Організація і впровадження електронного документообігу міста

 

 

Каталогізація документів проводиться з метою систематизування документів державного масштабу чи документів певної організації, підприємства. Каталоги – ключ до довідково-інформаційного забезпечення діяльності підприємств, організацій, державних установ, зокрема їх можна вважати своєрідним довідниками – збірниками нормативно-правових актів, шаблонів документів тощо.

Сучасний документообіг певного підприємства – це не лише паперові документи, а й змішані системи традиційних та електронних ресурсів. На відміну від традиційних фондів, які створюються повільніше, електронні ресурси створюються значно швидше, і вже сьогодні виникає проблема не їх накопичення, а їх зберігання і спільного використання. Документообіг, архів нового типу – віртуальний каталог, де можна знайти не лише те, що складає фонд даного сховища, але й миттєво отримати інформацію щодо історії певного документу, ознайомитися із його повною версією. Таку можливість дає каталогам Інтернет.

Інтернет – це глобальна система, що об'єднує понад 100 тис. локальних, корпоративних і відомчих мереж, більш 10 млн. комп'ютерів і 200 млн. користувачів. Інформаційні ресурси зберігаються в Інтернеті на WWW-серверах, а програмна продукція на FTP-серверах. Для встановлення місцезнаходження потрібної інформації в Інтернеті створено понад 200 спеціалізованих пошукових серверів, які можна розглядати як каталоги ресурсів глобальних комп'ютерних мереж. В Україні понад 1100 серверів. Це досить велика цифра для України.

Сучасні інформаційні Інтернет-технології розвиваються за двома напрямками:

• надання доступу до корпоративних каталогів організацій;
• створення інформаційних Web-сайтів.

 Ці напрямки автоматизації процесів каталогізації спираються на два варіанти рішень:

• автоматизація внутрішніх процесів документообігу, пов'язаних із технологічним циклом традиційної роботи паперовими документами – обробка вхідної кореспонденції, контроль виконання резолюцій, контроль виконання кожного з виконавців тощо;
• автоматизація процесів, орієнтованих на створення повнотекстових електронних документів, їх зберігання, пошук і видача безпосередньо в електронній формі [7, 30].

Крім того, Інтернет-технології, які використовуються при створенні сайтів, суттєво розширюють довідковий сервіс, поєднуючи пошук по внутрішнім ресурсам організацій з відсилкою користувача до інформації, яка знаходиться безпосередньо в Інтернеті. По суті сучасні каталоги документів починають функціонувати одночасно, як зовнішні та внутрішні електронні каталоги.

За допомогою Internet користувач може отримати наступні послуги: -дізнатися, які документи знаходяться у базі даних певної організації; - користуватися багаточисельними тематичними базами даних, які акумулюють інформацію з усіх сфер практичної і наукової діяльності; - переглядати, а при необхідності й імпортувати на свої комп'ютери файли повнотекстових баз даних оцифрованих документів; - обмінюватись звуковою і мультимедійною інформацією; - брати участь в телеконференціях (що звучить просто фантастично). Все це можна мати просто зараз, завдяки використанню основних режимів Інтернету. В першу чергу до них відносяться базові програмні засоби:

• електронна пошта (використовується підприємствами для відсилки і отримання кореспонденції, доставки електронних документів в електронних конференціях);
• віддалений доступ, який дозволяє місцевому комп'ютеру підключатися до віддаленого комп'ютера, також підключеного до Internet в якості термінала (можна користуватися ним для підключення до чужих каталогів, баз даних, мереж);
• передача файлів, або FTP (використовується для електронної доставки документів, "анонімного" розповсюдження інформації і передачі каталогізованих записів).

Звісно, глобальна автоматизація не вирішується за один день. Впроваджуючи Інтернет-технології, доведеться зіткнутися з певними проблемами. Навіть, якщо ваше підприємство підключилося до Інтернету, це зовсім не означає, що ви миттєво зможете скористатися всіма благами цього нововведення. У першу чергу необхідно взяти в штат професійного адміністратора мережі і навчити телекомунікаційний штат, який буде здатний працювати із різноманітними операційними системами і підтримувати функціонування технічних засобів та програмного забезпечення. Крім того, робота в Інтернеті потребує кардинальної перебудови всіх традиційних служб, і в першу чергу інформаційного відділу та підрозділів аналітичної обробки інформації, а з часом вплив Інтернету відіб'ється на технології традиційних процесів каталогізації і зберігання. Для оптимізації роботи слід мати спеціально підготовлені кадри, які орієнтуються у багаточисельних каталогах і базах даних, що представлені в Інтернеті, створити сектор інформаційно-технічного забезпечення, в який увійдуть програміст та провідний інженер, в обов'язок яких буде проведення підготовки співробітників до роботи в Мережі. 

Головна мета – створити розгалужену систему каталогів документації. Інтернет дає можливість отримати не лише вихідні дані певного документу, а й повний текст документу. Важливим напрямком інформаційного обслуговування першоджерелами з використанням Інтернету - є електронна доставка документів. Це можна розглядати як розвиток традиційного МБА, коли можна провести on-line пошук потрібної інформації віддалених ЕК, замовити необхідні першоджерела і отримати документ за допомогою факсимільного апарату або по E-mail. Сьогодні електронна доставка є дуже актуальною в Україні в зв'язку із неналежною повнотою комплектування.

Одним із стратегічних рішень в питаннях електронної каталогізації є запровадження обов’язкової опредметизації кожного, без виключення, документу, що потрапляє до електронного каталогу, та запобігання скорочень кількості елементів вихідних даних в електронному записі.

Одним із пріоритетних завдань є створення механізму доступу через Інтернет до власних електронних каталогів, що дасть можливість відділеного контролю виконання доручень і. т. ін. Як зазначалося в минулому розділі, доступ може бути повним або частковим за вирішенням керівництва.

Автоматизація діловодства й документообігу сприятиме автоматизації створення каталогу документів, оскільки в процесі документообігу власне й створюються електронні бази даних, які залишається лише укомплектувати за необхідними секторами й забезпечити доступ до наявних баз