Дослідження комунікативних технологій в діяльності керівника адміністративної служби

Аналогічна картина спостерігається і щодо точності рішень, що приймаються командами. Централізовані мережі допускають менше помилок у простих питаннях, але у складних задачах точність рішень падає. У децентралізованих – навпаки. Отже, менеджеру для вирішення складних проблем треба забезпечувати вільний доступ до інформації всім членам команди, створювати децентралізовані комунікаційні мережі. А при розв'язанні рутинних задач більш адекватними будуть централізовані.

Впровадження ІКТ на підприємстві по суті є інноваційним проектом, але цей процес має деякі особливості, що мають бути враховані ще на його передінвестиційній стадії. При виборі комунікативних технологій потрібно враховувати не лише якість виконання конкретної поставленої задачі й витрати на впровадження і подальшу підтримку (обслуговування), а й можливість розвитку вибраної системи в подальшому, її інтеграції з іншими системами, універсальність стандартів вхідної й вихідної інформації тощо. В статті проведено аналіз можливих ефектів від впровадження комунікативних технологій, які можуть впливати на загальну ефективність інформаційної інфраструктури та ефективність роботи підприємства в цілому.

Сьогодні не можливий якісний менеджмент без комп’ютерних знань, без використання новітнього програмного забезпечення та корисної інформації, яку пропонує віртуальний простір для справи менеджменту. В Україні складно знайти підприємство, на якому б у тій чи в іншій мірі не застосовувалися комунікативні системи (КС) управління адміністративною діяльністю.

Відповідно до розміру підприємства системи управління умовно можна поділити на два великих класи. Великі системи, які сьогодні найповніше відповідають вимогам стандарту ERP («BAAN», «Oracle Applications», «R/3» тощо). Це в основному великі інтегровані комплекси ERP-класу, які окрім інструментів управління можуть утримувати ще й модулі, що суттєво розширюють рамки традиційної ERP-системи: CRM, ASP, OLAP. Дані системи потребують значних фінансових та людських ресурсів для впровадження та експлуатації. Оскільки не кожне підприємство має достатньо ресурсів для впровадження таких систем, то використовуються середні системи («1С: Підприємство 8. 0», «Парус», «Флагман» тощо), що наближені до стандарту ERP і включають різноманітні засоби для комп'ютеризації бухгалтерського обліку, управління персоналом, організації документообігу, комп'ютеризації складського обліку, фінансового аналізу, бізнес-планування, технологічної підтримки виробництва тощо [15, 45].

Для того, щоб забезпечити ефективне управління, КС повинні відповідати певним вимогам. Визначають наступні основні характеристики КС:

масштабність. КС повинна функціонувати на масштабній програмно-апаратній платформі (сервери, операційні оболонки, системи комунікації) ;

багатоплатформне обслуговування. Подібність схем екрана, елементів меню та діалогової інформації, що надається користувачеві різними платформами; інтегрованість з операційним середовищем тощо;

можливість роботи в мережах, до яких входять комп’ютери, що працюють під управлінням різних операційних систем або побудовані на різних обчислювальних платформах. При цьому має бути забезпечена взаємодія всіх робочих обчислювальних платформ і операційних систем; розподілені обчислення – це один із видів роботи в клієнт-серверній архітектурі, коли дані, що надходять з клієнтських машин чи запити розподіляються поміж кількома машинами, наприклад між кількома серверами, що збільшує пропускну здатність для користувача і дає можливість виконання багатьох завдань. Це сприяє максимальному використанню обчислювальних ресурсів, зниженню витрат і підвищенню ефективності системи [26, 55].

Керівники вищого рівня повинні постійно надавати управлінській діяльності більш організованого характеру: удосконалювати планування масових організаційних заходів, зборів, нарад, зустрічей з підлеглими, ветеранами праці, керівниками інших підприємств.

З метою підвищення рівня комунікаційних процесів на підприємствах доцільно обладнати ящики для пропозицій, видавати інформаційні бюлетені (газету), розробляти й впроваджувати систему збирання пропозицій, створювати спеціальні групи для апеляції, організовувати опитування, слідкувати за відносинами між співробітниками тощо.

Велике значення має техніка комунікацій: використання правильних виразів, точних термінів, наглядних матеріалів, технічних засобів та ін.

Для досягнення цілей підприємства керівник адміністративної служби має організувати та підтримвати чіткий розподіл обов'язків, повноважень і відповідальності структурних підрозділів, дотримання службової етики взаємовідносин, використання сучасних засобів зв'язку тощо. Щоб досягти успіху в міжрівневих комунікаціях, менеджери підприємств повинні завжди мати чітку уяву про перепони на шляху обміну інформацією та про методи удосконалення такого обміну.

Найпростішою перепоною в міжрівневих комунікаціях є перекручення повідомлень:

- ненавмисне, через труднощі в міжрівневих відносинах;

- свідоме, коли хтось (керівник) не згоден із повідомленням і змінює його в своїх інтересах;

- внаслідок фільтрації, передання інформації з одного рівня на інший лише тих повідомлень, які його стосуються.

У комунікаційному процесі підприємств мають місце інформаційні перевантаження, коли керівник, зайнятий опрацюванням отриманої інформації та необхідністю підтримувати інформаційні обміни, не взмозі ефективно реагувати на всю інформацію. Труднощі в налагодженні ефективної комунікації іноді виникають через недосконалу структуру управління – зайву кількість ієрархічних ступенів, недотримання норм керованості, нечіткий розподіл обов'язків, прав і відповідальності управлінського персоналу тощо.

На підприємствах в міжрівневих комунікаціях застосовуються нові комунікаційні технології:

• аудіовізуальні засоби,
• телекомунікації,
• кабельне телебачення,
• супутникові системи зв'язку,
• інтерактивні засоби типу «відеотекст» і т. п.

Комунікації між керівниками й робочими групами відбуваються у формі бесіди, професійного обговорення, наради тощо. При налагодженні даних комунікацій слід враховувати роль комунікативних бар'єрів – психологічних перешкод на шляху поширення й прийняття інформації, які виникають з різних причин: упередженість, соціальні, політичні, моральні, професійні та інші відмінності між людьми й, зокрема, між джерелом інформації та її адресатом (одержувачем) тощо. На підприємствах існуючі бар'єри ефективної комунікації між керівниками й робочими групами пов'язані: із складністю сприйняття, семантичними бар'єрами,