Методичні матеріали з дисципліни «Українська мова (за професійним спрямуванням) « до теми «Ділові папери як засіб мовної комунікації»

- Ввічливість, дотримання етикету. Ввічливість має стати духовною потребою кожної людини. Одне недоречно вжите слово, невдало сформульоване речення можуть спричинити розрив стосунків. Слова дякую та вибачте, доречно використані ділові компліменти повинні стати невід’ємними складниками тексту листа.

- Уникнення категоричності. Тон ділового листа має бути доброзичливим, а не наказовим. Висловлюючи повагу до адресата, не можна вживати наказові конструкції на зразок: слід негайно вжити заходів..., категорично забороняємо Вам..., про виконання необхідно повідомити до....

- Уникнення заперечних форм. Заперечення типу ми не можемо..., ми не погоджуємося..., я не буду... не викличуть позитивних емоцій. Якщо ситуація складається так, що без заперечної частки не не обійтися, слід іншими засобами пом’якшити тон листа: Ви повинні зрозуміти, що цього разу ми не можемо..., Мені дуже прикро, але..., Дуже шкода, проте..., На превеликий жаль, я не зможу... Такі фрази нададуть змісту листа толерантності та етичності.

– Наявність вступного та завершального компліментів, навіть якщо лист має стати останньою крапкою у партнерських стосунках.

- Надання стилеві ділової кореспонденції виразності та емоційності «живого» ділового спілкування, що не виключає використання навіть засобів гумору.

При веденні ділового листування не слід забувати, що це все-таки документи. Отже, листи мають бути чіткими, лаконічними, зрозумілими, не містити нічого зайвого, що заважало б сприйманню основної інформації. З іншого боку, лист – це особливий вид документації, що відрізняється від протоколу, наказу чи розпорядження. Це письмова розмова з адресатом, а тому в ньому не варто обмежуватися лише холодними стандартними фразами.

Залежно від мети листа, близькості знайомства з адресатом, при необхідності зберегти субординацію усе в листі має бути доречним. Наприклад, недоречними будуть вияви гумору в листах до спонсорів, представників влади, особисто не знайомих вам партнерів, під час презентації своєї фірми, уточнення угоди тощо. Але у звертанні до постійного клієнта, колеги чи давнього партнера вишуканий гумор не завадить, а добрі стосунки можуть стати ще кращими.

- Завершальні речення тексту також можуть бути різними, їх зміст залежить від того, про що йшлося вище у листі. Так, наприклад, можна повторити подяку, висловлену на початку, чи просто подякувати за допомогу: ще раз дякуємо Вам... ; дозвольте ще раз подякувати Вам... ; хочемо ще раз висловити щиру вдячність... ; дякую за допомогу.

- Досить поширеною формою кінцівки у ділових листах є висловлення сподівання, надії: сподіваємося, що домовленість буде взаємовигідною; сподіваємося, що наша пропозиція Вас зацікавить; розраховуємо на тісне і взаємовигідне співробітництво; маємо надію на встановлення тісних контактів між нашими фірмами; сподіваюся отримати Вашу відповідь найближчим часом.

– Наприкінці листа можна вдатися також до запевнення адресата – часто воно відіграє роль психологічного підкріплення того, про що йшлося в листі: запевняємо, що Ви можете цілковито розраховувати на нашу підтримку; ми будемо раді співпрацювати з Вами.

- Завершальним у листі може бути прохання (зателефонувати, найближчим часом дати відповідь, надіслати документи та ін.) : просимо уважно ознайомитися з матеріалами і дати нам відповідь; просимо Вас терміново повідомити... ; просимо підтвердити згоду на... ; просимо терміново вжити заходів для поліпшення ситуації.

- Прощальні фрази у діловій кореспонденції також можуть бути різними. При тривалій успішній співпраці можна закінчити лист дружніми фразами: щиро Ваш; із найкращими побажаннями; із вдячністю та найкращими побажаннями.

Обов’язкові реквізити листів та їх оформлювання

- На фірмовому бланку стандартного формату вгорі вказуються реквізити адресата: фірмова емблема чи знак, повна назва, поштова та електронна адреси, номери телефонів, телексів, факсів.

Якщо лист оформлюється не на фірмовому бланку, то реквізити адресата (одержувача) розміщуються в лівій частині аркуша, а в правій частині – реквізити адресанта (відправника).

- Дата написання листа має вказувати число, місяць, рік; розміщується в лівій частині аркуша.

Зазок фірмового бланка листа:

Начальникові управління освіти і науки Запорізької обласної державної

адміністрації Вєрозубову О. Г.

Пр. Леніна, 164, м. Запоріжжя, 69107

- Звертання вказує на офіційний та почесний титул адресата, вживається у формі кличного відмінка, розміщується над текстом листа. Варіанти звертання: Шановний Петре Андрійовичу; вельмишановний пане директоре (директор) ; високоповажний добродію ректоре (ректор) ; шановна пані Маріє.

- В офіційних листах не прийнято звертатися на ти, навіть якщо стосунки між людьми, що займають високі пости, дуже тісні.

- Текст листа.

- Комплімент – це засвідчення ввічливості, яким починається або закінчується лист: з глибокою повагою; щиро Ваш; з подякою тощо.

- Підпис засвідчує цей документ. Зазначається посада, підпис, розшифрування підпису (ініціали та прізвище) особи, що склала документ.

Загальноприйняті правила оформлювання ділового листа

- Кожна сторінка, окрім першої, нумерується арабськими цифрами.

- Службові листи друкуються на комп’ютері, передаються факсом. Ширина поля з лівого боку – не менше 2 см. Сам текст листа друкується через 2 чи 1, 5 інтервала. Абзац із крайнього рядка – по 5 інтервалів, а звертання до адресата пишеться без абзацу.

- У тексті не допускається виправлень, підчищень.

- Резолюції на всіх видах вхідної кореспонденції роблять олівцем або на окремих аркушах паперу, які прикріплюють.

-