Ринок мобільних розваг і проблема формування ПР-стратегії

4)Слідкувати за реалізацією проектів

5)Оцінювати ефективність реалізації ПР-стратегії

Взагалі варто зазначити, що як такого програмного забезпечення для планування і управлінняу сфері зв’язків з громадськістю автором знайдено не будо, однак є досить багато інших програм, що дозволяють ефективно планувати, реалізовувати і оцінювати проекти. Таке програмне забезпечення можна умовно подлити на 3 групи [12]:

1)Системи планування і управління проектами – програми, які дозволяють планувати діяльність з будь-яких проектів.

a.Marketing Expert Profissional

b.Project Expert

c.MS Project

2)Генератори звітів – програми, які дозволяють швидко створювати звіти з будь-якого виду діяльності.

a.Crystal Analysis

b.Crystal Reports

3)Системи управління клієнтами – програми, які дозволяють повністю відслідковувати діяльністю будь-якого клієнта компанії.

a.Super Office

b.Terrasoft

Серед сучасного програмного забезпечення, яке допомагає ПР-спеціалістам при стратегічному плануванні, слід виділити такі програми, як Microsoft Project та CRM.

Microsoft Project є програмою, розробленою компанією Microsoft, основне призначення якої – організація ефективного управління проектами. Оскільки ПР-стратегія по своїй суті є великим проектом з кінцевою ціллю, який складається з великої кількості більш дрібних проектів (ПР-кампаній), то дана програма чудово підходить і для огранізації стратегічного планування у сфері зв’язків з громадськістю.

Основним позитивним моментом при використанні Microsoft Project у бізнес ПР є те, що дана програма допомагає врахувати фактично усі показники, які необхідні для складання бюджету проекту та розрахунку його тривалості: кількість учасників проекту, необхідна кількість ресурсів, загальний час тривалості проекту, „чистий час” проекту, статус кожного етапу проекту на різних стадіях [13].

Розглянемо роль Microsoft Project при плануванні участі компанії у міжнародній виставці (Додаток 1).

Метою даного проекту є підписання не менш як двох вигідних контрактів внаслідок участі фірми у міжнародній виставці під назвою Mobile Entertainment Market – 2005 (Ринок мобільних розваг - 2005). Крім того, ще однією метою цього проекту є пошук нових партнерських контактів для фірми.

Даний проект розподіляється на декілька етапів (підпроектів) [14].

1. Оцінка заходу. Тобто, вивчаеться сама виставка, доцільність участі в ній. На цій стадії ПР-відділ виконує такі дії: вивчає вебсайт заходу, контактує організаторів цієї події з метою отримання списку учасників заходу, вивчає план заходу та, визначивши, що в цій виставці варто взяти участь, планує загальний проект.

2. Перша розсилка запрошень організувати ділову зустріч на заході. Так як основною метою зустрічі є підписання ділових угод, то необхідно ці зустрічі організувати. Для цього асистенти з маркетингу, маючи список компаній, що беруть участь у заході, здійснюють пошук контактів, за якими буде надіслана електронна розсилка. Спеціаліст відділу ПР готує текст листа-запрошення, в якому описує перспективи зустрічі та її бажані результати. Менеджери з продажу кваліфікують список компаній, які отримають запрошення та виключають небажані та безперспективні компанії, після чого відправляється розсилка.

3. Перша хвиля організації зустрічей. Виставка буде тривати 2 дні, таким чином є можливість організувати близько 20 ділових зустрічей. Отримані відповіді на розсилку знову кваліфікуються менеджерами з продажу, які оцінюють доцільність зустрічі з тією чи іншою компанією. Отримавши згоду на проведення зустрічі від компанії, яка отримувала розсилку та підтвердження на таку зустріч від відділу з продажу, ПР-відділ організовує зустріч. Під час організації зустрічі сторони домовляються про час зустрічі, її місце, обмінюються більш детальною контактною інформацією, надсилають одна одній презентаційні матеріали та узгоджують план зустрічі.

4. Якщо протягом першої хвилі розсилки не вдалося організувати необхідну кількість ділових зустрічей, тоді розсилається друга хвиля розсилки серед компаній які не відповіли (статистично таких компаній зазвичай до 90%). Після чого знову повторюються попередні два пункти. Звичайно може бути (і переважно трапляється) і так, що плануються 20 зустрічей, а компаній, які бажають організувати таку зустріч набагато більше. Таким чином, виконується друга мета проекту – пошук нових контактів. Таким фірмам повідомляють, що на даний момент, через певні обставини, зустріч не може відбутися, однак з цією компанією продовжують підтримувати зв’язок і розвивають стосунки без зустрічі на виставці.

5. Деякі компанії потребують більш уважного ставлення, тому для організації зустрічі з ними простої розсилки недостатньо. В даких випадках звертаються до тактики дзвінків.

6. Реєстрація участі. Якщо фірма планує взяти участь у виставці як демонстратор певних продуктів чи послуг, то реєстрація звичайно відбувається до організації зустрічей. Однак, якщо компанія їде на виставку як простий відвідувач, то реєстраційні внески зазвичай сплачуються після організації ділових переговорів, коли на 100% відома доцільність участі у заході.

7. Власне участь у події.

8. Доведення проекту та заходу до кінця. Реалізація даного пункту відбувається після завершення заходу. Контактуються компанії, з якими були проведені зустрічі, та особи, з яким преставникам компанії вдалося познайомитися. Їм дякують за зустріч та роблять все можливе, щоб продовжити взаємовигідну співпрацю.

З додатку видно, як програма Microsoft Project допомагає спланувати та реалізувати такий проект. Ми бачимо, скільки днів займає кожна стадія, коли вона починається та закінчується, скільки годин роботи вимагається від кожного учасника проекту та скільки відсотків його робочого часу буде займати участь саме в цьому проекті.

Зазначивши показник внутрішньої вартості робочого часу для організації, програма,