Інформаційні технології в діловодстві

Аналогічним чином створіть п’ять інших доставок на основі раніше укладених договорів, вказавши різноманітні типи та способи доставки.

На лабораторному занятті необхідно виконати створення звернень громадян в створену базу даних. Створення звернень громадян необхідно виконати у програмному продукті «Парус-Канцелярия 7. 40».

Для створення звернень громадян необхідно виконати наступні дії:

• відкрийте пункт меню «Облік» – підпункт «Звернення громадян»;
• у панелі дерева каталогів (ліва частина вікна словника) активуйте подвійним клацанням миші верх дерева словника – розділ Звернення громадян;
• клацніть правою кнопкою миші на розділі, виберіть з контекстного меню, що відкрилося, підпункт Додати;
• введіть назву нового каталогу – «2011»;
• перейдіть в праву верхню панель вікна «Звернення громадян» та виберіть вкладку «Звернення громадян» одинарним клацанням лівої кнопки миші;
• викличте контекстне меню і виберіть з нього підпункт Додати;
• на екрані з'явиться форма «Звернення: Додавання»;
• заповніть поля динних звернення;
• заповніть поля підрозділу Документ вказавши дату отримання звернення;
• для заповнення поля Хто прийняв натисніть кнопку  ;
• у вікні Співробітники виберіть каталог Відділ продаж, перейдіть у праву верхню частину вікна та виберіть співробітника Ковінько А. Л. ;
• натисніть кнопку Обрати;
• заповніть поля підрозділу Звернення;
• у полі Тип виберіть пункт Скарга;
• у полі Вид виберіть пункт Індивідуальне;
• для вибору Кореспондента натисніть кнопку  ;
• у вікні «Організації та МВО» виберіть каталог фізичні особи та в правій верхній частині вікна виберіть Лешко В. І. ;
• натисніть кнопку Обрати;
• поля Категорія, ПІБ та Адреса будуть заповнені автоматично, якщо для заданого кореспондента вони були заповнені;
• в полі Спосіб отримання виберіть значення На особистому прийомі;
• поля вкладок Резолюція та Рішення заповніть за потребою;
• Натисніть кнопку Записати;

Для додавання даних про хід виконання данного звернення виконайте наступні дії:

• перейдіть у нижню праву частину вікна «Звернення громадян»;
• викличте контекстне меню та виберіть пункт Додати;
• у вікні «Хід виконання: Додавання» вкажіть дату передачі на виконання;
• виберіть Виконавця натиснувши кнопку  ;
• у вікні «Співробітники» виберіть каталог Відділ сервісного обслуговування, а в правій верхній частині вікна пункт Бондаренко О. А. Натисніть кнопку Обрати;
• у полі попередня відповідь можна вибрати вихідний документ, якщо листування по даному питанню вже виконувалось;
• виберіть Попередню відповідь натиснувши кнопку  ;
• у вікні Вихідні документи виберіть каталог Гарантійне обслуговування;
• перейдіть у праву верхню частину вікна та виберіть необхідний вихідний документ;
• натисніть кнопку Обрати;
• вигляд вікна «Хід виконання: Додавання» приведений на рис. 55;
• натисніть кнопку Записати;

Аналогічним чином створіть п’ять звернень громадян на основі раніше укладених договорів.

1. Для чого використовуються системи бізнесаналітики?
2. З яких елементів складається глобальна система бронювання?
3. Що називають Internet?
4. Які функції виконує Internet-крамниця?

Інформаційні джерела

[4], [6], [8].

 

 

(20/2 годин)

Системи класу «docflow» орієнтовані використання форм електронних документів, розробки яких плануються маршрути проходження цих документів через фахівців певних відділів.

Обробка, виконання і пересування кожного документа у створенні здійснюється відповідно прописаному для нього маршруту. Системи цього класу застосовуються для середніх і великих підприємств і організацій з великими потоками різноманітної документації, мають суворо регламентовані процедури обробки.

Цей клас систем документообігу «workflow» призначений для жорстко структурованих ділових процесів, в яких рідко виникають виняткові ситуації. На виконання робіт залучено велику кількість взаємодіючих співробітників, що мають справу з різними типами інформації. Програмне забезпечення типу «workflow» орієнтоване на ділової процес, і для нього найкраще підходять архітектура «клієнт-сервер» і високопродуктивні сервери. Прикладами областей, в яких застосовуються дані системи, можуть бути банки, державні служби, служби кредитних карток покупців чи страхові компанії. Проте слід врахувати, що на рівні великих підприємств і корпорацій автоматизація ділових процесів не може бути досягнута за допомогою окремих систем вільної чи жорсткої маршрутизації або орієнтованих на електронну пошту, – потрібна інтеграція цих рішень відповідно до запитів конкретного підприємства. Тому в даний час отримують велике поширення інтегровані системи управління документообігом, що поєднують виконання всіх функцій і працюють з віддаленими користувачами через засоби Internet. Головним компонентом СЕДО класу «ad hoc-», за допомогою якого можна автоматизувати процеси прийому і передачі документів до організації, є система «електронної пошти» (ЕП). Система ЕП являє собою сукупність технічного, програмного та інформаційного забезпечення, яка розробляється з урахуванням характеристик конкретних організацій: обсягів потоків інформації, організаційної структури, типів документів і т. д. В даний час розроблена велика кількість програмних систем ЕП. Розглянемо особливості їх застосування на основі системи «1С: Електронна пошта», розробленої фірмою 1С.

Хороша відомча електронна пошта повинна будуватися аналогічно звичайної «паперової» поштою. У цьому випадку вся система ділиться на поштові відділення (вузли), до яких прикріплюються конкретні абоненти. В якості поштового вузла, що розгортається у штаб-квартирі фірми, використовується, як правило, локальна мережа (ЛОМ). На декількох робочих станціях (хостах) встановлюють модеми для обслуговування віддалених абонентів, інших поштових відділень і прийому / передачі факсових повідомлень по телефонних каналах зв'язку, а на інших розташовують робочі місця