Дослідження комунікативних технологій в діяльності керівника адміністративної служби

Останні десятиліття ознаменувалися прискореним насиченням практично всіх сторін життя суспільства системами обробки інформації. Інформація перетворилася на стратегічний ресурс суспільства, і саме такий погляд на неї зробив неминучим розповсюдження комунікаційних технологій (КТ). В умовах ринкової конкуренції все більшу роль починає відігравати здатність компанії економічно адаптуватися до зовнішніх чинників, що постійно змінюються, ринкових умов, нових технологій і послуг.

КТ сьогодні здатні кардинальним чином змінити механізми функціонування багатьох інститутів, у тому числі і держави. Інтеграція телекомунікаційних і інформаційних систем веде до перетворення традиційних галузей, до появи нових галузей економіки, нових продуктів і послуг, задоволення нових потреб суспільства. Дані технології є інструментом розробки нових способів ведення бізнесу, що дають якісно інші результати як на рівні підприємства, так і на рівні економіки в цілому.

Швидка еволюція КТ підвищує вимоги до управління процесами їхнього впровадження і експлуатації. Зневагу управлінням КТ породжує наявність тільки сукупності розрізнених технологій, що погано суміщаються між собою і, є відповідно, недостатньо ефективними. Практика показує, що в реальному житті рішення в галузі розвитку КТ часто приймаються не на підставі аналізу реальних потреб підприємства, а під впливом реклами, моди, престижу або переваг окремих користувачів або фахівців відносно тих або інших продуктів чи розробників. Крім того, при впровадженні КТ неминуче виникають розбіжності між КТ і бізнес-підрозділами, і це досить істотна проблема. Впровадження комплексних інформаційних систем на підприємствах, як правило, пов'язане з оптимізацією бізнес-процесів і організаційної структури підприємства, а це процес хворобливий. Він зустрічає опір не тільки з боку рядових співробітників, але часто і з боку топ-менеджерів.

Зараз багато проблем розвитку КТ в Україні виникають тому, що люди, які ухвалюють рішення, зокрема, керівники КТ-компаній, часто мають дуже обмежені горизонти. Більшість керівників управляють своїм підприємством тільки виходячи зі свого досвіду, інтуїції, бачення і вельми неструктурованих даних про його стан і динаміку. Вони не до кінця розуміють, що повноцінно розвивається все суспільство, окрема галузь або особа буде в умовах іншої економіки – економіки знань, тому вони практично не сприяють її становленню. Для керівників, що несуть відповідальність за діяльність підприємства в цілому, необхідне ширше бачення проблем і перспектив, пов'язаних з впровадженням КТ в різні сфери бізнесу і управління довгостроковим розвитком КТ на підприємстві.

Досвід економічно розвинених країн показує, що успіх конкретної компанії на 70% залежить від умілого менеджменту [5, 25]. Навіть у найсприятливіших умовах зовнішньої кон'юнктури менеджмент компанії може успішно вести бізнес, максимально використовуючи можливості ефективного управління підприємством, зокрема, за рахунок використання передових інформаційних технологій.

Процедура ухвалення рішення про вибір найбільш ефективних інформаційних технологій нова для більшості вітчизняних керівників, при цьому її наслідки багато в чому значно впливають на діяльність підприємства протягом ряду років. Таким чином, рішення в галузі управління КТ повинні ухвалюватися на основі концепції, що дозволяє керівництву компаній відбирати і упроваджувати саме ті технології, які повною мірою відповідають вимогам підприємства (масштабу, специфіці бізнесу і так далі) і дозволять в оптимальному режимі удосконалити управління і бізнес-процеси, підвищити ефективність діяльності підприємства і досягти стратегічних цілей.

Впровадження інформаційних і комунікативних технологій у діяльність керівника адміністративної служби організації дозволить:

• підвищити обґрунтованість рішень та зменшити вплив суб'єктивних факторів за рахунок застосування ефективних методів своєчасної обробки інформації; запровадити ефективний контроль за виконанням доручень та своєчасну розсилку документів посадовим особам;
• синхронізувати інформаційні процеси в організаціях щодо питань супроводження їх кадрового потенціалу;
• забезпечити умови оперативного розв'язання задач аналізу та оцінювання розвитку подій у сфері кадрового забезпечення діяльності адміністративнихслужб організацій;
• підвищити рівень інформування громадськості про діяльність підприємств, установ і організацій;
• звільнити від рутинної роботи персонал організацій та скоротити термінипідготовки документів щодо обліку кадрового ресурсу організацій;
• створити засади для самоосвіти та оперативної консультації на основі використання інформаційних ресурсів, які доступні засобам для взаємодії із суб'єктами глобальної мережі.
• Враховуючи вищевикладене, ми прийшли до висновку, що для ефективного використання комунікативних технологій керівник адміністративної служби має дотримуватись таких правил:
• авторитарне відношення адміністрації до підлеглих, нечіткість або небажання керівників виконувати свої обов'язки, неправильне визначення прав і відповідальності, страх керівників та підлеглих за наслідки при передачі надто відвертої інформації тощо;
• конкуренція між повідомленнями. У ситуаціях, коли на отримувача одночасно діє кілька джерел інформації, адресат надає перевагу тому повідомленню, яке в даний момент є для нього найбільш важливим. Тому відправник інформації повинен пам'ятати про необхідність забезпечення уваги адресата та використовувати найефективніші канали і засоби комунікацій;
• статус особи, яка надсилає повідомлення. Багаторічний досвід діяльності менеджерів різних рівнів свідчить, що особа, яка має вищий статус порівняно з адресатом, оцінюється останнім як така, що заслуговує довіри. З іншого боку, повідомлення осіб з нижчим статусом вважається менш достовірним [5, 542-544];
• незадовільна структура організації. Якщо структура організації продумана погано, можливості керівника планувати і домагатися реалізації поставлених цілей звужуються. До інших аспектів, що можуть викликати проблеми в комунікаціях, можна віднести незадовільний склад і використання комітетів, робітників груп кадрів узагалі, а також спосіб організації влади і розподіли задач. Нарешті створювати проблеми при обміні інформацією можуть конфлікти між різними чи групами відділами організації. Ясно, що погано пророблена інформаційна система може знижувати ефективність обміну інформацією і прийняття рішень в організації [3, 185].
• сфера компетенції. Дуже часто