Менеджмент зовнішньоекономічної діяльності

1.З усіма керівниками структурних підрозділів організації – з питань ведення діловодства, організації контролю і перевірки виконання, удосконалювання стилю і методів роботи з документами, підготовки і представлення необхідних керівництву матеріалів. 

2.З юридичним відділом – по правових питаннях, зв'язаних з підготовкою документів. 

3.З відділом кадрів – з питань підбору, прийому, звільнення, підвищення кваліфікації і розміщення кадрів відділу, документаційного забезпечення. 

4.З відділом матеріально-технічного забезпечення – з питань забезпечення засобами оргтехніки, бланками документів і канцтоварами. 

5.... 

2.7.7. Порядок взаємодії співробітників структурних підрозділів визначений Положеннями про відділи, служби, і дублювання в посадових інструкціях не обов'язково – досить посилання. У тому випадку, якщо мова йде про посадову інструкцію самостійного фахівця (який не входить в штат будь-якого підрозділу), доцільно докладно викласти його взаємини з підрозділами й окремими фахівцями. 

2.8.Зміст розділу “Відповідальність” (7).

2.8.1. У розділі вказують міру відповідальності співробітника за недотримання своїх посадових обов'язків, а також вимог законодавства. У даному розділі посадової інструкції можна як обмежитися загальними посиланнями до статей  законодавства, так і конкретизувати в яких випадках на співробітника ( невиконання або неналежне виконання конкретних посадових обов'язків, зазначених у посадовій інструкції; допущення конкретних порушень законодавства і внутрішнього порядку діяльності організації) може бути накладене стягнення. 

2.8.2. У посадові інструкції керівників структурних підрозділів доцільно  включати пункти про відповідальність за некоректне ставлення до підлеглих, а в посадові інструкції співробітників підрозділів — пункти про порушення субординації. 

2.9.Доповнення і зміни (8).

2.9.1.При внесенні доповнень і змін у посадову інструкцію про це робиться спеціальна позначка на окремому аркуші, що прикладається до посадової інструкції.

2.10.Посилання на документ, відповідно до якого розроблена посадова інструкція (9).

2.10.1.Указується найменування, номер і дата прийняття документа. 

Наприклад (по посадовій інструкції головного бухгалтера): "Дійсна посадова інструкція розроблена відповідно до Положення про головну бухгалтерію від «…»…………... №…..." 

2.11. Підпис керівника структурного підрозділу (10).

2.11.1. Посадова інструкція, як правило, розробляється кадровою службою організації (відділом організації й оплати праці). Однак її можуть розробити й інші структурні підрозділи. 

2.11.2. У тому випадку, якщо посадова інструкція складалася кадровою службою, проставляється підпис її керівника, а у випадку складання іншими структурними підрозділами – їхніх керівників. 

2.11.3. До складу реквізиту “Підпис” входять: 

1.Найменування посади особи, що підписала документ (повне, якщо документ оформлений не на бланку документа, і скорочене – на документі, оформленому на бланку); 

2.Особистий підпис; 

3.Розшифровка підпису (ініціали, прізвище). 

2.12. Узгодження (11).

2.12.1. Посадова інструкція узгоджується з відповідними юридичними відділами (юрисконсультами) організації. У випадку, якщо вона розробляється кадровою службою, її необхідно також погодити з відповідним структурним підрозділом або посадовою особою, що курує відповідне напрямок діяльності організації. 

2.12.2. Гриф узгодження документа складається зі слова ПОГОДЖЕНО, посади особи, з якою узгоджується документ (включаючи найменування організації), особистого підпису, розшифровки підпису (ініціалів, прізвища) і дати узгодження. 

2.13. Оцінка про ознайомлення з посадовою інструкцією (13).

2.13.1. Вимоги посадової інструкції є обов'язковими для співробітника з моменту його ознайомлення з інструкцією під підпис і до переміщення на іншу  посаду або звільнення, про що проставляється оцінка про ознайомлення в самій посадовій інструкції. Погоджену і затверджену інструкцію нумерують, шнурують, завіряють печаткою організації і зберігають у відділі кадрів організації відповідно до встановленого порядку діловодства. 

2.13.2. Для поточної роботи з оригіналу посадової інструкції знімають засвідчену копію, що видають співробітнику і начальнику відповідного структурного підрозділу організації. За рішенням керівника засвідчена копія посадової інструкції може направлятися при необхідності в інші підрозділи організації.

 

 

 

ЛЕКЦІЯ 10. Інформаційне і технічне забезпечення системи управління персоналом

1.Інформаційне забезпечення системи управління персоналом

2.Технічне забезпечення системи управління персоналом

3.Характеристика технічних засобів , які можуть використовуватись в службі управління персоналом

1.Інформаційне забезпечення системи управління персоналом

Інформаційне забезпечення системи управління персоналом – сукупність реалізованих рішень по обсягу, розміщенню і формам організації інформації яка циркулює в системі управління при її функціонуванні.

Інформаційне забезпечення включає в себе оперативну інформацію, нормативно-довідкову інформацію, класифікатори техніко-економічної інформації і системи документації (уніфіковані і спеціалізовані).

Його можна розділити на позамашинне і внутрімашинне.

Позамашинне інформаційне забезпечення – це система класифікації і кодування інформації, система управлінської інформації, система організації, збереження і внесення змін в документацію.

Внутрімашинне інформаційне забезпечення – це масиви даних, які формують інформаційну базу системи на машинних носіях, система програм організації, накопичення, ведення і доступу до інформації цих масивів. 

 

2.Технічне забезпечення системи управління персоналом

Основу технічного забезпечення системи управління персоналом організації складає комплекс технічних засобів – сукупність взаємопов,язаних єдиним управлінням і автономних технічних засобів збору, реєстрації, накопичення, передачі, обробки, вивода і подання інформації, а також засоби організаційної техніки.

Склад і послідовність операцій по вибору технічних засобів та їх використанню в службі управління персоналом сключає в сеюе:

-визначення видів робіт, які необхідно виконувати з використанням технічних засобів або автоматизувати

-визначення вимог, що висуваються до технічних засобів

-формування переліку технічних засобів

-визначення показників якості ф функціональних можливостей ТЗ

-проведення порівняльного аналізу ТЗ