Обґрунтування напрямів розширення і підвищення ефективності туристичних послуг

У світовій практиці Інформаційний центр забезпечує моніторинг стану готелю (економічний, виробничий), роботу усіх відділів, що беруть участь у підготовці можливих варіантів оперативних і стратегічних рішень, у режимі 24-години.

Інформаційний центр входить до структури управління готелем і підпорядковується технічному директору. Центр має забезпечувати цілодобову підтримку та інформаційне забезпечення різних служб і відділів готелю. До його функцій входять:

надання інтернет-послуг;

обслуговування і технічна підтримка автоматизованої інформаційної системи;

ремонт, диспетчеризація, контроль за вхідною інформацією;

забезпечення онлайнового зв'язку, програмне забезпечення, контроль і забезпечення безпеки готелю;

контроль за номерним фондом і фінансовими зловживаннями, попередження різноманітних загроз;

оперативне управління персоналом готелю;

реєстрація і управління інформаційними і матеріальними потоками готелю;

обслуговування і супроводження сервера, електронної пошти і забезпечення зв'язку з Інтернет;

обслуговування і підтримка в робочому стані комп'ютерної техніки, її встановлення та настроювання;

обслуговування і супроводження програмних продуктів, що купуються; підтримка і ведення бази необхідних даних;

виявлення завдань у сферах діяльності різних відділів готелю та адміністрації для подальшої їхньої автоматизації, проектування подальших шляхів розвитку інформаційної системи;

розробка і поновлення офіційного web-сайту готелю;

впровадження інформаційних технологій у виконавську практику, створення і поновлення баз даних;

створення і розсилання електронною поштою дайджестів зацікавленим організаціям;

консультативна допомога співробітникам з питань використання інформаційних технологій у їхній роботі;

програмно-технічне обслуговування мережі;

передання інформації, здійснення поточного спостереження, аналіз інформації і представлення результатів керівнику відділу;

контроль витрат води, тепла, електроенергії та ін. ;

управління та обслуговування дверної автоматики.

Інформаційна система для автоматизації управління служб готелю будується в архітектурі «клієнт-сервер». На сервері знаходиться база даних, у якій міститься вся поточна та архівна інформація готелю, необхідна для роботи його служб. Вона має модульну структуру, що дозволяє конфігурувати і нарощувати систему на кожному робочому місці в кожній службі відповідно до їх функціональної спрямованості. Усі робочі місця взаємодіють із БД через локальну мережу готелю.

Автоматизована інформаційна система концентрує в собі всі результати роботи системи моніторингу і попередження подій і подає на засобах відображення узагальнені, а також деталізовані по багатьох рівнях і аспектах дані та інформацію для ефективного управління готелем.

Інформаційні потоки формуються з набору модулів і ядра, що забезпечує їхню інтеграцію і розмежування повноважень співробітників готелю. Такий підхід дозволяє збирати автоматизовані робочі місця з потрібною функціональністю, розширювати і замінювати функції без перекомпіляції інформаційної системи (табл. 3. 1).

 

ВідділІнформаційні потоки

1. Відділ портьє- інформація про майбутні заїзди і виїзди, наявність місць у готелі;

- дані про заїзди і виїзди;

- розміщення гостей і стан їх рахунків;

- інформація про користування послугами, переселення з номера в номер;

- резервування (індивідуальне, службове) ;

- інформація про поточне завантаження і кількість броні на майбутні періоди;

- інформація про кількість і тип номерів, що замовляються, про час прибуття і від'їзду гостей;

- інформація про внесення депозитів;

- інформація про надані послуги і платежі по них;

- створення фоліо-рахунку клієнтів;

- інформація про всі платежі і послуги;

- архів рахунків;

- реєстрація і паспортно-візовий контроль. 

2. Відділ бронювання- резервування (індивідуальне, групове, службове) за типом кімнат, скасування резервування;

- інформація про внесення депозитів за бронь;

- аналіз поточного та очікуваного завантаження;

- перегляд історії клієнтів; 

3. Бухгалтерія- рознесення безготівкових платежів по рахунках гостей і клієнтів;

- аналіз розрахунків з компаніями і турагенствами;

- виставлення рахунків до оплати;

- одержання звітів про фінансову діяльність готелю;

- доступ до архіву рахунків. 

4. Відділ господарської служби готелю- управління службами сервісу готелю;

- контроль стану номерного фонду;

- інформація про санітарний стан номерів;

- управління службою покоївок;

- організація бюро знахідок;

- одержання звітів про роботу сервісних служб;

- ведення довідника номерів і індивідуальних особливостей кімнат, аналіз поточного стану номерів;

- управління статусом номера (чистий, брудний, несправний, не продається) ;

- інші оцінки (зміна рушників, білизни, халата, необхідний вид прибирання або ремонту тощо). 

 

6. Відділ фінансового директора- ведення довідників наданих послуг;

- визначення пакетів послуг;

- визначення типів, вартості та індивідуальних особливостей номерів;

- визначення тарифів і можливість їхнього зв'язку з тимчасовими періодами;

- визначення типів і категорій клієнтів;

- одержання поточних звітів, у тому числі по:

– оборотно-сальдовому балансу;

– оборотно-сальдовому балансу по

фоліо;

– оборотах по операціях;

– книзі реєстрації фоліо з

розшифровкою;

– оборотах по операціях з

розшифровкою;

- список транзакцій за будь-який період;

- завантаженість номерного фонду за період;

- звіт по групах (організаціях) ;

- звіт по тарифах;

- зміна розцінок на ті або інші готельні послуги;

- управління пакетами послуг і їхніми тарифами;

-