Вивчення напрямків діяльності та організації роботи у відділі канцелярії

Кваліфікаційна характеристика професії документознавця визначена в Державному класифікаторі професій України ДК 003-95, розробленому Науково-дослідним інститутом соціально-трудових відносин Міністерства праці й соціальної політики України за участі Інституту української мови Національної академії наук України й Науково-дослідного інституту статистики Державного комітету статистики України.

Завдання та обов’язки документознавця:

розробка та впровадження технологічних процесів роботи з документами й документною інформацією на підставі використання організаційної та обчислювальної техніки з обліку, контролю виконання, оперативного збереження, довідкової роботи;

участь у плануванні, організації й вдосконаленні діяльності служби документаційного забезпечення управління;

здійснення контролю за станом діловодства в структурних підрозділах;

підготовка пропозицій із забезпечення ергономічних умов праці, раціоналізації робочих місць працівників служби документаційного забезпечення управління;

розробка уніфікованих систем документації й табелів документів різного призначення та рівня управління, класифікаторів документної інформації;

організація впровадження, ведення (у тому числі автоматизованого) і розвитку системи документації, яка включає також документи на машинних носіях і класифікатори документної інформації;

вживання заходів щодо впорядкування складу документів та інформаційних показників, скорочення їх кількості та оптимізації документопотоків;

Напрямки діяльності документознавця

Суспільство потребує висококваліфікованих документознавців у різних галузях діяльності. Одними з найзатребуваніших фахівців є документознавці-менеджери з рекламної, митно-брокерської діяльності та документно-технічного забезпечення виробництва. Розглянемо їх основні функціональні обов’язки, крім зазначених вище, щодо документознавця незалежно від спеціалізації.

Професійний менеджер з реклами повинен:

1. організовувати роботу з рекламування продукції та послуг з метою їх просування на ринки збуту, інформуючи споживачів про переваги якості та відмінні властивості товарів та послуг, що рекламуються;
2. брати участь у формуванні рекламної стратегії, яка базується на перспективних напрямах подальшого організаційного розвитку, інноваційній та інвестиційній діяльності; розробляти плани рекламних заходів з одного виду або групи товарів (послуг) і виконувати керівництво, координацію робіт з проведення рекламних кампаній; здійснювати контроль за виконанням роботи, розробкою системи звітності й контролю заходів, а також за розробленням та реалізацією договорів і контрактів з рекламування продукції та послуг;
3. вивчати ринок збуту та попит покупців з метою визначення найкращого часу й місця розміщення реклами, масштабів і термінів проведення рекламних кампаній, кола осіб, на яких слід спрямувати рекламу, орієнтуючи її на цільові групи за професією, віком, купівельною спроможністю, статтю;
4. оптимізовувати зв’язки із засобами масової інформації, сприяючи формуванню позитивного образу компанії, визначати стратегію паблік рилейшнз;
5. здійснювати вибір форм і методів реклами в засобах масової інформації, їх текстового, кольорового та музичного оформлення;
6. визначати конкретні носії реклами (газети, журнали, рекламні ролики тощо) та їх оптимальне поєднання;
7. організовувати розроблення рекламних текстів, плакатів, проектів, каталогів, буклетів, контролювати їх якість, забезпечувати наочність і доступність реклами, додержання норм громадської моралі, не допускаючи при цьому порушень правил конкурентної боротьби;
8. проводити повний аудит реклами згідно з відповідним законодавством. Рекламодавець зобов’язаний зберігати оригінали реклами протягом шести місяців після виходу відповідно до Закону про рекламу;

Значущість професії менеджера з митно-брокерської діяльності набуває значення у зв’язку зі зростанням зовнішньоекономічної діяльності компаній щодо імпорту та експорту товарів споживання, оскільки митні платежі становлять понад 40% річного бюджету країни. Специфіка вітчизняного приватного бізнесу полягає в тому, що імпорт товарів широкого споживання перевищує експорт, а це зумовлює необхідність грамотного митного оформлення імпортованої продукції.

Головне завдання менеджера з митно-брокерської діяльності полягає в доставці товару після його повного оформлення. Для цього він повинен:

• знати митне законодавство;
• обробляти й підготовлювати первинну й кадрову документацію в процесі документообігу, ретельно вивчати й грамотно складати договори;
• уміти працювати зі спеціальними комп’ютерними програмами щодо ведення документообігу й організації митно-брокерської діяльності;
• розробляти схеми оптимізації введення документообігу на митниці;
• уміти грамотно заповнювати основні документи, зокрема вантажну митну декларацію;
• правильно вказувати митну вартість товару;
• мінімізувати митні платежі, податкові витрати;
• організовувати ділові зв’язки с партнерами митних терміналів;
• організовувати транспортно-експедиційне обслуговування;
• Менеджери з документно-технічного забезпечення виробництва обслуговують різні сфери виробництва. Тому вони є універсальними працівниками, що адаптуються в процесі роботи до певної виробничої сфери діяльності.

Менеджери з документно-технічного забезпечення виробництва повинні:

• контролювати правильне оформлення й своєчасне отримання відповідної технічної та кадрової документації;
• здійснювати аналітико-синтетичну обробку документів;
• перекладати каталоги, проспекти, журнали й іншу технічну документацію, що пов’язана з профілем підприємства;
• контролювати своєчасне оформлення звітів і пропозицій співробітників;
• аналізувати ринки технічного обладнання; збирати й акумулювати технічну інформацію про діяльність профільних підприємству фірм і організацій;
• уміти оформлювати заявки на одержання технічної документації та зразків нової техніки від фірм й організацій;
• грамотно оформлювати документи для відвідування міжнародних конференцій, симпозіумів і виставок фахівцями підприємства;
• організовувати проведення технічних переговорів із представниками закордонних фірм.
• забезпечувати оптимізацію введення документообігу за допомогою новітніх інформаційних технологій.

 

Згідно статті 1 Закону України міліція – це державний озброєний орган виконавчої влади, що захищає життя, здоровя, права і свободи громадян, власність, навколишнє середовище, інтереси суспільства і держави від протиправних посягань.

До завдань міліції відносять:

• забезпечення особистої безпеки громадян, захист їхніх прав і законних інтересів;
• забезпечення безпеки дорожнього руху;
• попередження правопорушень і їхнє припинення;
• виявлення і розкриття злочинів;
• охорона і забезпечення громадського порядку;
• захист власності від злочинних зазіхань;
• виконання накладених адміністративних стягнень.

Міліція здійснює адміністративну, профілактичну, оперативно-розшукову, кримінально-процесуальну, виконавчу та охоронну функції.

Принципи – це основні положення, закріплені в Конституції й інших законах України, на яких базується устрій, порядок функціонування і повноваження органів