Менеджмент зовнішньоекономічної діяльності

 Диктофонна техніка поділяється на портативні (із блоком струму у вигляді акумулятора або батареї елементів) і канцелярські (кабінетні) диктофони з електроживленням від мережі. Для зручності роботи технічних секретарів, референтів і друкарок диктофони обладнуються пультами управління відтворення звука у вигляді ножних педалей або клавішного пульту, що встановлюється поруч із клавіатурою друкарської машини. Диктофони використовують для запису розпоряджень, наказів, листів, виступів на зборах, нарадах, засіданнях і наступному виготовленні текстових документів. Застосування диктофонної техніки дозволяє повно і точно записувати виступи, скорочувати час, що витрачається керівниками і спеціалістами на написання документів, і зменшити вартість їхньої підготовки. 

Відеотехника також ефективно використовується в сфері управління. Крім традиційних сфер, де використовується і аудіотехника, відеозасоби (відеокамера + пишучий відеомагнітофон) можуть використовуватися для підготування документів зорового ряду при звітах про відрядження, участь в роботі виставок, семінарів. За допомогою відеотехники можна також підготувати навчальні фільми для проведення інструктажів персоналу, для  навчання новим технологіям і прийомам роботи. За допомогою відеотехніки може здійснюватися спостереження за робочими зонами на виробництві (промислове телебачення) і  в умовах обслуговування споживачів на торгових підприємствах (службове телебачення) із метою запобігання «безпам'ятності» покупців. 

Копіювально-множильна техніка включає дві основні групи засобів - репрографічні засоби і засоби оперативної поліграфії.

Оперативна поліграфія - це засоби і методи оперативного розмноження документації за спрощеною поліграфічною технологією. До оперативної поліграфії належать офсетний, трафаретний і гектографічний (спиртовий) засоби друку. Перший грунтується на переносі фарби з друкарської форми (гідрофільного паперу або спеціальної алюмінієвої фольги) спочатку на гумовий циліндр, а з нього на папір. Він дозволяє одержувати копії найвищої якості. Для цього засобу друку використовуються офсетні машини. Другий полягає в продавлюванні фарби на поверхню паперу через друкарську форму (восківку, плівку) з отворами, пробитими відповідно до елементів зображення на пишучій машині лазером. Для трафаретної преси характерна простота виконання робіт, низька вартість і гарна якість копій. Друк проводиться за допомогою ротаторів і ризографів. Третій засіб заснований на виготовленні друкарської форми з великим запасом спирторозчинної фарби і одержання з неї відтисків на папері. Друк виконується на гектографах. Їх використовують в організаціях із невеликим обсягом множильних робіт, коли потрібно одержати копії не дуже високої якості для внутрішнього користування.

Найбільшого поширення одержав електрографичний спосіб тиражування  документів, від назви фірми Rank Xerox, що застосувала цей спосіб, існує й інша назва цього способу - “ксерографія”.

Серед засобів оперативної поліграфії у світі найбільш поширеним є різограф.

В Україні, за прогнозами,  також існує  подібна тенденція. Як відомо, Riso – єдина у світі компанія, що розробляє та виробляє цифрові дуплікатори і весь спектр витратних матеріалів на власних підприємствах і нікому не дає ліцензій. 

Фахівці стверджують, що ефективність використання різографів очевидна вже при друкуванні тиражів від 20 копій, а при тиражах від 500 копій собівартості одного примірника знижується у 5-8 разів порівняно з копіювальним апаратом. За достатньої кількості замовлень обладнання вартістю 20-30 тис. грн. окупиться протягом двох-трьох місяців. 

Цифровий дуплікатор (або просто дуплікатор) - пристрій друку, що поєднує в собі риси копіювального апарата, офсетної друкарської машини і  принтера.

Принцип дії дупликатора простій. Оператор кладе оригінал на переглядовий стіл (як у копіювального апарата). Після цього всі процеси відбуваються автоматично. За допомогою сканера зображення переноситься на майстра-плівку, у якій у потрібних місцях пропалюються дуже маленькі отвори - утворюється матриця (трафарет). Матриця обертається навколо друкарського барабана. Усередину барабана подається фарба. Своєю зовнішньою поверхнею барабан прокочується по чистому листі паперу. Фарба через отвори в матриці переноситься на папір, де формується зображення, подібне до оригіналу.

Якщо дуплікатор через спеціальну інтерфейсную плату підєднати до комп'ютера, то на ньому, як і на принтері, можна друкувати тексти і зображення.

Засоби технічного опрацювання документів призначені для канцелярських робіт. До них належать фальцювальні, листопідбірні і сортувальні, різальні, скріплюючі,  склеюючі, штемпельні, адресні машини і пристрої, машини для знищення документів, нанесення захисних покриттів (ламінування) і окантовки документів.

Фальцювальні машини застосовують в експедиціях організацій для складання (сгинання) документів (листів і т.ін.) перед вкладанням їх у конверти. Листопідбірні пристрої призначені для підбирання в пачку листів у багатосторінковому документі. Для розподілу кореспонденції за одержувачами (виконавцями) використовують ручні сортувальні пристрої у вигляді секційних стелажів (шаф-стелажів). До різального обладнання належать конвертовідкривальні машини ручні і напівавтоматичні. Конвертосклеюючі машини застосовуються в експедиціях із великим обсягом кореспонденції. Для скріплення листів документів використовуються ручні й електромеханічні скобозшивачі (степлери). Номер і дата завдаються на документ за допомогою ручних і електричних нумераторів-дататорів (штемпелювальних пристроїв). Адресувальні машини і пристрої використовуються для механізації процесів нанесення постійної і обмеженої за обсягом інформації (адрес постійних кореспондентів і т.п.). За допомогою маркувальної машини на конвертах друкується штемпель (замість марки) із ціною поштового збору, найменування відправника і його адреса.

 Для знищення паперових документів використовуються такі засоби:

«вогняний» - у спеціальних боксах документи знищуються за допомогою вогню (використовується паливо або електроенергія);

«сухий» - машини для знищення документів нарізають папір на «локшину» шириною 1 - 2 мм, або - на шматки квадратної форми 1,5 х