Організація і впровадження електронного документообігу міста

 

РОЗДІЛ 1. ОСНОВНІ ПОНЯТТЯ І ВИЗНАЧЕННЯ. ПРИНЦИПИ ОРГАНІЗАЦІЇ ДОКУМЕНТООБІГУ ВАРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛ НОСТІ

1.1.Поняття документообігу

1.2. Системи електронного документообігу

1.3.Типлві вимоги до СЕД

1.4.Огляд основних систем документообігу

РОЗДІЛ 2. ПРИНЦИП РОБОТИ З СИСТЕМАМИ  ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ

2.1.Робота з СЕД

2.2.Автоматизація канцелярії

2.3.Робота з СЕД ІС:Документообіг

2.4.Права доступу і  інформаційна безпека

2.5.Порівнянльні можливості СЕД

 

 

В умовах глобалізації та інформатизації суспільства на державні підприємства, установи, приватні організації обрушився великий потік інформації. Розвиток обчислювальної техніки, всесвітня мережа Інтернет призвели до глобальних змін у процесах створення, розповсюдження та обміну інформацією [13, 95]. У процесі документообігу на сьогоднішній день неможливо ігнорувати все зростаючий потік документів, ведення електронного документообігу. Це змушує запроваджувати роботу з новими джерелами інформації, удосконалювати нові форми документообігу, розробляти процеси автоматизації документообігу. З огляду на вище зазначені факти дійсності обрана тема є надзвичайно актуальною з точки зору сучасних проблем діловодства та потреб впровадження єдиної системи електронного документообігу з метою автоматизації інформаційно-документного забезпечення діяльності будь-якого підприємства.

Організація й робота з різними документами охоплюють усі процеси, які відносяться до запису (фіксування) на різних носіях та оформлення за встановленими правилами інформації, необхідної для здійснення управлінських функцій. Документування здійснюється як природною мовою (рукописні, машинописні документи), так і штучними мовами з використанням нових носіїв. У роботі розглядається використання комп’ютерної техніки для автоматизації ведення діловодства, зокрема для укомплектування каталогів документів.

Організація роботи з документами – головна задача управління у будь-якому закладі: від офісу невеликого підприємства до державної установи або крупної корпорації.

Метою роботи є дослідження можливостей автоматизації документообігу й створення каталогів документів та розробка рекомендацій щодо оптимізації процесів автоматизації каталогізації. 

Діяльність будь-якого підприємства регулюється діючою законодавчою базою, наказами та розпорядженнями керівництва, умовами підписаного договору, встановленими правилами ведення тих чи інших операцій тощо. Усі ці „регулятори” оформлюються у вигляді документів – зафіксованих текстів законів, наказів, договорів. Виходячи з цього, можна сказати, що вся діяльність будь-якого підприємства заснована на послідовному виконанні документів. А успіх їх виконання визначає результативність діяльності підприємства. Оскільки на сьогодні значно зросла кількість документів та вимоги до них, умовою успішного діловодства є автоматизація процесу документообігу та створення баз даних документів, зручних для використання та обробки.

Об’єктом нашого дослідження став процес документообігу на сучасному етапі розвитку. Предмет дослідження становлять процеси автоматизації документообігу, зокрема автоматичні процеси створення каталогів документів.

Коли мова заходить про автоматизацію документообігу, часто в цю сферу потрапляють програми, які не мають прямого відношення до даної проблеми – текстові редактори, програми розпізнавання символів і т.д. У загальнодержавних стандартах термін „документообіг” позначає контрольний рух документів як всередині організації, так і за її межами. Електронний документообіг охоплює крім цього стадії підготовки документів і вільний обмін інформацією по комп’ютерній мережі. У даній роботі розглядаються ті програмні продукти, що підпадають під це визначення.

Технологія діловодства передбачає ведення регістраційно-контрольних та звітних форм і журналів. Для забезпечення єдиного порідку обробки документів передбачається створення спеціалізованих служб: управління справами, секретаріатів, канцелярій. Основна проблема традиційної технології – централізоване відстеження руху документів в реальному масштабі часу, оскільки вимагає як централізованих даних оперативної інформації, так і ведення значної кількості різних журналів та картотек.

Програмні продукти цього напрямку зберігають усі традиції і норми діловодства, прийняті в конкретній організації. Вони лише супроводжують паперовий документообіг, зменшуючи трудоємність рутинних операцій з обробки документів. Однак така система повинна буди здатною суттєво розширити межі традиційного документообігу за рахунок обробки документів на персональному комп’ютері і створення електронних баз даних – каталогів, зручних для повсякденного використання. Системи цього напрямку – своєрідні мости до поступового переходу від паперових до електронних документів.

Для досягнення мети дослідження, тобто для вивчення можливостей автоматизації документообігу й створення каталогів документів, у процесі роботи над обраною темою слід вирішити такі завдання:

• проаналізувати діючу систему документообігу;
• розглянути можливості автоматизованого документообігу;
• дослідити особливості електронного документообігу та його переваги;
• вивчити існуючі програми з електронного обліку документів;
• розробити рекомендації щодо автоматизації документообігу.

Робота складається зі вступу, трьох розділів, висновків, списку літератури та додатку. У вступі обґрунтовується доцільність вивчення обраного питання, визначається мета та завдання дослідження, вказується предмет та об’єкт вивчення.

Робота має практичне значення. Результати дослідження можуть бути використані для комплектації посібників-рекомендацій стосовно роботи в автоматизованому режимі документообігу, а також як практичні рекомендації при безпосередній роботі з електронними документами. 

 

 

 

Електронний документообіг (обіг електронних документів) – сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів [10, 18].

Порядок електронного документообігу визначається державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності згідно з законодавством.

Відносини, пов'язані з електронним документообігом та використанням електронних документів, регулюються Конституцією України ( 254к/96-ВР ), Цивільним кодексом України, законами України "Про