Організація і впровадження електронного документообігу міста

При роботі зі структурованими документами слід застосовувати технології сканування й розпізнавання (такою є, наприклад, технологія Tiger Forms, яка здатна розпізнавати рукописні символи). На українському ринку існують дві системи сканування – Cunei Form та Fine Reader. Обидві мають добру репутацію. Системи розпізнавання необхідні також, коли маємо справу з паперовими документами, що поступають до системи діловодства шляхом сканування та розпізнавання, це – листи, факси, рекламні проспекти тощо. Інший вид документів – електронні документи. Орієнтуючись на різноманітний ринок програмного забезпечення, системи документообігу розпізнають майже всі формати – від DOCівського txt до графічного tif або rtr. А також використовують різні канали прийому-передачі інформації: електронну пошту, факс, телекс, Інтернет тощо.

На етапі створення документу йому надаються реквізити для ідентифікації. Усі системи гнучкі у визначенні складу реквізитів та їхньої форми. Деякі продукти, наприклад, „Євфрат”, при введенні документу проводять його лексичний аналіз. Реквізити документу зберігаються у спеціальній базі даних.

Отже, якщо розглянути структуру діловодства за блоками, то створення документу – це не лише обробка вхідного документу, але й генерування вихідного. Найпростіший шлях, який використовується усіма системами, – використання текстових редакторів для створення неструктурованого документу та занесення його до бази даних шляхом присвоєння реквізитів. Структуровані документи генеруються за шаблонами шляхом заповнення необхідних полів.

Розгляньмо другий блок – організацію документообігу. Побутує думка, висловлена, наприклад, фахівцями фірми „IT”, що сам термін „документообіг” є невірним. Документи не повинні „бігати”. Вони повинні лежати на місці. Цілком логічно, тим більше, що автоматизація процесу призводить до того, що документи насправді лежать і лише обростають певними резолюціями. Автоматизація покликана виправдати недоліки, притаманні паперовому документообігу, це складнощі паралельної роботи , складність отримання інформації щодо проходження документу. Існує імовірність втрати документу та імовірність помилок, у структурованих документах можна пропустити незаповнене поле, у решті-решт, його можна загубити або просто викрасти. Електронний документообіг дозволяє мінімізувати втрати від цих недоліків. Однак, справедливості ради, слід зауважити, що повністю автоматизувати цей процес не вдається. Основна причина в тому, що рішення іноді приймаються авторитарними методами, які відображаються в документації в кращому випадку заднім числом, а то й не відображаються зовсім.

Усі відомі системи документообігу можуть працювати як у режимі автономного користувача, так і за технологією клієнт – сервер. Документи зберігаються у базах даних. За традицією вони об’єднані у папки, які мають ієрархічну структуру й контроль доступу. Системи документообігу, створені на основі Lotus Notes, відрізняються багаторівневим контролем доступу до документу. Закритим може бути весь сервер, база даних, шаблон, документ, частина документу або окреме поле. Крім того, зберігаються версії документів, історія роботи з ними тощо. В основному, системи діловодства орієнтовані на обробку документів текстового й графічного профілю. Але зустрічаються й такі, що працюють з популярними векторними форматами САПР, широкомасштабним й багато сторінковими стислими растровими зображеннями. (Такі програми поставляє, зокрема, фірма Terra Link). 

Системи документообігу можуть включати в себе або бути частиною технології управління бізнес-процесами. Як мінімум, системи забезпечують інформаційну підтримку прийняття рішень, оскільки зберігають усі документи і можуть у будь-який момент мобілізувати їх, обравши за будь-якою ознакою, що містяться у реквізитах або просто в тексті документів.

Підкреслимо, що усі системи можуть бути інтегровані з іншими інформаційними підсистемами підприємства, якщо вони є.

Що ж до архіву – третього блоку структури діловодства – це найбільш простий та зрозумілий елемент ділової справи. Його користь не викликає сумнівів, і в будь-якій організації він, зазвичай, існує. У нашому випадку архів – документи, робота з якими вже завершена.

Якщо в організації вже є архів у тому чи іншому вигляді, при автоматизації документообігу слід звернути увагу на інструменти, що дозволяють поєднати існуючий архів і системи автоматизації діловодства. Використання накопиченої інформації може відбуватися двома шляхами – шляхом імпортування існуючих документів в архів, або імпорту існуючої бази даних як одиниці збереження архіву. 

 

 

Автоматизація документообігу вимагає стрункої системи каталогізації документів. Каталоги створюються за різними ознаками класифікації документів і повинні бути зручними й простими у використанні, що полегшить пошук потрібних документів у разі потреби. Основою каталогів є бази даних документації.

Під поняттям „база даних” розуміють упорядкований набір даних, у технічному розумінні виключно й система керування базою даних.

Головним завданням бази даних є гарантоване збереження значних обсягів інформації (так звані записи даних) та надання доступу до неї користувачеві або ж прикладній програмі. Таким чином база даних складається з двох частин — інформації, що запам’ятовується, та системи управління нею. З метою забезпечення ефективності доступу записи даних організовують як множину фактів (елемент даних).

Розробки бази даних розпочалися в 60-х роках ХХ ст. 

1960-ті рр. розробка перших баз даних (БД). CODASYL - мережна модель даних та одночасно незалежна розробка ієрархічної БД фірмою North American Rockwell, пізніше перейнятої IBM за основу їх власної розробки під назвою IMS. 

1970-ті рр. розробка Едгаром Ф. Коддом основ реляційної моделі, котра на початку зацікавила лише наукові кола. Вперше цю модель