Культурно-лінгвістичний практикум

Пояснювальна записка

Пояснювальна записка – під такою назвою діють два документи: це пояснення або доповнення до змісту окремих положень програми, проекту, плану, звіту – записки службового характеру; це й документ особистого характеру, в якому пояснюються певні дії, вчинки (частіше негативні) або факти, ситуація, що склалася, чи поведінка громадян (працівника, студента, курсанта, учня) на вимогу керівника установи, членів адміністрації, рідше – з ініціативи самого підлеглого.

Пояснювальну записку пишуть у довільній формі та оформляють аналогічно доповідній записці. Виклад тексту може бути прямим або оберненим, коли починають з висновків, а потім дають обґрунтування.

Цей термін використовується для назви двох документів:

1) вступна частина основного документа (плану, програми, звіту, проекту тощо), у якому обґрунтовуються мета його створення, структура, зміст, термін дії, функціональне призначення, актуальність і новизна;

2) документ особистого характеру, в якому пояснюються певні дії особи (найчастіше – порушення дисципліни, невиконання роботи).

Пояснювальна записка пишеться працівником на вимогу адміністрації, в деяких випадках – з ініціативи підлеглого. Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи, оформляється на бланку або стандартному аркуші із зазначенням таких реквізитів:

1. Адресат.

2. Посада, прізвище, ім’я, по батькові (при потребі домашня адреса) адресанта.

3. Назва виду документа.

4. Заголовок.

5. Текст.

6. Дата складання.

7. Підпис.

Якщо записка направляється за межі установи, її оформляють на бланку і реєструють. 

 

Зразок

Декану гуманітарного факультету

Жуковському В. М.

старости групи МК-11

Прозапас О. М.

 

Пояснювальна записка

 

Студенти V курсу групи МК-11 не з’явилися на заняття 25.10.11 р. через те, що перебували на екскурсії у ювелірній майстерні. Екскурсія була організована викладачем Конопкою Н. О. як плановий захід в межах навчального процесу.

 

26.10.11 р.                                                                Староста (підпис) О. М. Прозапас 

 

 

Приватне та офіційне листування

Лист – це письмово оформлений монолог, звернений до певної особи (або осіб). 

Листування може бути:

1.офіційне, службове;

2.неофіційне, приватне.

Офіційне, службове листування – це листування між установами, організаціями.

Неофіційне, приватне листування ведеться між особами і має переважно побутовий, часто інтимний характер.

Приватне листування відображає життєвий досвід автора, його світогляд, естетичні смаки і інтереси, соціальний стан та індивідуальні риси характеру, а також ступінь спорідненості чи знайомства автора з адресатом, близькість інтересів і переконань або спільність мети і уподобань. 

Приватний лист напівофіційного характеру посилається знайомим офіційним особам у випадках, коли потрібне яке-небудь сприяння в розв’язанні питань, що є предметом офіційної листування або переговорів, з метою підкреслити зацікавленість автора в даній справі або прискорити розв’язання якого-небудь питання шляхом використання впливу особи, якому прямує лист.

Приватні листи пишуться на звичайному папері (в піваркуша), іноді на бланку з надрукованими друкарським способом в лівому верхньому кутку ім’ям і прізвищем або офіційним титулом відправника. Зворотна сторона листа не використовується.

Службові листи належать до основних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами.

За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді й такі, що її не потребують.

До листів, що потребують відповіді, належать: листи-прохання, листи-звернення, листи-пропозиції, листи-запити, листи-вимоги.

До листів, що не потребують відповіді, належать: листи-попередження, листи-нагадування, листи-підтвердження,листи-відмови, супровідні листи, гарантійні листи, листи-розпорядження, листи-повідомлення.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист – цілій низці установ, колективний лист – на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ.

Службові листи пишуть чи друкують на бланку або чистому аркуші паперу.

Основні реквізити листа:

1. Штамп (повна назва установи – автора листа).

2. Номер і дата листа.

3. Назва установи-адресата.

4. Текст, що складається з двох частин:

-опис фактів або подій, які послугували підставою для написання листа;

-висновки та пропозиції.

Відмітка про наявність додатка.

5. Підпис керівника організації.

6. Печатка.

Залежно від теми листа, його призначення і взаємин кореспондентів листи можна поділити на:

a)родинно-побутові

b)інтимно-товариські, дружні

c)приватно-ділові

d)офіційно-ділові (не береться до уваги  офіційне, службове листування між установами і організаціями

Щоб оволодіти мистецтвом листування, слід засвоїти правила ведення ділової кореспонденції, тобто низку загальноприйнятих правил.

1. Починати листа необхідно із звертання.  

2. Дуже важливо ретельно обміркувати початкову фразу листа, від якої може багато залежати, адже саме вона має переконати адресата у правомірності написання листа.  

3. Вибір завершальних речень є також дуже важливим і залежить насамперед від змісту листа. Можна повторити подяку, висловлену на початку листа, чи просто подякувати за допомогу, оскільки слово “дякую” – найуживаніше слово кожного порядного комерсанта, підприємця, банкіра, кожної ділової людини.

4. Якщо ви бажаєте досягти