Дослідження комунікативних технологій в діяльності керівника адміністративної служби

Систематичне використання даної схеми дозволить менеджеру істотно скоротити час роботи з документами і позбутися від стоси непрочитаних листів та повідомлень.

4. Письмо. Ділове листування. Вміння працювати з документами (у тому числі їх читання) дозволяє краще зрозуміти, як потрібно готувати письмові документи. Дійсно, якщо ви хочете написати листа з пропозицією, яка прочитає особа, яка приймає рішення, то корисно задуматися, що необхідно зробити, щоб при знайомстві з вашим листом був реалізований найбільш вигідний для вас шлях.

Невербальні комунікації – одна з найзагадковіших і важких для освоєння областей спілкування, оскільки найчастіше вони здійснюються на рівні підсвідомості. До елементів невербальних комунікацій відносяться:

• Мова рухів тіла – виразу обличчя, жести, пози;
• Зоровий контакт;
• Параметри голосу;
• Зовнішність.

Людина, всерйоз задумався про поліпшення навичок комунікацій, повинна оволодітимистецтвом управління своїми невербальними сигналами та читання сигналів співрозмовника. Це тим більше важливо, що дослідження показують, що невербальні елементи становлять більше половини при міжособистісному спілкуванні.

При обміні інформацією можуть виникати специфічні комунікативні бар'єри. Вони існують як на рівні міжособистісних, так і на рівні організаційних комунікацій.

Міжособистісні бар'єри. При розгляді міжособистісних бар'єрів зупинимося на:

1) бар'єри сприйняття;

2) семантичний бар'єри;

3) невербальних перешкодах;

4) поганий зворотного зв'язку;

5) невмінні слухати.

1. Сприйняття може бути визначено в самому загальному вигляді як процес отримання та обробки інформації. Цей процес полягає в тому, що інформація, отримана із зовнішнього середовища, проходить обробку, наводиться в певний порядок і систематизується. Сприйняття кожною людиною дійсності різному завжди носить суб'єктивний характер. Люди інтерпретують одну й ту ж інформацію по-різному залежно від накопиченого досвіду. Розбіжність між основами суджень може стати причиною виборчого сприйняття інформації в залежності від кола інтересів, потреб, емоційного стану та зовнішнього оточення людей. Людина, використовуючи зорові, звукові, дотикові канали отримання інформації, сприймає не всю що надходить до нього інформацію, а тільки ту, яка має для нього спеціальне значення. З цього випливає, що в багатьох випадках люди сприймають лише частина повідомлення, отриманого ними, в силу вибірковості, ідеї, закодовані відправником, можуть виявитися спотвореними і не повністю понятими. Інформація, що вступає в протиріччя з нашим досвідом або раніше засвоєними поняттями, найчастіше або повністю відторгається, або спотворюється відповідно до цими досвідом або поняттями.

2. Семантичні бар'єри. Метою комунікацій є забезпечення розуміння інформації, яка є предметом спілкування, тобто повідомлення. Вступаючи в контакт і використовуючи символи, ми намагаємося обмінюватися інформацією й домагатися її розуміння. До що використовуються нами символів відносяться слова, жести й інтонації. Відправник кодує повідомлення за допомогою вербальних і невербальних символів.

Розглянемо використання вербальних символів – слів. Семантика вивчає спосіб використання слів і значення, передані словами. Оскільки слова можуть мати різні значення для різних людей, то, що хтось має намір повідомити, необов'язково буде інтерпретовано і зрозуміло таким же чином одержувачем інформації. Семантичні варіації часто стають причиною невірного розуміння, бо в багатьох випадках зовсім не очевидно точне значення, приписуване символу відправником. Символ не має неповторного невід'ємного значення. Значення символу виявляється через досвід і варіює залежно від контексту, ситуації, в якій використано символ. Оскільки у кожної людини свій досвід, і кожен акт обміну інформацією між певною мірою є новою ситуацією, ніхто не може бути абсолютно упевнений, що інша людина припише те ж значення символу, яку надано відправником. Семантичні бар'єри можуть створювати особливо сильні комунікативні проблеми для компаній, що діють у багатонаціональному середовищі. Семантичні бар'єри, зумовлені культурними відмінностями, можуть серйозно ускладнювати обмін інформацією.

3. Невербальні перепони. Хоча вербальні символи  (слова) – основний засіб для кодування ідей, призначених до передачі, часто використовуються невербальні символи – жести, посмішки, вираз очей, поза і т. д. У невербальній комунікації використовуються будь-які символи, крім слів. Найчастіше невербальна передача відбувається одночасно звербальної і може чи підсилювати чи змінювати зміст слів. Ще один різновид невербальної комунікації формується тим, як ми вимовляємо слова, тобто інтонація, модуляція голосу, плавність мови, паузи і т. д. До невербальних перепонам можна віднести також культурні відмінності в поведінці людей (наприклад, кивання головою в японців означає «ні», а в багатьох інших країнах – згода).

У багатьох випадках те, як ми говоримо, важливіше слів, які ми вимовляємо. Потрібно домагатися, щоб використовувані для передачі невербальні символи відповідали сообщаемой ідеї.

4. Погана зворотній зв'язок. Деякі повідомлення не вимагають зворотного зв'язку, однак для підвищення ефективності обміну інформацією він повинен бути двосторонньо спрямованим. Зворотній зв'язок важлива, оскільки дає можливість встановити, чи дійсно повідомлення, прийняте одержувачем, витлумачене в тому сенсі, який був спочатку. Перешкодою на шляху ефективних комунікацій може бути як погано налагоджена зворотній зв'язок, так і відсутність її.

5. Невміння слухати. Ефективна комунікація можлива, коли людина однаково точний, надсилаючи та приймаючи повідомлення. Необхідно вміти слухати. Багатьом здається, що слухати – означає лише вести себе спокійно і дати іншій людині говорити, проте це всього фрагмент процесу уважного зосередженого слухання. Важливо вміти чути конкретні викладені питання. Мало сприймати факти – потрібно прислухатися до почуттів. Вислуховування фактів і почуттів це вислуховування повідомлення повністю, завдяки чому розширюються можливості зрозуміти ситуацію.

Організаційні бар'єри. На додаток до міжособистісних контактів, потрібно мати