Інформаційні технології в діловодстві

Під реєстрацією вхідних документів розуміється фіксація факту отримання документів шляхом присвоєння їм порядкових номерів та запису встановлених відомостей про них до реєстраційних документів. Реєстрації підлягають і створені внутрішні документи. Реєструється вхідна кореспонденція і потік внутрішніх документів згідно з наступним переліку.

На нереєструємих документах проставляють тільки «дату надходження», і вони відправляються адресатам, у якості яких можуть виступати підрозділу підприємства або конкретні особи. У разі відправлення документів до підрозділів, вони проходять у них таку ж реєстрацію, як і в службі СДОУ, тобто відображаються в своїх реєстраційних документах. Вимоги, які повинні завжди дотримуватися, – це одноразова реєстрація документа і подальший облік його переміщення по структурних підрозділах.

Процедура обробки вихідних документів включає до свого складу ряд операцій зі складання та реєстрації документів, перші три з яких були розглянуті в попередній процедурі:

1. розробка проекту документа в структурному підрозділі;
2. узгодження проекту документа в структурних підрозділах організації;
3. затвердження документа керівництвом;
4. реєстрація документа;
5. індексування документа;
6. експедиційна обробка документа;
7. відправка документа.

Проекти вихідних документів, підготовлені у відповідь на вхідні, розглядаються тим же керівником, який видавав резолюцію по виконанню відповідних вхідних. Якщо проект складений належним чином, він підписується керівником і повертається в СДОУ.

Термінологічний словник

Контекстне меню – викликається на екран клацанням правої кнопки миші. Містить список команд, який відноситься до вибраного об’єкта – тексту, таблиці, малюнку тощо, або до дії, яка виконується, – копіювання об’єктів, переміщення тощо.

Мережа – система взаємодіючих елементів, пов’язаних між собою, для забезпечення місцевого або віддаленого зв’язку і для обміну відомостями між користувачами, які мають спільні інтереси.

Сервер – мережні комп’ютери (локальної або глобальної мережі), що надають частину своїх ресурсів для використання іншим користувачам мережі.

На лабораторному занятті необхідно виконати створення посвідчень про відрядження в створеній базі даних. Створення посвідчень про відрядження необхідно виконати у програмному продукті «Парус-Канцелярия 7. 40».

Для створення посвідчень про відрядження необхідно виконати наступні дії:

• відкрийте пункт меню «Документи» – підпункт «Посвідчення про відрядження»;
• у панелі дерева каталогів (ліва частина вікна словника) активуйте подвійним клацанням миші верх дерева словника – розділ Посвідчення про відрядження;
• клацніть правою кнопкою миші на розділі, виберіть з контекстного меню, що відкрилося, підпункт Додати;
• введіть назву нового каталога – «2011»;
• перейдіть в праву верхню панель вікна «Посвідчення про відрядження» та виберіть вкладку «Посвідчення про відрядження» одинарним клацанням лівої кнопки миші;
• викличте контекстне меню і виберіть з нього підпункт Додавання-Додати;
• на екрані з'явиться форма Посвідчення про відрядження: Додавання;
• створіть нове посвідчення на відрядження, встановіть значення поля Документ: ПОСВ. ПРО ВІДР, введіть назву контрагента якому видається посвідчення про відрядження:
• для створення контрагента Співробітник натисніть кнопку  , у вікні Співробітники, що з’явилося, у панелі дерева каталогів (ліва частина вікна) створіть новий підрозділ Відділ продаж, для цього натисніть правою кнопкою миші на корені дерева каталогів Співробітники та виберіть пункт Додати. У вікні «Підрозділ: Додавання» введіть порядковий номер підрозділу – 1, а також його назву в полі Коротке найменування – Відділ продаж (рис. 40) ;
• натисніть кнопку Записати;
• перейдіть в праву верхню панель вікна «Співробітники» під назвою «Співробітники» одинарним клацанням лівої кнопки миші;
• натисніть праву кнопку миші та з контекстного меню виберіть пункт Додати;
• у вікні «Співробітник: Додавання», обов’язковими для заповнення є поля Прізвище та Мнемокод. Заповніть поля Прізвище, Ім’я та По батькові ввівши Ковінько Андрій Леонідович, а поле Мнемокод буде заповнено автоматично – Ковінько А. Л. ;
• заповніть інші поля форми за необхідністю;
• натисніть кнопку Записати;
• у вікні Співробітники натисніть кнопку Обрати;
• для вибору контрагента Організації натисніть кнопку  , виберіть каталог Організації у вікні «Організації та МВО»;
• перейдіть у верхню праву частину вікна «Організації та МВО» та виберіть організацію Гігабайт;
• натисніть кнопку Обрати;
• вкажіть дати на які заплановане відрядження (якщо дата відповідає видному дню, то вона буде позначена червоним кольором) ;
• вигляд вкладки Основні дані вікна «Посвідчення про відрядження: Додавання» приведено на рис. 41.
• для створення специфікацій посвідчення про відрядження перейдіть у вкладку Специфікації;
• викличте контекстне меню, натисканням правої кнопки миші, та оберіть пункт Додати;
• у вікні «Специфікації: Додавання», що з’явилося, додайте необхідний пункт призначення. Для цього натисніть кнопку  ;
• у вікні «Населені пункти» викличте контекстне меню та оберіть пункт Додати;
• у вікні «Поняття: Додавання» в полі мнемокод введіть значення м. Харків, а в полі Найменування – Місто Харків ;
• натисніть кнопку Записати;
• у вікні «Населені пункти» виберіть пункт призначення м. Харків та натисніть кнопку Обрати;
• у вікні «Специфікації: Додавання» вкажіть дати на які заплановане відрядження (якщо дата відповідає видному дню, то вона буде позначена червоним кольором) ;
• натисніть кнопку Записати;
• для перегляду посвідчення про відрядження за певне число, у вікні «Посвідчення про відрядження» викличте контекстне меню та виберіть пункт Відібрати;
• у вікні «Посвідчення про відрядження: Умови відбору» вкажіть необхідні умови відбору або за датою, або за типом документу та натисніть кнопку Встановити;
• в результаті цього вікно «Посвідчення про відрядження» повинно мати вигляд приведений на.

Аналогічним чином створіть п’ять посвідчень про відрядження, вказавши різноманітних контрагентів, пункти призначення та дати на які заплановане відрядження.