Організація і впровадження електронного документообігу міста

Всі системи побудовані на ОС Microsoft Windows і орієнтовані на роботу з Microsoft Windows 98, NT, 2000, XP. Можливості користувацьких нагадувань є лише в системі електронного документообігу el-Dok в модулі «ПІМ», в решти ця можливість відсутня.

В системі Megapolis. Документообіг реалізована інтеграція з платформою бізнес-аналізу Microsoft Reporting Services, яка дозволяє створювати традиційні та інтерактивні звіти, розширюючи аналітичні можливості системи, надаючи в зручному вигляді інформацію особам, які задіяні в прийнятті рішень. Reporting Services – відкрита і розширювана платформа для розробки традиційних та інтерактивних звітів, доступних через веб-браузер, офісні додатки. Reporting Services дозволяє створювати зручне представлення аналітичної інформації для прийняття рішень [3].

Система OPTIMA-WorkFlow інтегрується з такими програмами:

• Oracle Database, Microsoft SQL Server 2000/2005, IBM DB2 UDB;
• ABBYY Retrieval and Morphology Engine;
• ABBYY Fine Reader ;
• Windows CryptoAPI ;
• Business Objects Crystal Reports [4].

В системі АСКОД інтеграція з іншим програмним забезпеченням реалізується лише частково – з система «Електронна черга», яка є автономним програмним продуктом і виступає розширенням функціоналу системи АСКОД в рамках процесу надання адміністративних послуг [5]. В системах Док Проф та el Dok ця можливість відсутня.

Контроль цілісності документів повністю реалізується в системах Megapolis. Документообіг та АСКОД. В першій СЕД ця можливість забезпечується підсистемою «Адміністрування і безпека», яка призначена для гарантування надійності зберігання інформації, її актуальності та достовірності, забезпечення надійності бази даних та її готовності до роботи. В другій контроль цілісності документів забезпечує підсистема безпеки АСКОД, яка передбачає шифроване збереження даних облікових записів у базі даних, налаштування термінів дії паролів, складності паролів, захист від несанкціонованого доступу до системи, керування доступом до даних тощо. В інших СЕД можливість контролю цілісності документів реалізовується частково.

Електронний цифровий підпис підтримують системи Megapolis. Документообіг та АСКОД, в системах OPTIMA-WorkFlow та el Dok ця можливість реалізовується частково, а в системах Док Проф вона відсутня. Автоматичне архівування документів повністю реалізовують системи Megapolis. Документообіг, Док Проф та el Dok, в інших двох ця можливість реалізовується частково. Підтримка українського правопису та функції електронної пошти реалізуються в усіх СЕД.

Отже, здійснивши порівняльний аналіз п’яти систем електронного документообігу, можна стверджувати що в них є дещо спільне, простежуються переваги і недоліки. Зокрема, недоліками системи el Dok є відсутність електронного цифрового підпису в усіх працівників органів місцевого самоврядування та інтеграції з іншим програмним забезпеченням. Недолікам системи Док Проф та АСКОД є відсутність централізованого сховища документів та користувацьких нагадувань.

Вирішити проблему з електронним цифровим підписом можна, завдяки створенню внутрішнього центру сертифікації, тоді кожен працівник органу місцевого самоврядування матиме власний цифровий підпис. Важливим є також створення централізованого сховища документів в тих системах електронного документообігу, в яких ця функція відсутня, оскільки це значно полегшить процедури пошуку та зберігання документів. Окрім цього необхідно вдосконалити процеси інтеграції СЕД з іншим програмним забезпеченням, що зробить її більш дієвою.

Отож, проаналізувавши системи Megapolis. Документообіг та OPTIMA-WorkFlow, було виявлено, що вони здатні реалізувати більше функцій порівняно з іншими трьома. Тому можна вважати, що високий ступінь використання органами влади цих систем відповідає їх функціональним можливостям.

 

 

Доументообіг з’явилось у зв’язку з використанням ПК і спочатку зводилось лише до підготовки паперових версій документів. Навіть у такому вигляді застосування ПК давало значні вигоди. Наприклад, використання шаблонів забезпечувало істотну економію ресурсів, підвищувало якість та швидкість оформлення документів. Згодом кількість робіт з використанням ПК розширювалась. Поява електронних таблиць дала змогу автоматизувати рутинні обчислення, а програмне забезпечення систем управління базами даних – збереження даних та повторне їх використання в інших документах. Інтеграція систем опрацювання документів привела до створення електронного офісу. Крім програм безпосередньої підготовки документів, увійшли в ужиток різноманітні довідкові інформаційні системи. Найбільше автоматизація торкнулась облікових робіт бухгалтерії та планування завдань. Розвиток систем автоматизації бухгалтерських робіт виявив проблему різнорідного подання даних, що зменшує її ефективність.

Отже, збільшення об’ємів документообігу на сучасному етапі розвитку суспільства змушує запроваджувати роботу з новими джерелами інформації, удосконалювати форми документообігу, розробляти процеси автоматизації.

Створення автоматизованих каталогів документів залишається однією з пріоритетних задач. 

Щоб система каталогів була стрункою, слід дотримуватися єдиної системи класифікації документації та її кодування. Чіткому впорядкуванню документів сприяє Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД). Застосування єдиної системи класифікації та кодування інформації дає можливість упорядкувати документи, що значно полегшить процес каталогізації документації як окремого підприємства, так і документів державного значення.

Для оптимізації каталогізації документів радимо спочатку запровадити автоматизований процес документообігу. За умови ефективного функціонування автоматизованого документообігу створюються бази даних усіх документів за єдиною уніфікованою системою, що полегшує процес систематизації цих документів у каталоги.

При роботі зі створення автоматичних каталогів варто враховувати передові досягнення науки й техніки. Зокрема, використовувати Інтернет-технології, що дасть можливість створювати on-line каталоги, зручні у використанні. Використання Інтернет-технологій дає можливість дистанційного документообігу та його контролю. На сайті можна викласти каталог документів як із загальним, так і з частковим доступом.

Переваги автоматизації діловодства очевидні. Практика свідчить, що середній за розміром документ займає приблизно три сторінки. У процесі роботи з ним із нього в середньому знімають біля 20 копій. І якщо до організації надходить 100 документів на день, то на одні лише матеріали для їх копіювання ця організація щодня витрачає 100 доларів, плюс витрати на папір, оренду приміщення та оплату праці персоналу. Електронна ж копія сторінки займає від 15 до 50 Кбайт. Витрати на зберігання електронної версії майже на порядок менші виготовлення її ксерокопії. То ж автоматизація документообігу – перспективна сфера дослідження й впровадження результатів дослідження в практику, що призведе до оптимізації процесу діловодства та заощадить кошти підприємства, витрачені на документообіг. 

 

 

Нормативні акти

1. Закон України „Про електронні документи та електронний документообіг” (від 22 травня 2003 року №851) //Правове регулювання і використання інформаційних ресурсів. Електронні документи: Зб. законів та нормативних актів / Уклад.: З.І.Тимошенко, Я.О.Чепуренко. – К., 2004. – С.76 – 84.
2. Постанова Кабінету Міністрів України „Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади” // Офіційний вісник України. – 1997. - №43. – Ст. 50.
3. Державний класифікатор управлінської документації. ДК 010-98. – К.: Держстандарт України, 1999. – 50 с.
4. Державна уніфікована система документації. Основні положення: ДСТУ 3843-99. – К.: Держстандарт України, 2000. – 7 с.
5. Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови. ДСТУ 3844-99. – К.: Держстандарт України, 2000. – 8 с.
6. ДСТУ 4163-2003. Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документації. – К.: Держстандарт України, 2003. – 21 с.
7. Бірюков А., Сало І. Удосконалення технології електронного документообігу // Вісн. НБУ. – 1999. – № 4. – С. 29-31.
8. Винник С.П., Махов В.А. Автоматизация процесса делопроизводства // Механизация и автоматизация производства. – 1990. – № 9. – С. 26-28. 
9. Герасименко В.А. Защита информации в автоматизированных системах обработки данных. - М., 1994.
10. Електронне діловодство в Україні: проблеми та завдання впровадження // Вісн. Кн. палати. – 1999. – № 1. – С. 17-19. 
11. Информационные технологии и автоматизация в архивном деле: аналитический обзор по зарубежным материалам. - М., 1994.
12. Кузнецов С. Л. Компьютеризация делопроизводства: [Компьютеp. технологии в делопроизводстве]. – М.: ЗАО ”Бизнес-школа ”Интел-Синтез”, 1997. – 171 с. 
13. Назаренко О. О современных технологиях автоматизации корпоративного документооборота // Рос. экон. журн. – 1999. – № 3. – С. 93-96. 
14. Охотень О., Кисельов М. Електронні документи і стандартизація // Право України. – 1998. – № 3. – С. 45-48, 61. 
15. Печникова Т.В., Печникова А.В. Документационное обеспечение деятельности организации. – М., 1998.
16. Справочник по делопроизводству и основам работы на компьютере. – М.; СПб, 1997.
17. Ярочкин В.И. Безопасность информационных систем. – М., 1996.