Організація і впровадження електронного документообігу міста

1980-ті рр. поява перших комерційних версій реляційних БД Oracle та DB2. Реляційні БД успішно починають витісняти мережні та ієрархічні. Дослідження децентралізованих (розподілених) систем БД, проте вони не відіграють особливої ролі на ринку БД. 

1990-ті рр. увага науковців зміщується у бік об'єктно-орієнтованих БД, котрі знайшли застосування у першу чергу в тих областях де використовуються комплексні дані: інженерні, мультимедійні дані. 

2000-ні рр. головним нововведенням є підтримка та застосування XML у БД. Розробники комерційних БД котрі панували на ринку у 1990-их роках отримують все більшу конкуренцію зі сторони руху відкритого програмного забезпечення. Реакцією на це стає поява безкоштовних версій комерційних БД.

Розрізняють структуровані та неструктуровані типи бази даних.

Структуровані бази даних використовують структури даних, тобто структурований опис типу фактів за допомогою схеми даних, більш відомої як модель даних. Модель даних описує об'єкти та взаємовідносини між ними. Існує декілька моделей (чи типів) баз даних, основні: плоска, ієрархічна, мережна та реляційна. Приблизно з 2000 року більше половини БД використовують реляційну модель.

До неструктурованих баз даних відносяться повнотекстові бази даних, котрі містять неструктуровані тексти статей чи книг у формі, що дозволяє здійснювати швидкий пошук (як наприклад вікіпедія).

Часто зустрічається характеристика бази даних на основі певних параметрів або необхідних вимог, наприклад:

• значна кількість даних 
• незалежність даних 
• відкритий доступ до даних 
• підтримка транзакцій з гарантією відповідних властивостей 
• гарантована відсутність збоїв 
• одночасна робота з багатьма користувачами. 

Із подальшим розвитком бази даних змінюються й ці вимоги та додаються нові, тому одностайності щодо повноти цієї характеристики немає.

 

 

На сьогоднішній день на українському ринку є кілька програм із системи обліку документів.

Однією з таких програм є система обліку документів „Канцелярія”, що призначена для автоматизації документообігу на підприємствах різного профілю й масштабу. На відміну від програмного продукту „Система учета документов «Канцелярия»” інтерфейс та усі текстові повідомлення виконані українською мовою. Увесь документообіг поділяється на три основних потоки: вхідні, вихідні та внутрішні документи. Контроль виконання доручень по вхідній кореспонденції здійснюється на всіх етапах руху документів усередині організації (багаторівневий контроль) у різних площинах: по всьому документу, за окремими пунктами документу, за окремими дорученнями керівництва – резолюціям, за виконавцем.

Функції системи:

• реєстрація документів;
• введення текстів резолюцій і призначення виконавців;
• реєстрація руху документів усередині організації, включаючи переміщення паперових оригіналів і паперових копій документів і відповідних резолюцій; графічне відображення цього руху у вигляді „дерева документів”;
• забезпечення автоматизованого контролю проходження документів у підрозділах організації з моменту їх отримання або створення до завершення виконання (відправка вихідного документу або інформування керівництва з тематики доручення); 
• забезпечення автоматизованого контролю виконання доручень за вхідним документом в цілому, а також за окремими пунктами документу й за кожним виконавцем;
• контроль за виконанням доручень за заданими інтервалами часу з автоматичним контролем виконання всередині кожного інтервалу;
• автоматичний запуск перевірки на наявність „прострочених” документів при початку роботи системи;
• видача звітів за підрозділами, виконавцями, видами документів тощо, формування реєстру документів вхідної і вихідної кореспонденції;
• пошук документів за їх змістом, текстом резолюцій та набором реквізитів;
• фіксація реєстрації повторних та вторинних документів;
• адміністрування, розподіл прав доступу до роботи з документами для різних користувачів, настройка, підтримка довідників;
• інтеграція із системами створення документів (текстовий редактор Word, система розпізнавання Fine Reader).

Що ж до параметрів, система функціонує в середовищі „1С: Підприємство” з будь-яким набором встановлених компонентів (Бухгалтерський облік, Оперативний облік, Розрахунок). 

Інша програма – БД НАУ – ЭКСПЕРТ+РУССКОЯЗЫЧНАЯ. Унікальність цієї системи в тому, що вона не має аналогів в Україна. Містить понад 125 тисяч перекладів документів та допоміжних матеріалів. Її переваги над автоматичним перекладачем очевидні:

- автоперекладач не робить офіційних перекладів; - автоперекладач може "перекрутити" юридичний зміст тексту; - системи з автоперекладачем не можуть шукати документи за російськими словами. 

Система містить офіційні переклади законів України та редакторські переклади підзаконних актів України. Редакторські переклади документів не мають офіційного статусу і захищені законодавством України з авторського права.

ІНФОРМАЦІЙНИЙ СКЛАД СИСТЕМИ:

• Нормативно-правова база
• Верховна Рада України: Конституція, кодекси, закони, постанови. 
• Президент України: укази. 
• Кабінет Міністрів України: постанови, декрети. 
• Міністерства та відомства України - нормативні акти, зареєстровані в Мінюсті, а також вузьковідомчі документи: листи, роз'яснення, розпорядження. 
• Міжнародні угоди: двосторонні угоди України, міжнародні конвенції. 
• Органи влади СРСР та УРСР: чинні нормативні акти. 
• Органи влади Автономної Республіки Крим. 
• Судова практика
• Конституційний Суд України: рішення, висновки, ухвали. 
• Верховний Суд України: постанови пленуму, ухвали судових колегій, роз'яснення, листи. 
• Вищий Господарський Суд України: постанови, рішення, листи. 
• Вищий Адміністративний Суд України: постанови і рішення. 
• Аналітика
• Консультації, погляди, роз'яснення: дайджести статей з поточних економічних питань, ексклюзивні аналітичні статті правозастосувального характеру, офіційні повідомлення та роз'яснення органів державної влади. 
• Тематичний класифікатор: тематичні добірки нормативних актів у сферах підприємництва, податкового, митного законодавства, міжнародного права, зовнішньоекономічної діяльності, бухгалтерського обліку. 
• Моніторинг: щотижневий огляд нових нормативних актів. 
• Довідники
• Каталог публікацій нормативних актів у офіційних та відомчих виданнях. 
• Словник термінів: визначення термінів із посиланнями на відповідні закони, підзаконні акти, судові рішення, міжнародні угоди. 
• Зведені таблиці: щоденні курси валют НБУ, індекси інфляції, розміри облікової ставки, мінімальної зарплати, пенсії, податкового мінімуму, список офшорних зон і т. ін.
• Бланки, форми
• Бланки звітності у Word-форматі, готові до заповнення та