Системи керування базами даних Microsoft Access

У системі Access є різні способи управління даними, а саме: система меню, панелі інструментів, контекстне меню, вказівник миші та комбінації клавіш. При роботі з СКБД Access використовують як ліву, так і праву клавіші миші. Надалі, якщо не обумовлено особливо, маємо на увазі ліву клавішу.

СКБД Access має значну кількість спеціальних програм, які отримали назву «майстри». Так, є майстер таблиць, майстер кнопок, майстер форм і т. д. Майстри здійснюють діалог з користувачем, у процесі якого визначаються дані, необхідні для розв’язування відповідної задачі. Для зручності роботи кожен майстер має певні етапи (кроки). Будь-який етап можна пропустити або звернутись до попередніх.

Access має зручні засоби копіювання рядків, полів і фрагментів однієї таблиці до іншої. Крім того, можна отримувати повні копії таблиць чи їхніх структур. Таблицю однієї бази даних можна перенести до іншої бази даних.

Система Access має розвинуту систему запитів, яка дозволяє отримувати на екрані різні відомості з таблиць. Користувач може задавати умови запиту, відповідно з якими з бази вибираються визначені дані чи формується нова таблиця.

СКБД Access має засоби, які забезпечують видачу на екран даних не тільки у вигляді таблиць, але й у вигляді інших форматів (форм). За допомогою майстра форм користувач може сам визначити форму видачі даних на екран. В Access є три стандартних види форм, які можуть будуватися автоматично. Важливо правильно конструювати Форми, скільки саме з ними працює користувач при введенні і редагуванні записів бази даних. Крім того, Форми можна використовувати для збирання та виведення інформації.

У системі Access широко використовується поняття Звіт. Звіт багато в чому схожий на Форму. Його використовують при виведенні документів на друкування. Принципова різниця між Формою та Звітом у тому, що формати Звітів відповідають стандартним форматам паперу.

Система Access має потужну довідкову систему. Для отримання допомоги необхідно встановити курсор миші на кнопці зі знаком запитання і клацнути по її лівій клавіші. Після виконання цієї команди з’явиться вікно, у якому вказано, як і яку довідкову інформацію можна отримати.

 

 

Щоб завантажити Access, необхідно виконати команду Пуск/Программы/ Microsoft Access. Первинне вікно програми Microsoft Access містить елементи меню: Файл, Сервис і?. Панель інструментів містить кнопки для створення нової бази даних, відкриття наявної бази даних, збереження поточної (активної) бази даних тощо. Для того щоб відкрити наявну базу даних, виконують таку послідовність дій:

1. Слід виконати команду Файл/Открыть або натиснути комбінацію клавіш <Ctrl+O> чи скористатися кнопкою Открыть базу данных стандартної панелі інструментів. На екрані зявиться діалогове вікно Открытие файла базы данных.

2. Вибрати потрібну папку.

3. Вказати ім’я файла бази даних.

4. Клацнути на віртуальній кнопці Открыть або натиснути на клавішу Enter.

Щоб закрити поточну базу даних, вибирають команду Файл/Закрыть, або двічі клацають на кнопці системного меню, або натискають комбінацію клавіш <Ctrl+W> (<Ctrl+F4 >), або клацають на кнопці закриття вікна, що знаходиться праворуч заголовку вікна бази даних.

Під час створення нової бази даних, або відкриття наявної відкривається вікно бази даних – і більшість елементів меню та панелі інструментів стають доступними. Щоразу можна відкрити лише одну базу даних.

Для закінчення роботи з Access, потрібно закрити всі вікна, після чого виконати команду Файл/Выход або клацнути на кнопці закриття вікна Access

 

 

В Access поняття бази даних стосується одного файла, який містить певну інформацію. При роботі з Microsoft Access користувач працює з об’єктами під якими розуміє все, що може мати ім’я (в змісті Access). Основними об’єктами є: таблиці, запити, форми, звіти, макроси та модулі.

 

ОбєктОпис

Таблиця Об’єкт, який визначає користувач та використовуєте для зберігання даних. Кожна таблиця включає інформацію про об’єкт певного типу, наприклад, про клієнтів. Таблиця має поля (стовпці), в яких зберігаються різного роду дані, наприклад, прізвище або адреса клієнта і записи (які ще називають рядками). В записі зібрана вся інформація про деякий об’єкт (людину, зразок продукції), наприклад, відомості про клієнта на ім’я Сергій Борзов. Для кожної таблиці можна визначити первинний ключ (одне або кілька полів, що ають в собі унікальне для кожного запису значення) і один або кілька індексів, що допомагають прискорити доступ до даних

ЗапитОб’єкт, який дозволяє користувачу отримати потрібні дані з однієї або кількох таблиць. Для створення запиту можна використати бланк QBE (запит по зразку) або інструкції SQL. Ви можете створювати запити на вибірку, поновлення, знищення або додавання даних. З допомогою запитів можна також створювати нові таблиці, використовуючи дані з однієї або кількох існуючих таблиць. Запити дають змогу відображати дані, з кількох таблиць в одному записі

ФормаОб’єкт, призначений в основному для введення даних, відображення їх на екрані або управління роботою прикладної програми. Користувач може використовувати форми для того, щоб реалізувати вимоги користувача до представлення даних з запитів або таблиць.