Методичні матеріали з дисципліни «Українська мова (за професійним спрямуванням) « до теми «Ділові папери як засіб мовної комунікації»

- Діловий лист слід писати на бланках фірми (організації), із вказаними реквізитами фірми-відправника (закладу).

- Презентабельний бланк – це своєрідна візитна картка фірми, тому його дизайн та поліграфічні якості – ті деталі, за якими робитимуть висновки про престижність відправника. Тому для виготовлення фірмових бланків використовується лише високоякісний папір.

- Конверт за дизайном має відповідати бланкові. Напис на конверті починають із кому, а далі куди. Адреса отримувача пишеться двічі: на конверті справа внизу і зліва вгорі – в листі. Прізвище адресата пишуть з ініціалами: спочатку ініціали, а далі – прізвище. За правилами ввічливості перед ініціалами ставимо скорочення П. (Панові, Пані) або Панам.

Послідовність відомостей на конверті така:

- ім’я, по батькові, прізвище (для організацій – найменування підприємства, організації, установи) ;

- вулиця, номер будинку, квартири;

- населений пункт, номер відділення зв’язку;

- район і область (якщо потрібно).

Зразок:

(індекс, адреса відправника) Місце для

252005 В. Ф. Бондаренко марки

вул. Вишнева, 20, кв. 47,

м. Київ, 5

О. М. Пономаренко

вул. Лозова, 14,

м. Мелітополь,

243010 Запорізька обл.

(індекс одержувача) (адреса одержувача)

Види листів

Лист-підтвердження

Лист-підтвердження – важливий вид ділових листів, у якому міститься письмове підтвердження попередньої угоди, домовленості чи запрошення. Такий лист утверджує реноме досвідченої ділової людини, яка з належною повагою ставиться до партнера. Це нагода ще раз ненав’язливо запросити до співпраці та підтвердити свою зацікавленість у ній. Крім того, лист-підтвердження дає можливість повідомити деякі необхідні деталі справи, про яку йдеться.

Зразок тексту:

Запит

Запит – це комерційний документ, своєрідне звертання партнера з проханням надати докладну інформацію про необхідний товар чи певні послуги або ж надіслати пропозицію на постачання товару.

Зразок тексту:

Шановні панове.

Посилаючись на перемовини з Вашим представником, що відбулися 25 квітня 2012р., просимо надіслати нам тверду пропозицію на постачання запасних частин до двигуна. У пропозиції просимо вказати назву, тип, технічні характеристики, ціну і вагу кожної позиції специфікації, а також можливий термін і загальний обсяг постачання. Просимо також окремо вказати вартість упаковки та транспортування.

Зазначте також, будь ласка, точну дату надсилання нам пропозиції.

З повагою

Начальник цеху (підпис) А. Б. Карпенко

Типові вислови, що використовуються в запитах:

Просимо надіслати нам пропозицію на постачання...

Просимо терміново повідомити, чи зможете Ви постачати...

Згідно з нашою домовленістю від 05. 02. 2012, просимо...

Відповідь на запит

Відповідь на запит – це форма ділової кореспонденції, яка надсилається у відповідь на запит і є обов’язковою. Залежно від ситуації, можна пообіцяти відправити пропозицію на постачання товару, відмовити в постачанні, прийняти запит на розгляд, запропонувати змінити умови запиту тощо.

Зразок тексту:

Шановний пане директор (е).

Підтверджуємо отримання Вашого запиту від 17. 03. 2012 на постачання 30 авіадвигунів. Повідомляємо, що цей запит прийнято до розгляду, а остаточне рішення повідомимо Вам додатково.

З повагою

Начальник відділу постачання (підпис) Р. П. Онищенко

Оферта

Оферта – це письмова пропозиція товару, яку робить продавець покупцеві. У ній висловлюють бажання чи готовність укласти угоду купівлі-продажу на умовах, вказаних у пропозиції.

Зразок тексту:

Шановний Петре Миколайовичу.

Із вдячністю підтверджуємо отримання Вашого запиту і надсилаємо тверду оферту на постачання 10 (десяти) тонн паперу.

Товар буде постачатися протягом трьох місяців від дати отримання Вашого замовлення однаковими щомісячними партіями.

З повагою

Директор комбінату (підпис) В. К. Коломієць

Типові фрази в офертах:

Відповідаючи на Ваш запит від 12. 02. 2012 стосовно поставки...

У відповідь на Ваш запит повідомляємо...

Дякуємо за запит і надсилаємо тверду оферту на постачання...

Лист-прохання

Лист-прохання – один з найпоширеніших видів ділової кореспонденції, у якому висловлюється більш чи менш серйозне прохання до партнерів, клієнтів, благодійників тощо.

Зразок тексту:

Шановний пане Коваленко!

Звертаємося до Вас із проханням про невелику пожертву до фонду «Діти України».

Основна мета нашого фонду – допомогти знедоленим дітям, що залишилися без батьківської опіки. Ваш внесок допоможе покращити їхнє життя, дасть їм змогу стати гідними членами суспільства.

Сподіваємося, що Ви не залишитеся байдужими і наперед дякуємо за розуміння.

З щирою до Вас повагою

Директор фонду (підпис) Д. В. Миколайчук

Типові фрази у проханнях:

Просимо повідомити...

Будь ласка, повідомте нам...

Будьте ласкаві терміново надіслати нам...

Будемо Вам дуже вдячні, якщо Ви...

Відмови

Відмови належать до категорії складних листів – з погляду обох сторін листування. При написанні листів-відмов украй необхідне дотримання правил тактовності, ввічливості й аргументованості. Відмову слід сформулювати коректно, навести переконливі докази неможливості співпраці.

Зразок тексту:

Шановний пане Петренко.

Вдячні за інтерес, виявлений до нашої