Дослідження комунікативних технологій в діяльності керівника адміністративної служби

Підвищення довіри, одержання точнішої інформації про рівень кваліфікації фахівців сприяє обміну не тільки знаннями, але й іншими видами виробничих ресурсів. На третьому етапі, використовуючи інформацію про наявні тимчасово вільні ресурси, учасник співтовариства виконання окремих операцій (здійснення розрахунків, проведення експериментів, обробка деталей, підготовка документів тощо) доручає партнерам. Гнучкість у маневруванні ресурсами дозволяє скоротити час виконання замовлень, суттєво підвищити якість розробок.

На заключному етапі зростання взаємної довіри, вдосконалення механізмів співробітництва дозволяють співтовариству поступово трансформуватися у віртуальне підприємство, яке, на наш погляд, за своєю суттю є віртуальним кооперативом. При цьому кожний учасник отримує можливість діяти на ринку або від свого імені, або від імені віртуального підприємства.

В Україні процеси інформатизації тільки розпочинаються. Якщо показники забезпечення підприємств та населення України мобільним зв'язком (96%) відповідають рівню постіндустріальних країн, то за показниками використання Інтернету Україна значно відстає не тільки від рівня розвинутих країн, але й країн із перехідними економіками. Так, у2005 році показник використання Інтернету населенням України дорівнював тільки 9, 7%, тоді як у Росії він складав 15, 2%, у Румунії – 20, 8%, у Туреччині – 22, 2%, Польщі – 26, 2%, Словаччині – 46, 4%, Словенії – 54, 5% [11].

Незважаючи на те, що ринок інформаційно-комунікаційних технологій в Україні демонструє один з найвищих темпів зростання в Європі, новітні інфраструктурні рішення з використанням баз даних, систем планування ресурсів підприємств, управління замовленнями, електронної комерції тощо, доступні, головним чином, великим компаніям. Рівень використання інформаційно-комунікаційних технологій малим та середнім бізнесом поки що незадовільний. На наш погляд, таке становище обумовлено:

• недосконалою законодавчою базою, яка не враховує сучасні тенденції та рівень розвитку інформаційно-комунікаційних технологій;
• відсутністю інтегрованої інформаційної інфраструктури та ефективної інформаційної підтримки на ринках товарів і послуг;
• низьким рівнем знань персоналу у галузі використання інформаційно-комунікаційних технологій;
• неспроможністю оцінити можливі переваги від користування інформаційно-комунікаційними технологіями у діяльності підприємств, яка, в свою чергу, підсилюється необхідністю інвестування в обладнання та неминучістю організаційних змін;
• вартістю постійних витрат, пов’язаних із інсталяцією обладнання та придбанням програмного забезпечення;
• необхідністю підвищення рівня безпеки фінансових трансакцій та конфіденційності персональних даних;
• можливістю зараження вірусами комп’ютерів та їх мереж.

Сьогодні українські малі та середні підприємства використовують традиційні засоби для зв'язку, взаємодії та співробітництва в Інтернеті: електронну пошту, розсилку та інформаційні бюлетені, форуми, каталоги посилань. У незначних обсягах використовуються можливості веб-конференцій, спільних проектів із застосуванням інфраструктури підтримки.

Співтовариства практики мають значний, поки що нереалізований потенціал розвитку співробітництва в українському малому та середньому бізнесі. Фактично діють декілька співтовариств практики за участю малих та середніх підприємств. Упровадження нових організаційних форм стримує дефіцит технічних та людських ресурсів, низький рівень довіри та неостаточно сформована культура ділового співробітництва.

 

 

М. Х. Мескон посилається на дослідження, згідно з якими керівник від 50 до 90% усього часу витрачає на комунікації – він займається цим, щоб реалізувати свої ролі в міжособистісних відносинах, інформаційному обміні і процесах прийняття рішень. Якість комунікацій може прямо впливати на ступінь реалізації цілей організації. Звідси можна зробити висновок, що взаєморозуміння між керівником і людиною, який є одержувачем інформації для подальшої її передачі за призначенням – тобто секретарем, особистимпомічником, асистентом – є ключем до ефективного обміну інформацією.

Комунікаційний процес – це послідовність дій при спілкуванні людей. У результаті цього процесу відбувається просування інформації за такими етапами:

• Зародження ідеї;
• Кодування і вибір каналу;
• Передача;
• Декодування;
• Зворотний зв'язок та перешкоди.

Ми проаналізуємо ці етапи спираючись на досвід менеджера адміністративної служби ТОВ «ПосулляАгро», щоб показати, які проблеми можуть виникати в різних точках комунікаційного процесу.

1. Зародження ідеї. Обмін інформацією починається з формулювання ідеї або добору інформації. Відправник вирішує, яку значиму ідею чи повідомлення слід зробити предметом обміну. Його роль полягає у проектуванні та кодуванні інформації з подальшою передачею іншим учасникам процесу.

Дуже важливо правильно і ретельно сформулювати свою ідею, зробити її конкретніше, з тим, щоб вона стала цікавою і привабливою для одержувача. Важливо пам'ятати, що ідея ще не трансформована в слова або не набула іншої форми, в якій вона послужить обміну інформацією. Відправник вирішив тільки, що саме він хоче зробити предметом обміну інформацією. Щоб здійснити обмін ефективно, він повинен прийняти до уваги безліч чинників.

2. Кодування і вибір каналу. Перш ніж передати ідею, відправник повинен за допомогою символів закодувати її, використавши для цього слова, інтонації і жести (мова тіла). Таке кодування перетворює ідею в повідомлення. Відправник має також вибрати канал, сумісний з типом символів, використаних для кодування. До деяких загальновідомих каналів відносяться передача мови і письмових матеріалів, а також електронні засоби зв'язку, включаючи комп'ютерні мережі, електронну пошту, відеострічки і відеоконференції. Якщо канал непридатний для фізичного втілення символів, передача неможлива. Якщо канал не занадто відповідає ідеї, обмін інформацією буде менш ефективний.

Вибір засобу повідомлення не повинен обмежуватися єдиним каналом. Часто бажано використовувати два або більше засобів комунікації в поєднанні. Процес ускладнюється, оскільки відправнику доводиться встановлювати послідовність використання цих засобів і визначати часові