Дипломатичний протокол та етикет

Залежно від посадового рівня осіб, які вели бесіду, змісту і кола порушених питань, обсяг документа, який готується за її підсумками, може коливатися у межах від 1 до 5 сторінок. Чим нижчий посадовий рівень співрозмовників, тим коротшим має бути відповідний документ. У ньому має йтися лише про ті питання, які керівник доручав дипломату порушити під час бесіди.

Бесіди дипломатів були і залишаються важливим інструментом дипломатичної практики, тому що мета дипломатії – усунення розбіжностей, протиріч і сприяння розвитку дружнього співробітництва між державами. За словами англійського дипломата Е. Сатоу – «це застосування розуму і такту до ведення офіційних відносин між урядами незалежних держав».

Мистецтво дипломатичних бесід полягає в тому, щоб шукати розв'язання складних проблем міжнародних відносин мирним шляхом. В процесі дипломатичної практики кожен дипломат має виробити власну манеру ведення бесід з позицій високого професіоналізму та компетенції.

Однією з робочих форм переговорного процесу є телефонна розмова. На відміну від виробничих, комерційних та інших структур, де у ряді випадків офіційні переговори проводити не обов'язково і домовленість може бути досягнута по телефону, у дипломатичній практиці телефонна розмова, як правило, проводиться для з'ясування чи уточнення окремих питань.

Телефонна розмова є специфічним видом усного мовлення: виключається передача інформації через міміку, жести, вираз очей та ін. Тому при веденні телефонної роз мови особливо важливо широко використовувати лексичні можливості ділової мови. Слід брати до уваги, що досить часто неякісний зв'язок, зовнішній шум, дефекти вимови співрозмовника тощо ускладнюють спілкування, призводять до появи надлишкової інформації (перепитування, повторення). Спілкування може ускладнитися також через невміння співрозмовників висловлюватися стисло, простими реченнями. При спілкуванні по телефону слід намагатися говорити не дуже швидко і, по можливості, чітко, ясно. Тон має бути спокійним, витриманим, ввічливим.

Виклад справи слід здійснювати лаконічно, без зайвих подробиць. Короткі фрази легше сприймаються на слух, ніж довгі, тим більше ускладнені зайвими мовними конструкціями. Розмова по телефону не повинна перетворю ватися у монолог. Викладаючи багато-аспектне питання, слід передавати інформацію дозовано, вчасно робити па узи. Загалом, уміння вести телефонну розмову значною мірою полягає у тому, щоб своєчасно зробити паузу і тим самим дати можливість співрозмовнику висловити своє ставлення до питання, що обговорюється.

У розмові про третю особу її слід називати на ім'я та по батькові або за прізвищем (повторювати увесь час лише «він» – не ввічливо).

Ініціатива закінчення розмови належить, як правило, тому, хто зателефонував, але якщо дипломатичний ранг співрозмовника вищий, то слід дати можливість закінчи ти розмову саме йому.

У телефонних розмовах дипломати звичайно обмежуються короткими виявленнями ввічливості, які є обов'язковими. Розмова по телефону з офіційними особами іншої держави прирівнюється до особистої бесіди. До її запису ставляться ті ж вимоги, що і до запису бесіди чи інформації про бесіду.

Запис телефонної розмови, як і усної бесіди, повинен бути викладений ясно, чітко, без двозначностей, особливо щодо суті викладеного співрозмовником. Цьому мають сприяти нотатки, які робляться під час розмови, зокрема коли йдеться про конкретні дати, прізвища, цифри тощо. Він також супроводжується службовою запискою чи лис том, що містять висновки та конкретні пропозиції щодо ефективного використання отриманої інформації в оперативній роботі.

Запис телефонної розмови проводиться з дотриманням певної форми, згідно з якою в обов'язковому порядку необхідно вказати:

• посаду, прізвище, ім'я, по батькові співрозмовника;
• країну, місце, дату, тривалість розмови, за чиєї ініціативи вона відбулася.

4. Візитна картка – необхідний атрибут дипломатичної практики. Вона також широко використовується бізнесменами, політичними діячами, журналістами тощо. Нею користуються при встановленні та підтриманні контактів і ділових зв'язків з урядовими, дипломатичними, громадськими організаціями, іншими зацікавленими особами. Візитна картка використовується

як при безпосередніх контактах, так і для заочної рекомендації її власника. Візитною карткою можна поздоровити з тією чи іншою подією – національними та іншими святами, днем народжениця, підвищенням у посаді тощо; висловити співчуття; передати подяку; встановити знайомство; у певних випадках можна скористатися для відповіді па нанесений візит; з візитною карткою зручно надіслати сувенір, квіти, книгу і т. п.

У міжнародній практиці встановлювались короткі символи, які передають певне ставлення власника візитної картки до особи, якій вона надсилається. Ці символи пишуть у лівому нижньому кутку візитної картки буквами латинського алфавіту:

р. f. – поздоровлення;

р. r. – подяка;

р. с. – співчуття;

р. f. N. A. – поздоровлення з Новим роком;

р. р. – заочна рекомендація нової особи, яка прибула на роботу до представництва (замість особистого візиту). У цьому випадку букви р. р. пишуться па візитній картці глави представництва, яка надсилається разом з візитною карткою рекомендованої особи, на якій ніяких літер не проставляють. Відповідь дається візитною карткою без написів па адресу особи, яка рекомендується;

р. р. с. – висловлення прощання у зв'язку з остаточним від'їздом із країни, коли прощальний візит не наноситься.

У менш офіційних випадках на візитних картках залежно від обставин внизу і обов'язково в третій особі пишеться: “вітає з національним святом”,