Вивчення напрямків діяльності та організації роботи у відділі канцелярії

Підприємство, а саме відділ канцелярії надає більшу перевагу саме електронній системі документообігу Docs. ua, і на мою думку, це дуже зручно працювати в такому режимі. Я не маю ніяких пропозицій щодо вдосконалення технологічних процесів обробки інформації, бо підприємство працює за сучасними технологіями, і це вже великий плюс.

 

 

Посадо́ва інструкція – документ, що визначає організаційно-правове становище працівника в структурному підрозділі, що забезпечує умови для його ефективної праці. Посадова інструкція – це обов'язковий кадровий документ.

Посадові інструкції складаються з розділів: «Загальні положення», «Завдання та обов'язки», «Права», «Відповідальність», «Повинен знати», «Кваліфікаційні вимоги» та «Взаємовідносини (зв'язки) за професією, посадою». У робочих інструкціях розділи «Загальні положення», «Взаємовідносини (зв'язки) за професією» можуть бути відсутні.

У розділі «Загальні положення» наводяться дані про сутність, особливості і мету робіт, порядок укладення та припинення трудового договору, класифікаційні критерії, визначальні ознаки спеціальності й спеціалізації, додаткові відомості про посаду, професію або роботи працівника тощо.

Розділ «Завдання та обов'язки» розкриває зміст робіт, які має виконувати працівник. У робочій інструкції цей розділ повинен містити характеристики робочого місця.

У розділі «Права» визначаються і наводяться делеговані працівникові правові засоби, за допомогою яких забезпечується виконання покладених на нього завдань та обов'язків.

Розділ «Відповідальність» містить показники особистої відповідальності за виконання робіт, а також переліки результатів, яких необхідно досягти працівникові в процесі професійної діяльності за вказаною посадою, професією або роботою.

У розділі «Повинен знати» подаються додаткові порівняно з кваліфікаційною характеристикою вимоги до знань, умінь, майстерності працівника, викликані реальними умовами виробництва, особливостями устаткування, матеріалів, інструментів, що використовуються для виконання робіт.

Розділ «Кваліфікаційні вимоги» містить норми, які стосуються рівнів освіти, кваліфікації, досвіду, спеціалізації, достатніх для повного і якісного виконання робіт за посадою або на робочому місці.

Розділ «Взаємовідносини (зв'язки) за професією, посадою» розкриває взаємовідносини та зв'язки з іншими працівниками в підрозділі і за його межами, умови заміщення в разі відсутності тощо (Додаток А)

Товарно-транспортна накладна потрібна для обліку руху товарів, матеріалів, продукції у процесі їх перевезення. На підставі ТТН вантажовідправник списує відправлені товари, а вантажоодержувач оприбутковує їх.

Підприємці повинні виписувати ТТН, це обов'язковий документ для всіх СПД незалежно від форми власності, податкова прирівнює його до первинних документів (лист ДФС № 625). Із товарно-транспортної накладної видно, що за вантаж перевозиться, яким транспортом, звідки і куди. Але потрібно звертати увагу, що наявність ТТН не скасовує необхідності у видатковій накладній, яка підтверджує факт передання товару (додаток Б).

Рахунок фактура – це документ, в якому вказують обсяг грошей для виплати за певну кількість товару.

Використовується рахунок фактура, як документ, що може підтвердити сплату акцизного податку і ПДВ. Заповнюється рахунок-фактура постачальником товару (продавцем). Один примірник рахунку-фактури віддають покупцеві, інший лишається у постачальника.

Затвердженої законом форми рахунку-фактури немає, проте існують вимоги до заповнення цього бланку.

Рахунок-фактура повинен містити відомості з обов’язковим вказанням реквізитів (найменування при наявності) продавця та покупця. Такий документ повинен міcтити дату заповнення, найменування одиниць товару, загальну суму покупки та суму податку. При необхідності постачальник може доповнити бланк інформацією, яку вважає за потрібне ввести в рахунок-фактуру.

Бажано, щоб документ містив підпис, оскільки відсутня форма затвердження, то кому підписувати документ визначає постачальник. У випадку коли йде мова про підприємства, право підпису мають керівник, заступник керівника, чи особа, якій нададуть такі повноваження. Печатку на документі, зазвичай, не ставлять.

До того, як віддати рахунок-фактуру покупцеві, постачальник має внести дані про документ до спеціального журналу під назвою «Журнал реєстрації рахунків-фактур» і лише потім віддати заповнений бланк (додаток В).

Акт виконаних робіт. Акт виконаних робіт-це документ, який підтверджує факт виконання певного замовлення, передбаченого попередньо укладеними між двома організаціями договором. Він також служить доказом того, що роботи (надані послуги) дійсно були проведені підрядником у повному обсязі.

Правила складання й заповнення. В акті виконаних робіт вказуються: терміни та обсяги виконаних робіт, їх вартість з урахуванням ПДВ порядковий номер акта, номер договору, до якого він додається і номер рахунку, наданого замовнику за виконаний обсяг робіт юридичні назви замовника і підрядника, ставляться печатки обох організацій і підписи представників або відповідальних осіб обох сторін Акт виконаних робіт завжди складається у двох примірниках, перший з яких залишається у підрядника, другий – надається замовнику. Замовник має право відмовитися від підписання акта, якщо він з чимось не згоден. В такому випадку відбувається розгляд, усунення виконавцем всіх недоліків, і складання нового акта. Акт виконаних робіт може служити підставою до оплати за виконані роботи (Додаток Г).

Прибутковий касовий ордер – це документ первинної облікової документації касових операцій, за яким здійснюється прийом готівкових грошових коштів в касу організації.

Оскільки прибутковий касовий ордер є первинним документом бухгалтерського обліку, отже, він повинен бути складений при здійсненні факту господарського життя, тобто за фактом надходження