВО» у панелі дерева каталогів (ліва частина вікна) виберіть підрозділ Фізичні особи;
• у правій частині вікна «Організації та МВО» під назвою Список організацій та матеріально відповідальних осіб виберіть Лешко В. І. ;
• натисніть клавішу Обрати;
• введіть назву контрагента одержувача: для створення контрагента одержувача натисніть кнопку  , у вікні Організації та МВО у панелі дерева каталогів (ліва частина вікна) активуйте подвійним клацанням миші підрозділ Організації;
• перейдіть в праву верхню панель вікна «Організації та МВО» під назвою «Організації та матеріально-відповідальні особи» одинарним клацанням лівої кнопки миші;
• виберіть організацію Гігабайт та натисніть кнопку Обрати (рис. 36) ;
• натисніть кнопку Записати.

Аналогічним чином створіть п’ять вихідних податкових накладних на основі створених договорів. При цьому контрагентами повинні бути різноманітні фізичні особи та організації.

Для додавання сплачених документів по певному платежу, виконайте наступні дії:

• виберіть необхідний платіжний документ у верхній частині вікна «Журнал платежів»;
• перейдіть в нижню панель вікна «Журнал платежів» та виберіть вкладку «Сплачені документи» одинарним клацанням лівої кнопки миші;
• викличте контекстне меню і виберіть з нього підпункт Додати;
• на екрані з'явиться форма Специфікація: Додавання;
• в полі Розділ виберіть Вихідні рахунки на оплату;
• для вибору документу натисніть кнопку  , після чого з’явиться вікно «Вихідні рахунки на оплату»;
• виберіть необхідну специфікацію та натисніть кнопку Обрати;
• в результаті цього інші поля форми Специфікація: Додавання будуть заповнені (рис. 38) ;
• натисніть кнопку Записати.

Аналогічним чином Журнал платежів на основі вихідних платіжних документів створених в попередніх лабораторних роботах.

1. Які запитання необхідно вирішити при виборі ПЗ?
2. З яких модулів складається глобальна система бронювання?
3. Які витрати необхідно враховувати при плануванні АСУ готелем?
4. Що називається функцією АСУ?
5. Що називається компонентом АСУ?
6. Які компоненти АСУ Ви знаєте?

Інформаційні джерела

[3], [7].

 

 

 

 

(22/4 години)

На формування технологій роботи з документами в конкретних організаціях впливає безліч чинників, таких як напрями діяльності, організаційна структура, територіальне розміщення підрозділів, типи документів, обсяги потоків документів, регламенти документообігу і т. п. Системи роботи з документами в різних організаціях можуть сильно варіюватися, але аналізуючи їх різноманіття, можна виділити деякі типові технології роботи з документами.

Виділяють три основних типи документів, що становлять централізований документообіг:

•  Вхідні. Це документи, які надійшли на підприємство від зовнішніх партнерів. Більшість з них породжують відповідні вихідні, причому в заздалегідь визначені терміни, які визначаються або нормативними актами, розпорядчими той чи інший час відповіді на відповідний вхідний документ, яким строком виконання, зазначеним безпосередньо у вхідному документі.
•  Вихідні. Зазвичай є відповіддю організації на відповідні вхідні документи, хоча деякі з них готуються на основі внутрішніх документів підприємства. Невелике число вихідних документів може вимагати додатково надходження вхідних документів (наприклад, запити в сторонні організації типу: «Прошу дати довідку з питання.., строк до... «).
•  Внутрішні. Використовуються для організації роботи підприємства. Через СДОУ проходять не всі внутрішні документи, а тільки листування найбільш великих структурних підрозділів підприємства (особливо якщо вони територіально розподілені) і накази керівництва. Також через СДОУ проходять внутрішні документи, які породжують вихідні. Зокрема, за загальними правилами діловодства єдиний спосіб відправити запит, лист або матеріали в зовнішню організацію – це направити внутрішній документ в СДОУ, де його перетворять у вихідний і відправлять за призначенням.

У процедурі прийому-передачі документів беруть участь лише вхідні та вихідні документи. Внутрішні документи після реєстрації надходять керівництву на розгляд.

Процедура обробки вхідних і внутрішніх документів призначена для контролю за правильністю надходження кореспонденції за адресою, за повнотою і цілісністю кореспонденції, для фільтрації потоків вхідних документів і переадресації їх за призначенням.

Вхідні документи піддаються таким основних операцій обробки: 

• Експедиційної обробці;
• первинної реєстрації;
• індексуванню документів;
• відкриттю «Реєстраційних карток»;
• передачі на розгляд керівництву.

Вхідні в організацію документи потрапляють у структурний підрозділ СДОУ – експедицію. Там вони піддаються первинній обробці, яка полягає у перевірці правильності доставки кореспонденції, розкриття конвертів,