Дослідження комунікативних технологій в діяльності керівника адміністративної служби

6. Не перевищуйте встановлений максимальний обсяг повідомлень.

7. Виробіть правила проведення наради.

Отже, інформація є технологічною основою менеджменту. Менеджер використовує інформацію у своїй діяльності, і в той же час вона є продуктом своєї діяльності у вигляді управлінських рішень та нормативів діяльності.

Комунікація має два аспекти: інформаційний та особистісний. Це необхідно враховувати в ході обміну інформацією, і це враховується при виділенні елементів комунікації.

Комунікаційний процес забезпечує рух інформації в ході здійснення управлінського впливу і за рахунок зворотного зв'язку перетворює його у взаємодію, що значно підвищує якість управління.

Комунікативні навички поділяються на вербальні (слухання, мова, читання, письмо) іневербальні (мова рухів тіла і параметри мови).

Ефективність комунікаційного процесу залежить від того, чи враховує менеджер в комунікаційному процесі наявні бар'єри. Комунікаційні бар'єри діляться на міжособистісні та організаційні.

 

 

Сьогодні українські малі та середні підприємства використовують традиційні засоби для зв'язку, взаємодії та співробітництва в Інтернеті: електронну пошту, розсилку та інформаційні бюлетені, форуми, каталоги посилань. У незначних обсягах використовуються можливості веб-конференцій, спільних проектів із застосуванням інфраструктури підтримки.

Співтовариства практики мають значний, поки що нереалізований потенціал розвитку співробітництва в українському малому та середньому бізнесі. Фактично діють декілька співтовариств практики за участю малих та середніх підприємств. Упровадження нових організаційних форм стримує дефіцит технічних та людських ресурсів, низький рівень довіри та неостаточно сформована культура ділового співробітництва.

Комунікація має два аспекти: інформаційний та особистісний. Це необхідно враховувати в ході обміну інформацією, і це враховується при виділенні елементів комунікації.

Комунікаційний процес забезпечує рух інформації в ході здійснення управлінського впливу і за рахунок зворотного зв'язку перетворює його у взаємодію, що значно підвищує якість управління.

Комунікативні навички поділяються на вербальні (слухання, мова, читання, письмо) іневербальні (мова рухів тіла і параметри мови).

Ефективність комунікаційного процесу залежить від того, чи враховує менеджер в комунікаційному процесі наявні бар'єри. Комунікаційні бар'єри діляться на міжособистісніта організаційні.

 

 

Робота менеджера будь-якого рівня неможлива без налагодженої системи комунікацій. Підкомунікацією розуміється процес передачі інформації від однієї людини до іншої за допомогою приладів, жестів, мови або в письмовій формі. Менеджер обмінюється інформацією з керівниками, колегами, підлеглими і споживачами. Він ставить резолюції на документах і записує свої зауваження, відправляє і отримує повідомлення по електронній пошті, переглядає звіти, готує презентації, проводить збори груп, виголошує промови і повідомляє про свої рішення іншим людям. Шляхом комунікацій інформація передаєтьсякерівникам, а рішення – їхнім виконавцям. Без комунікацій не може бути організації, тому що без них неможливо забезпечити координацію діяльності людей. Оцінки показують, що до 80% часу керівників всіх рівнів витрачається на ті або інші комунікації. Але здійснюються вони далеко не ефективно: 75% американських, 63% англійських і 85% японських керівників вважають комунікації головною перешкодою на шляху досягнення ефективності їхніми організаціями.

Комунікації є найважливішою сполучною процесом у менеджменті. Завдяки комунікацій забезпечується зв'язок між організацією і середовищем, взаємодія всіх функцій управління і узгодженість прийнятих рішень. У кожній організації здійснюється безліч комунікацій. У цілому комунікації можна розділити на дві великі групи – формальні і неформальні. Формальні – це запропоновані комунікації, які повинні мати місце в процесі управління. Їх спеціально проектують, описують, аналізують, вдосконалюють. Це основні комунікації в менеджменті. У них входить обмін інформацією організації з середовищем, а також внутрішні комунікації, що протікають по висхідному і низхідному напрямку, по вертикалі, горизонталі та діагоналі управління.

Зміст горизонтальних і діагональних повідомлень має в основному координаційний характер, а вертикальних – переважно наказовій. Всі комунікації є або міжособистісними (між людьми), або організаційними (між рівнями та структурними підрозділами всередині підприємства, фірми, між самою компанією і організаціями в її зовнішньому оточенні). Організаційні комунікації також здійснюються людьми, але їх необхідність і зміст диктуються потребами організацій та їх підрозділів у обміні інформацією з іншими організаціями та підрозділами.

Питома вага неформальних комунікацій значно нижче в порівнянні з формальними, їх спеціально не передбачають при розробці процесів управління, найчастіше вони виникають спонтанно і, як правило, не обговорюються, хоча про факт їх існування знає кожен працівник організації. В американському менеджменті вважається, що ефективний керівникповинен знати канали неформальних комунікацій у своїй компанії, швидкість проходження по них інформації та вміння використовувати ці канали в певних ситуаціях. Наприклад, коли потрібно провести перетворення, і керівникові важливо знати, як на них можуть відреагувати співробітники, використання навмисної витоку інформації і знання реакції на прийдешні зміни працівників дозволить запобігти прийняття неправильних рішень. Або коли потрібно швидко отримати інформацію про настрої (наміри, можливі дії та ін) певних груп працівників можна вміло скористатися каналами чуток. Але керівник повинен бути дуже вправним у питаннях неформальних комунікацій, оскільки кордон між етичним і неетичним поводженням дуже тонка, а її порушення може стати фатальним для авторитету керівника та загальної психологічної обстановки в компанії.

У процесі комунікації, як правило, виділяють наступні кроки: кодування переданої інформації; вибір каналу її передачі; передача повідомлення; декодування отриманої інформації одержувачем; підтвердження прийому повідомлення одержувачем (зворотний зв'язок).

Перший крок процесу комунікації – кодування інформації.  Кодування, переводить думки, ідеї у найбільш зрозумілу,