Організація і впровадження електронного документообігу міста

Оскільки процес документообігу ще автоматизований ще не повною мірою, у роботі більшості підприємств наявна змішана система документообігу: коли функціонують паперові документи поруч із електронними. У зв’язку із цим варто впроваджувати роботу з оцифровки паперових документів для оптимізації процесу автоматизації. Робота з оцифровки, як правило, ведеться за двома напрямами:

Перший напрямок - це створення графічних копій кожної сторінки документів. 

Другий напрямок - це переведення паперових видань у текстовий формат. Такий метод потребує декількох етапів: 

1. сканування документу (тобто створення графічної копії першоджерела); 
2. обробка графічної копії програмою оптичного розпізнавання тексту для переведення тексту з графічного представлення у текстовий формат комп'ютера; 
3. корегування орфографічних помилок в тексті, допущених програмою оптичного розпізнавання; 
4. електронна публікація матеріалу у одному із загальноприйнятому форматі. Слід зазначити, що такий метод хоч і потребує більших затрат, але має і певні переваги — оцифровані таким чином матеріали дають можливості повнотекстового пошуку. 

 

 

Гарантією успішної роботи органів влади завжди є ефективна діяльність державних службовців та посадових осіб органів місцевого самоврядування. Проте, для якісного задоволення потреб громадян традиційні методи роботи з інформацією стають менш результативними. Виникає необхідність впровадження нової системи документаційного управління, побудованої на основі електронного документообігу. Проте, на практиці такої системи ще не впроваджено. Тому важливо порівняти системи електронного документообігу, які використовуються в органах місцевого самоврядування України, для виявлення їх основних проблем з метою удосконалення процесу впровадження електронного документообігу в органи місцевого самоврядування (далі – ОМС) України.

Сучасне значення електронного документообігу викликає значний науковий інтерес. Особливості, проблеми та перспективи впровадження електронного документообігу в органах місцевого самоврядування викладено в наукових працях таких сучасних вчених, як І. Двойленко, В. Корнута, В. Писаренко та ін.

Згідно зі статтею 9 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», електронний документообіг (обіг електронних документів) – сукупність процесiв створення, оброблення, вiдправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документiв, якi виконуються iз застосуванням перевiрки цiлiсностi та у разi необхiдностi з пiдтвердженням факту одержання таких документів [1].

Електронний документообіг здійснюється завдяки використанню систем електронного документообігу. Система електронного документообігу (далі – СЕД) – це організаційно-технологічний комплекс методичних, технічних, програмних та інформаційних засобів, який забезпечує комплекс функції для роботи з електронними документами: перетворення паперових документів у електронні, організація захисту і розподілу доступу до електронних документів, їх маршрутизація, механізми узгодження документів та ін. [1].

Для проведення порівняльного аналізу було обрано такі системи електронного документообігу: Megapolis. Документообіг, OPTIMA-WorkFlow, АСКОД, Док Проф та el-Dok. Критерієм відбору було обрано результати дослідження Центрального державного електронного архіву України щодо використання органами влади систем електронного документообігу. Згідно з ним, у 39,5% державних органів влади функціонує система електронного документообігу Megapolis. Документообіг, у 13,2% – система OPTIMA-WorkFlow, у 10,5% – АСКОД та у 5,3% – Док Проф [2].

Порівняння здійснювалось за такими характеристиками: клас СЕД, робота з документами (реєстрація документів, накладання резолюцій, контроль виконання, маршрутизація документів, централізоване сховище документів, імпорт та експорт документів, пошук документів), налаштування (підтримка операційних систем і платформ, користувацькі нагадування, інтеграція з іншим програмним забезпеченням), надійність та безпека (контроль цілісності документів, підтримка електронного цифрового підпису), додаткові можливості (автоматичне архівування документів, підтримка українського правопису, функції електронної пошти).

Порівняння систем електронного документообігу здійснено в кількісній формі. Для характеристики було використано таку систему оцінювання:

• 0 балів – можливість не реалізована;
• 0,5 балів – неповна реалізація можливості (або з допомогою додаткового програмного забезпечення);
• 1 бал – можливість повністю реалізована.

Усі системи електронного документообігу, які порівнювались належать до класу систем електронного управління документами. В усіх системах присутні можливості реєстрації документів, накладання резолюції та контролю виконання документів. Зокрема в системі Megapolis. Документообіг функції реєстраціє документів реалізовуються завдяки використанню підсистеми «Звернення громадян», а накладання резолюцій та контроль виконання документів забезпечуються через підсистему «WEB-модуль» [3]. В системі OPTIMA-WorkFlow ці функції реалізовується через розділи «Клієнт системи» та «Контроль виконання доручень» [4]. Система електронного документообігу АСКОД виконання функції реєстрації документів забезпечується модулем «Робота з документами», а накладання резолюцій та контроль виконання – модулем «Хід виконання документів» [5]. У системі Док Проф реєстрація документів та контроль за виконанням документів здійснюються в однойменних модулях, а накладання резолюції – в модулі «Рух документів» [6]. В системі el-Dok ці функції виконуються в модулі обслуговування вхідної кореспонденції (ОВхК) [7].

Маршрутизація документів повністю реалізується не у всіх СЕД, а лише в двох. В системі el-Dok ця функція частково реалізована, а в системах Megapolis. Документообіг та Док Проф зовсім не реалізовується. В системі OPTIMA-WorkFlow маршрутизація документів здійснюється з використанням модуля «Редактор маршрутних схем», а в системі АСКОД – модуля «Маршрутизація бізнес-процесів».

Централізоване сховище документів є лише в трьох системах – Megapolis. Документообіг, OPTIMA-WorkFlow та el-Dok. В інших двох воно відсутнє. Імпорт та експорт документів повністю реалізується тільки в системах OPTIMA-WorkFlow та el-Dok, в решти лише – частково. Пошук документів реалізується в усіх системах електронного документообігу завдяки використанню відповідних модулів (Megapolis. Документообіг – «WEB модуль», OPTIMA-WorkFlow – «Адміністратор системи», АСКОД – «Пошук і фільтри», Док Проф – «Контроль виконання документів», el-Dok –