Змістовий модуль 2. Кадрова документація: особисті, особові та облікові документи

 

 

 

5.1 Кадрова документація

5.2 Організаційні документи

5.3 Розпорядчі документи

 

 

Кадрова документація – це документація яка містить інформацію про особовий склад підприємства: найм і призначення на посади; навчання; оцінювання; атестацію; надання відпусток; заохочення; переведення; звільнення тощо.

Кадрова документація є іменною, вона стосується конкретних працюючих громадян.

Документи з кадрового складу супроводжують людину з початку її трудової діяльності до виходу на пенсію. Вони є підставою для надання документів, що засвідчують посаду, фах, є основою для надання пільг, стипендій.

За функціями кадрові документи поділяють на:

Організаційні документи (що регламентують організацію роботи з кадрами) :

колективний договір;

правила внутрішнього трудового розпорядку;

різноманітні положення (про відділ кадрів, про проходження атестації, про конкурсний відбір) ;

інструкція з діловодства;

посадова інструкція.

Довідково-інформаційні (надають поточну інформацію) :

доповідні та службові записки;

списки;

звіти.

Розпорядчі документи (накази керівника про прийняття, переміщення, переведення, звільнення, заохочення, стягнення, проходження атестації, зарахування до резерву).

Особисті (документи, що належать працівнику і містять інформацію, яку працівник повідомляє про себе:

трудова книжка, вкладиш до неї;

паспорт;

військовий квиток;

диплом, свідоцтво про освіту;

диплом про науковий ступінь.

Із цих документів у відділах кадрів в оригіналі залишається лише трудова книжка. По всіх інших копія.

Ще можуть належати перепустка, посвідчення про відрядження, сертифікат про підвищення кваліфікації.

Особові документи (які працівник готує власноручно) :

заява про прийняття, переведення, звільнення, відпустку;

автобіографія;

особовий листок з обліку кадрів;

документи про призначення нагороджень.

Облікові документи (ті, що накопичують інформацію про первинну реєстрацію і наступне оновлення відомостей про склад і переміщення кадрів. Вони поділяються на первинні та похідні.

Первинні – слугують для накопичення інформації по кожній конкретній особі: особова картка, документи особової справи, картка спеціаліста тощо.

Похідні – книжкові (журнальні) форми реєстрації облікових даних в яких формується інформація по підприємству: штатна посадова і алфавітна книги, книга обліку осіб зарахованих до кадрового резерву, книга обліку трудових книжок, журнали обліку відпусток, дисциплінарних стягнень, обліку прийняття, переміщення, звільнення тощо.

 

 

Організаційні документи – надають інформацію про організацію праці та її оплати, а також про організацію (як організаційно-правову форму), регламентацію роботи конкретних осіб.

Зокрема до організаційних документів належать посадові інструкції – слугують дієвим засобом управління, виконують організаційну, регламентуючу та регулятивну роль. Вони дають змогу раціонально розподілити обов’язки між працівниками, чітко визначити вимоги до них, наділяти їх необхідними правами, підвищувати відповідальність за доручену роботу. Порівнюючи фактичну роботу з завданнями, що передбачено посадовими інструкціями, можна об’єктивно оцінити діяльність кожного працівника. Посадові інструкції є нормативною основою для застосування до працівників заходів впливу.

Посадова інструкція має таку структуру:

загальна частина (положення) – в якій наводять дані про місце посади у поділі праці, порядок укладення і припинення трудового договору, підпорядкованість працівників, документи, якими він повинен керуватися у своїй діяльності;

посадові обов’язки – розкриває зміст робіт, які має виконувати працівник. Його розробляють на основі кваліфікаційної характеристики, крім цього роботодавець може доповнити посадову інструкцію роботами передбаченими статутами, регламентами, інструкціями та іншими нормативними документами;

права працівника – визначає права за допомогою яких забезпечується виконання покладених на працівника посадових обов’язків;

кваліфікаційні вимоги – містять вимоги до рівня освіти, знань, умінь та стажу роботи, які є достатніми для повного і якісного виконання робіт за посадою;

взаємовідносини (зв’язки) за посадою – розкривають взаємовідносини та взаємозв’язки з іншими працівниками в підрозділі і за його межами, умови заміщення у разі відсутності;

відповідальність працівника – тут обумовлюється особиста відповідальність за якість виконання посадових обов’язків, інструкцію з охорони праці, правила внутрішнього трудового розпорядку, інструкції протипожежної безпеки, виробничої санітарії тощо.

Посадову інструкцію розробляють для певної посади. Якщо у структурному підрозділі є два або більше однакових посад, обов’язки за якими відрізняються, то посадові інструкції будуть різними, іменними, тобто для конкретних осіб. Тому в заголовку посадової інструкції зазначають прізвище, ім’я, по батькові працівника, який обіймає посаду.

У разі потреби до посадової інструкції можуть бути внесені зміни і доповнення, перерозподіл обов’язків, внесення додаткових обов’язків, які оформлюються наказом керівника підприємства і доводяться до відома працівника під розписку із зазначенням дати ознайомлення. Якщо ж до посадової інструкції потрібно внести суттєві зміни (зміна назви підприємства, підрозділу, найменування посади), її затверджують заново.

Положення про структурний підрозділ. Згідно із ст.. 64 Господарського Кодексу України підприємство може складатися із виробничих, структурних підрозділів (відділів, цехів, дільниць, бригад, бюро) а також функціональних структурних підрозділів апарату управління (бюро, служб). Функції, права та обов’язки структурних підрозділів підприємства визначаються положеннями про них, які затверджуються в порядку визначеному статутом.

Положення про структурний підрозділ – це документ, який визначає роль та місце структурного підрозділу в системі управління підприємством і призначений для нормативно-правової регламентації діяльності цього