Облік грошових коштів на прикладі Товариства з обмеженою відповідальністю "РЗВА-Електрик"

Господарські операції – це факти підприємницької та іншої діяльності, що впливають на стан майна, капіталу, зобов'язань і фінансових результатів. [21]

Первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій, є підставою для бухгалтерського обліку цих операцій. Первинні документи мають бути складені під час господарської операції.

Первинне спостереження, документування та документація відіграють важливу роль в управлінні діяльністю підприємства, а саме:

- дають уявлення про фактичний стан господарських засобів та їх зміни у процесі кругообороту засобів;

- забезпечують прозорість у роботі підприємства та контроль наявності та руху майна і коштів;

- є юридичним (правовим) свідченням господарських операцій, що здійснюються;

- є важливим джерелом контролю для зовнішніх і внутрішніх користувачів при проведенні ревізії, аудиту, аналізу господарської діяльності.

Документи повинні бути складені своєчасно, містити достовірну інформацію та правильно оформленні. Показники, що містяться в документі, називаються його реквізитами.

Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або магнітних носіях і повинні мати такі обов’язкові реквізити:

назву документа (форми) ;

дату і місце складання;

назву підприємства, від імені якого складено документ;

зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції;

посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції. [22, ст. 224-225]

Розрахунки готівкою ТзОВ «РЗВА-Електрик» проводяться із застосуванням прибуткових та видаткових касових ордерів, касових і товарних чеків, розрахункових квитанцій, проїзних документів тощо, які підтверджували б факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) кошті.

Касові ордери – це документи, що засвідчують законність надходжень грошей до каси підприємства та їх витрачання за цільовим призначенням.

Приймання готівки касами підприємств проводиться за прибутковими касовими ордерами (додаток 2), підписаними головним бухгалтером або особою, ним уповноваженою. Про приймання грошей видається квитанція за підписами головного бухгалтера або особи, ним уповноваженої, і касира, завірена печаткою підприємства.

Видача готівки з кас підприємств проводиться за видатковими касовими ордерами (додаток 3) або за належно оформленими платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями (додаток 4). Документи на видачу грошей мають бути підписані керівником і головним бухгалтером підприємства або особами, ними уповноваженими. До видаткових ордерів можуть долучатися заявки на видачу грошей, рахунки тощо. [9, с. 183]

У касових ордерах зазначається підстава для їх складання і перелічуються додані до них документи. Видача касових ордерів і видаткових відомостей на руки особам, що вносять або одержують готіву, забороняється. Приймання і видача готівки за касовими ордерами може проводитися тільки в день їх складання. Виправлення в касових ордерах та видаткових відомостях забороняються.

У касових ордерах, які оформляються на загальну суму проведених підприємством касових операцій (видача готівки за видатковими відомостями, спеціальними платіжними засобами, здавання готівки до банку, отримання готівки з банку за чеком та оприбуткування її в касі тощо), реквізит «Одержав» або «Прийнято від» не заповнюється.

Під час одержання касових ордерів або видаткових відомостей касир зобов'язаний перевірити: наявність і справжність на документах відповідних підписів, а на видатковій відомості – дозвільного напису керівника підприємства або осіб, які ним уповноважені; правильність оформлення документів, наявність усіх реквізитів; наявність перелічених у документах додатків. У разі невиконання хоча б однієї із зазначених вимог касир повертає документи для відповідного оформлення.

Прибуткові касові ордери або видаткові документи до передачі у касу реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (додаток 5). Видаткові касові ордери, оформлені на підставі платіжних (розрахунково-платіжних) відомостей на виплату заробітної плати, реєструються після її видачі. [2, с. 363]

Всі факти надходження і вибуття готівки на підприємстві відображаються в касовій книзі (додаток 6).

Касова книга – обліковий регістр, призначений для обліку касових операцій касиром підприємства.

Книга повинна бути пронумерована, прошнурована і опечатана сургучною або мастичною печаткою. Кількість аркушів у касовій книзі засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера підприємства – юридичної особи. Записи в книзі ведуться у двох примірниках через копіювальний папір. Перші примірники аркушів залишаються в касовій книзі. Другі примірники повинні бути відривними і є звітами касира. Перші і другі примірники нумеруються однаковими номерами. Приписки та необумовлені виправлення в касовій книзі забороняються. Зроблені виправлення завіряються підписами касира і головного бухгалтера. [23, с. 33]

Записи в касовій книзі здійснюються касиром одразу ж після отримання або видачі грошей по кожному ордеру або по замінюючих його документах. В кінці кожного робочого дня касир підбиває підсумки операцій за день, виводить залишок грошей в касі на наступне число і передає до бухгалтерії звіт касира.

Звіт касира – це документ, який передається касиром підприємства в бухгалтерію, і представляє собою відривний листок касової книги з додатком прибуткових і видаткових касових документів. [2, с. 364]

Здача готівки в каси установ банків оформлюється виписування об’яви, що складається з трьох частин: власне об’яви – документа, який є підставою для зарахування готівки на рахунок підприємства; квитанції – документа з відміткою каси установи банку, який видається особі, що вносила гроші, і є підтвердженням для списання відповідних сум по касі; ордера