Менеджмент зовнішньоекономічної діяльності

«мокрий» - у спеціальних автоклавах паперові документи заливаються водою, і «варяться» до одержання паперової маси (пульпи), що спускається в каналізацію або йде на виготовлення картону.

Ці засоби знищення паперових документів забезпечують достатній рівень таємності і невідновлюваності документів, що особливо актуально в умовах промислового шпигунства, науково-технічної і економічної розвідки. 

Засоби збереження, пошуку і транспортування документів повинні забезпечити надійність, довговічність їхнього збереження і швидкий пошук. Класифікація засобів збереження, пошуку і транспортування документів представлена в таблиці 10.

Таблиця 10. Класифікація засобів  збереження, пошуку і транспортування документів

Класифікаційна ознака Технічний засіб

 Засоби збереженняШафи, металеві шафи, сейфи, папки-реєстратори, лотки

 Засоби пошукуКартотеки: настільні, стаціонарні, механізовані і немеханізовані, рейтери, шифрувателі, маркери штрихів-кодів і магнітних носіїв

 Засоби транспортуванняПневматичні: пневмопочта

Механічні: транспортери, грейфери, ліфти

Електромагнітні: поїзд на електромагнітній подушці

 Службові документи, що використовуються в процесі управління, розміщують у столах, шафах, сейфах. Для збереження і підшивки виконаних документів застосовуються папки-реєстратори. Великий обсяг різноманітної інформації зберігається на спеціальних картках, виготовлених із щільного паперу або тонкого картону. Їх широко застосовують менеджери, маркетологи, товарознавці, економісти й інші спеціалісти. Для збереження карток використовують різноманітні картотеки - вертикальні, підвісного збереження, плескі і механізовані. Для швидкого пошуку необхідної інформації картки в картотеках систематизують за номерами, алфавітом, темами, товарними групами, підгрупами і т.ін.  Для транспортування документів використовуються візки, пневматична пошта.

Серед засобів по виготовленню та зберіганню документів відносно новим є використання сучасних фотоапаратів.

В управлінській діяльності також стало використовуватися і миттєве фото.  Безумовний лідер у сфері миттєвої фотографії - компанія Polaroid. В Україні техніка Polaroid  відома насамперед як техніка для  миттєвої  фотографії і документального фото.  Професійна техніка компанії поки  що мало відома українському споживачу.  Наприклад, мало хто знає, що камери миттєвої зйомки з успіхом використовують в усьому світі страхові компанії для зйомки місця події (тим більше, що  ці камери відразу фіксують дату і час), контори по торгівлі нерухомістю використовують ширококутові камери, щоб швидко зняти квартиру, будинок, або які-небудь  елементи житла і відразу віддати клієнту фотографії.

За допомогою цифрової відеокамери можна одержати гарної якості "живу картинку" для ТВ-репортажа, підготувати презентаційний фільм для демонстрації своїм клієнтам, одержати відеоряд для розміщення на веб-сайті, зробити окремі фотографії під час процесів, що швидко змінюються. Та й просто познімати під час відпустки.

Маючи DV-камеру, интерфейсну плату для комп'ютера  можна створювати відеофільми, насичені спецефектами, анімацією, титрами - усім тим, що надає фільму фаховий вигляд. Переглядати їх можна на моніторі комп'ютера або "перегнати" на відеомагнітофон (цифровий або звичайний VHS). Записане зображення безпосередньо з відеокамери можна переглядати на звичайному телевізорі.

Засоби управлінського зв'язку представляють з себе сукупність пристроїв для передачі і прийому інформації. Їхнє використання дозволяє значно підвищити оперативність управління. Основними з них є: телефонний, телеграфний, телексний, факсимільний, відео- і радіо- зв'язок.

Засоби телеграфного зв'язку призначені для передачі і прийому алфавітно-цифрової інформації і її друку на паперовій стрічці. Їх застосовують, якщо необхідно представити передану інформацію в документальній формі і в автоматизованих системах управління з винесенням її на перфоленту. Телеграфні апарати (телетайпи) встановлюються на підприємствах і використовуються для передачі (прийому) по каналах зв'язку оперативної, звітної й іншої інформації вищими організаціям, постачальникам товарів і т.п.

Засоби телефонного зв'язку включають автоматичні телефонні станції (АТС), пристрої прямого оперативного зв'язку і пристрої, що підвищують ефективність використання телефонної мережі. Для передачі інформації усередині організацій використовуються офісні  АТС. Телефонний зв'язок - ефективний засіб збору інформації і управління підприємством.

Фахівці поділяють весь ринок офісних станцій на малі (до 20 портів), середні (до 200) та відомчі (понад 300). Умовно кажучи, кожен тип АТС спроектований під споживання малого, середнього та великого офісу. Власне, до міні-АТС, належать малі та середні станції. Наприклад, для малого офісу - 3/8 (співвідношення міських, або зовнішніх ліній, і абонентських, або внутрішніх) та 6/16. Для середнього офісу загальна кількість портів - 36, 56 або 120. За засобом комутації на ринку представлені два типи офісних станцій: аналогові та цифрові, але виділяють ще один тип - комбінований. Як правило фахівці зараховують до цього класу ті станції, що побудовані “як цифрові” (тобто керовані процесором), але комутують аналогові сигнали без оцифрування. 

Порівняно з аналоговими цифрові АТС надають користувачам значно більше сервісних функцій, включаючи здатність до гнучкої зміни конфігурації та можливість програмування з комп'ютера. Але і коштують набагато (орієнтовано на 30% за порт) дорожче, ніж звичайні аналогові. 

Телефонні апарати можна розділити на декілька груп за різноманітними класифікаційними ознаками.

За конструктивним виконанням: настільні моделі або з можливістю закріплення на стіні, "універсальні" або "кухонні", із номеронабиральниками на трубці або на основному блоці, із звичайним корпусом або "ексклюзивним".

За типом пристрою для набору номера: дискові і кнопкові. 

За призначенням: домашні й офісні моделі. Перші звичайно дешевші і мають меншу кількість функцій.

Для забезпечення факсимільного зв'язку між абонентами необхідна наявність факсів-апаратів. Перевагою факсимільного зв'язку є можливість передачі малюнків, графіків, креслень і інших графічних зображень.

Радіозв'язок у сфері управління найчастіше представлений радіостанціями різноманітного типу. Радіостанції класифікуються за такими ознаках: за мобільністю: пересувні