Інформаційні технології в діловодстві

Це пов'язано з тим, що в штаб-квартирі знаходяться основні споживачі інформації, які отримують зручний доступ до поштового відділення через робочі станції локальної мережі. Проте іноді буває досить розгорнути поштове відділення на окремій машині (хості), доступ до якого буде здійснюватися тільки по телефону через модеми.

Для передачі інформації можуть використовуватися різні транспортні засоби: телефонналінія, виділені канали або глобальні мережі передачі даних.

Термінологічний словник

ERP (Enterprise Resource Planning) – система планування і управління ресурсами підприємства, необхідними для здійснення продажів, закупівель і обліку при виконанні замовлень клієнтів у сферах виробництва, дистрибуції і надання послуг.

Microsoft Dynamics NAV – комплексне рішення, що автоматизує всі сфери діяльності підприємства, що формує нові конкурентні переваги і надійну платформу для подальшого росту компанії.

На лабораторному занятті необхідно виконати заповнення реєстру кореспонденції в створеній базі даних. Заповнення реєстру кореспонденції необхідно виконати у програмному продукті «Парус-Канцелярия 7. 40».

Для заповнення реєстру кореспонденції необхідно виконати наступні дії:

• відкрийте пункт меню «Облік» – підпункт «Реєстр кореспонденції»;
• у панелі дерева каталогів (ліва частина вікна словника) активуйте подвійним клацанням миші верх дерева словника – розділ Реєстр кореспонденції;
• клацніть правою кнопкою миші на розділі, виберіть з контекстного меню, що відкрилося, підпункт Додати;
• введіть назву нового каталогу – «2011»;
• перейдіть в праву верхню панель вікна «Реєстр кореспонденції» та виберіть вкладку «Реєстр кореспонденції» одинарним клацанням лівої кнопки миші;
• викличте контекстне меню і виберіть з нього підпункт Додати;
• на екрані з'явиться форма «Реєстр: Додавання»;
• заповніть поля динних реєстру;
• вкажіть номер та дату реєстру;
• вкажіть Відділення зв’язку натиснувши кнопку  ;
• у вікні «Організації та МВО» створіть каталог Відділення зв’язку;
• у вікні «Контрагент: Додавання» в полі мнемо код вкажіть номер відділення зв’язку – 32;
• перейдіть на вкладку Адреса та вкажіть адресу відділення зв’язку: 36032, Україна, м. Полтава, вул.. Пушкіна, 44;
• натисніть кнопку Записати;
• у вікні «Організації та МВО» натисніть кнопку Обрати;
• у вікні «Реєстр: Додавання» натисніть кнопку Записати (рис. 57) ;
• у вікні «Реєстр кореспонденції» перейдіть у праву нижню частину;
• викличте контекстне меню та натисніть кнопку Додати;
• для вибору Одержувача кореспонденції натисніть кнопку  ;
• у вікні «Клієнти та потенційні клієнти» виберіть каталог Продаж у роздріб та оберіть запис Олешко В. І. ;
• натисніть кнопку Обрати;
• додайте Вихідний документ шляхом натиснення кнопки  ;
• у вікні «Вихідні документи» виберіть каталог Гарантійне обслуговування та оберіть запис Ремонт принтеру Canon MP250;
• натисніть кнопку Обрати;
• у вікні «Специфікація: Додавання» натисніть кнопку Записати (рис. 58) ;
• Вигляд вікна «Реєстр кореспонденції» наведено на рис. 58.

Аналогічним чином створіть реєстр кореспонденції по іншим вихідним документам.

На лабораторному занятті необхідно виконати створення макросу в створеній базі даних. Сворення макросу необхідно виконати у програмному продукті «Парус-Канцелярия 7. 40».

Проведіть роботу з документами, відібравши їх за датою реєстрації на сьогоднішній день. Вам необхідно відкрити розділ «Господарські операції» за період із першого числа поточного місяця по сьогоднішнє число.

Автоматизуємо цей процес.

1. Переходимо у головне вікно – закриваємо всі вікна Системи (можна почати запис макросу в якому-небудь розділі, тоді у формі редагування макросу потрібно буде очистити поле «Доступний у розділі»).
2. Починаємо запис макросу – натискаємо комбінацію клавіш  . З'являється вікно з повідомленням «Почався запис макросу... «.
3. Відкриваємо головне меню – натискаємо клавішу  . Пункт «Файл» головного меню стає «натиснутим», а вікно з повідомленням «Почався запис макросу... « зникає.
4. Нам потрібен пункт «Облік» – до нього можна перейти двома способами: або декілька разів натиснути клавішу  , після чого відкрити меню, натиснувши клавішу  , або використавши «гарячі» клавіші (у назві кожного пункту меню одну букву підкреслено – після натискання відповідної клавіші пункт меню відкривається). Другий спосіб є значно коротшим, але Вам необхідно пам'ятати, яку мову було встановлено на клавіатурі у момент запису макросу (російську, українську, англійську) та, відповідно, під час запису макросу, встановити необхідну мову (із якою Ви працюєте у Системі). Тому використовуємо перший спосіб – натискаємо клавішу   три рази та відкриваємо пункту меню «Облік» натисканням клавіші  .
5. Оскільки розділ «Господарські операції» є першим пунктом головного меню, нам більше не потрібно нікуди рухатися – натискаємо клавішу  . Відкривається головне вікно розділу «Господарські операції».
6. Відкриваємо умови відбору – натискаємо клавішу  . У формі, яка відкриється, курсор за замовчанням установлено на полі «Період з... « (воно якраз нам і потрібне).
7. Тепер указуємо початковою датою періоду перший день поточного місяця – натискаємо комбінацію клавіш  . Натискаємо клавішу   і переходимо до наступного поля періоду «по... «. У другому полі вказуємо сьогоднішнє число (поточну дату Системи) – натискаємо клавішу  .
8. Для виходу з форми використовуємо комбінацію клавіш   – таким чином відбувається перехід на кнопку «Встановити» форми – і натискаємо клавішу  . Потім – комбінацію клавіш   і запис макросу закінчено.
9. Далі з'являється форма «Макрос: Додавання», поле «Зміст» якої заповнено ось такою послідовністю кодів натиснутих клавіш (пробіли між кодами клавіш насправді відсутні – їх вставлено тут для того, щоб зміст макросу не відображався у вікні одним довгим рядком) :

{|RUS} {F10} {RIGHTARROW} {RIGHTARROW} {RIGHTARROW}