Дипломатичний протокол та етикет

Велике значення мають контакти зі службами, що займаються питаннями захисту прав та інтересів громадян України, котрі постійно проживають або тимчасово знаходяться на території країни перебування, особливо у питаннях отримання спадщини, інших майнових справ.

Співробітникам консульських відділів посольств надзвичайно важливо мати добрі стосунки з адміністрацією аеропортів, залізничних і автобусних вокзалів, морських портів, митниць, готелів і т. п.

Найпоширенішою формою контактів у дипломатичній практиці є візити. Стосовно них існує дещо штучний поділ: візити протокольні і ділові. Тривають візити, як правило, 20-30 хвилин, але ділові можуть інколи тривати і годину. Ініціатива завершення візиту завжди залишається за гостем. Тривалість візиту треба узгоджувати з нормами етикету і загальноприйнятої ввічливості. В жодному разі не слід поглядати на годинник, тому що це може бути трактоване як некоректність.

Візити всіх дипломатичних працівників – від посла до аташе – це важлива складова роботи дипломатичного представництва, бо вони дають можливість донести до спів розмовників те, що вважається за доцільне і потрібне, і водночас отримати необхідну інформацію. Порядок організації візитів у різних країнах складається по-своєму. Є держави, де всі візити організовуються тільки через протокольну службу МЗС, а є такі, де зацікавлені особи домовляються безпосередньо самі. За наслідками візиту чи зустрічі в обов'язковому порядку оформляється запис бесіди.

2. Поняття “дипломатична бесіда” надзвичайно широке. Бесіди відрізняються між собою як тематично, так і конкретними умовами, в яких вони відбувалися, цілями, які ставилися, складом співрозмовників і багатьма іншими чинниками. Тому важко дати диференційовані рекомендації для кожного виду бесід, але є певні загальні закономірності, на яких доцільно зупинитися.

Зрозуміло, що результати будь-якої бесіди залежать від рівня професійної підготовки дипломата, його вміння мобілізувати і правильно спрямувати свої знання і досвід, уміння слухати співрозмовника, виділити головні аргументи положень, які він висуває, і бути готовим виставити свої контраргументи та доводи.

Конкретні умови, в яких відбувається бесіда, безумовно, впливають на її характер, тривалість. Навряд чи вдасться провести змістовну, глибоку бесіду на офіційному прийомі, на концерті, в театрі, коли навколо багато сторонніх людей і хтось може втрутитись у вашу бесіду. Тому в таких випадках відбувається короткий обмін інформацією (інколи достатньо і кількох речень, щоб вияснити якесь конкретне питання) або досягається домовленість про ґрунтовнішу зустріч з питань, які представляють взаємний інтерес.

Бесіда проводиться з метою передати співрозмовнику інформацію чи повідомлення або отримати інформацію від нього. Передача інформації офіційним особам часто здійснюється за дорученням Центру і проводить ся вона, як правило, послом або одним із старших дипломатів.

Що стосується бесід з представниками неурядових кіл, то вони ведуться на всіх дипломатичних рівнях, і теми вибираються на свій розсуд. Правда, слід пам'ятати, що дипломат повинен уникати нудних і “порожніх” бесід, які не можуть принести бажаний результат.

Слід бути дуже уважним до співрозмовника, проявляти максимальну чемність, при необхідності переводити розмову на нейтральні теми.

Крім отримання інформації диппрацівник повинен уміти передавати і власну, вигідну для своєї країни інформацію. Необхідно робити це тактовно, щоб вона сприймалася не як нав'язування своїх поглядів, оцінок, переконань, а як доречне доповнення під час обговорення тієї чи іншої теми.

Як готуватись до запланованої бесіди? По-перше, ви значивши для себе тему, треба уважно, в деталях вивчити всі обставини, документи, пов'язані з нею, щоб досягти чіткого власного бачення по ній.

По-друге, слід підготувати вагому аргументацію для захисту своїх думок та поглядів щодо тієї чи іншої події, одночасно готуючись до можливого спростування аргументів свого співрозмовника.

По-третє, доцільно заздалегідь опрацювати тактику ведення бесіди. Необхідно зважити на те, що співрозмовник, часто не зацікавлений в поглибленому розгляді питання, може уникати розмови і зводити вас на манівці.

Дуже важливо розраховувати час, щоб мати його вдосталь для обговорення основного питання і забезпечення ділової частини бесіди, а не тільки її протокольного оформлення.

Особливо важливо мати попередню уяву та необхідну інформацію про вашого співрозмовника, знати основні моменти його біографії, політичні погляди, особисті інтереси, уподобання, склад сім'ї і т. п. Уміле використання83цієї інформації безумовно сприятиме встановленню добрих особистих стосунків із співрозмовником.

Розробивши план проведення бесіди, треба домагати ся його повної реалізації. Для цього потрібен досвід, що напрацьовується роками. Дипломат повинен добре відчувати «біг часу» під час бесіди, не спостерігаючи за годинником, уміти його правильно розраховувати від початку і до завершення. Дипломатичній практиці відомо багато курйозних випадків «перетяжок» або “недотяжок” в подібних ситуаціях.

Але бувають і протилежні крайнощі, коли співрозмовник розпочинає бесіду з “лобової атаки”, відразу засипаючи партнера питаннями, які його цікавлять. Це, як правило, викликає негативну реакцію протилежної сторони, і розраховувати в такому випадку на позитивний результат більш ніж проблематично. «Класичний» дипломат вміє, враховуючи час, непомітно перейти від етикетної частини бесіди до ділової, зберігаючи такт і ввічливість при постановці питань, і за реакцією на відповіді відчувати настрій співрозмовника та його бажання чи небажання продовжувати бесіду.