Методичні матеріали з дисципліни «Українська мова (за професійним спрямуванням) « до теми «Ділові папери як засіб мовної комунікації»

1. Слухали:

Марченко С. В. – Звіт з виробничо-фінансової діяльності ЗНТУ за 2011 р., про порядок підготовки й складання річного звіту та про завдання працівників, які готують матеріали звіту (Звіт додається).

Виступили:

Грищенко Л. Я. – Вважаю, що нам необхідно більш ретельно готувати матеріали звіту. Особливо уважно слід перевіряти цифровий матеріал, який розкриває стан доходів і витрат як бюджетних коштів, так і коштів спеціальних фондів.

Коваль Г. М. – Пропоную всім службам, причетним до складання річного звіту, більш дисципліновано, тобто у визначені терміни, подавати матеріали до звіту. Для внесення коректив ще є час, адже річний звіт ми маємо подати до Обласного статистичного управління до 10 січня 2012р. Отже, закінчити складання звіту ми повинні не пізніше 8-9 січня.

Ухвалили:

Усім працівникам відділу обліку забезпечити своєчасну підготовку й високу якість матеріалів звіту про виробничо-фінансову діяльність ЗНТУ за 2011р.

Відповідальні – керівники підрозділів.

Подати річний звіт до Облстату не пізніше 10 січня 2012р.

Відповідальний – головний бухгалтер.

Слухали:

Затвердження складу комісії з питань контролю дисципліни.

Руденко С. М. – Нам необхідно внести пропозиції щодо створення комісії з питань контролю дисципліни. Пропоную включити до складу цієї комісії 15 осіб, а саме:...

Виступили:...

Ухвалили: До 20. 01. 2011 р. створити комісію з контролю дисципліни ЗНТУ у складі 15 осіб. (Список додається).

Додаток: реєстраційний список на 3 арк. в 1 прим.

Голова (підпис) С. М. Руденко

Секретар (підпис) А. М. Васильчик

Витяг з протоколу

Витяг з протоколу – один з наймасовіших видів документації, що надсилається (передається) окремим особам (підприємствам). Це засвідчена копія певної частини протоколу, оформлена належним чином. Витяг з протоколу оформляють на загальному чи спеціальному бланку установи або на чистих аркушах паперу.

Реквізити:

• назва виду документа (витяг з протоколу), його номер;
• назва органу засідання чи наради;
• реєстраційний індекс;
• місце складання, дата;
• порядок денний;
• текст із відповідного питання.

Зразок:

Місце

для відбитку кутового

штампа установи

Витяг з протоколу

11. 03. 2011 №5 м. Запоріжжя

засідання профспілкового комітету ЗНТУ

Голова – Сергієнко С. Г.

Секретар – Лозовенко Н. Є.

Присутні: Гаркуша І. М., Квітка Є. П., Колосова А. Ф.,

Сидоренко О. М.

Порядок денний:

2. Клопотання про виділення путівки до лікувально-профілактичного санаторію «Сосновий бір» для Михайленка Ю. І. (доповідач – Гаркуша І. М.).

2. СЛУХАЛИ:

Гаркуша І. М. – (наводиться текст з оригіналу)

ВИСТУПАЛИ:

Квітка Є. П. – (наводиться текст з оригіналу)

Сидоренко О. М. – (наводиться текст з оригіналу)

УХВАЛИЛИ:

2. 1. Виділити Михайленку Ю. І. путівку для оздоровлення в лікувально-профілактичному санаторії «Сосновий бір» на період 10-31 липня 2011р.

Оригінал підписали:

Голова С. Г. Сергієнко

Секретар Н. Є. Лозовенко

Згідно з оригіналом

Голова профкому (підпис) Л. В. Рябець

15. 03. 2011

 

 

 

1. Класифікація листів.

2. Вимоги до тексту ділових листів.

3. Реквізити листа та їх оформлювання.

4. Види листів, їх зразки.

Офіційне листування охоплює ту чи іншу форму кореспонденції, що надсилається офіційним особам від імені інших офіційних осіб.

Існують два основні види офіційної кореспонденції:

- офіційне листування між державними установами різних країн, іноземними представництвами та їх посадовими особами (ноти, меморандуми, пам’ятні записи). Цей вид кореспонденції використовується в основному в дипломатичній практиці. Загальні протокольні вимоги до офіційного листування, метою якого є засвідчення адресатові поваги з урахуванням рангів, ґрунтуються на принципах рівності, коректності, взаємоповаги;

- ділові (комерційні) листи, що мають напівофіційний характер і широко практикуються для організації контактів між фірмами, організаціями тощо.

Вимоги до тексту ділових (комерційних) листів

- Лаконізм. Ділові листи не повинні бути надто довгими, якщо цього не вимагає ситуація. Викладати інформацію слід чітко та по суті, без зайвих повторів та обтяжливих деталей. Але лаконічність не повинна бути самоціллю і стати на заваді вишуканості та емоційності, індивідуальному стилю автора листа.

- Важлива запорука успіху ділового листа – логічність та послідовність викладу. При написанні листа слід стежити за розвитком думок та способом їх втілення на папері. Недопустимо, щоб лист був хаотичним і непослідовним, інакше адресат навряд чи зрозуміє, з якою метою його писали. Основну увагу необхідно зосередити на найсуттєвішому. Для цього можна скористатися такими висловами-зв’язками: дозвольте також... ; принагідно я хотів би... ; водночас хочу сказати... ; крім того... ; при нагоді прошу Вас... ; хочу також зауважити, що... ; крім того, висловлюємо свої сумніви щодо... ; ми також могли б... ; просимо також звернути особливу увагу на... ; вважаємо доцільним (за доцільне)...

- Слід уникати багатозначності висловлення та не зловживати іншомовними словами. Пишучи ділового листа, завжди слід ураховувати, кому він адресований, і не завдавати клопотів із «розшифруванням» його змісту. Суть справи повинна бути викладена чітко, зрозуміло і не