Системи керування базами даних Microsoft Access

ЗвітОб’єкт, призначений для створення документу, який в майбутньому може бути роздрукований або вставлений в документ іншої прикладної програми. Відображає і дає змогу друкувати дані з таблиці або запиту на основі описаного користувачем формату. У звіті дані редагувати не можна. Звіти можуть містити дані, взяті з кількох таблиць або запитів Перш ніж виводити звіт на принтер, його можна попередньо продивитися на екрані.

МакросОб’єкт, що представляє собою структурований опис одного або кількох дій, які має виконати Microsoft Access у відповідь на певну подію. Наприклад, можна визначити макрос, який у відповідь на вибір деякого елемента в основній формі відкриває іншу форму. За допомогою іншого макроса можна здійснювати перевірку значення деякого поля при зміні його вмісту. В макрос можна включати додаткові умови для виконання або невиконання тих чи інших вказаних в ньому дій. З одного макроса можна також запустити інший макрос або процедуру VBA. 

МодульОб’єкт, що містить програми, написані на мові VBA, які дозволяють розбивати деякий процес на кілька невеликих процедур і знаходити помилки. Модулі можуть бути незалежними об’єктами, що містять функції, які викликаються з будь-якого місця прикладної програми, але вони можуть бути і безпосередньо прив’язані до окремих форм або звітів для реакції на ті чи інші зміни, які там виникають. 

 

Вікно поточної бази даних містить корінець (вкладку) для кожного типу об’єкта бази даних. Вибравши тип об’єкта бази даних, наприклад, таблиці, можна побачити на екрані список наявних імен таблиць. Для того, щоб відкрити потрібний об’єкт, двічі клацають на кнопці Открыть для таблиць, запитів, форм, на кнопці Просмотр – для звітів або кнопці Запуск – для макросів і модулів. Для створення нових об’єктів використовують кнопки Создать і Конструктор.

 

 

Перед тим як створювати таблиці, форми і звіти, слід витратити деякий час на проектування бази даних.

Розглянемо деякі важливі поради, яких слід дотримуватися розробляючи бази даних.

Необхідно починати з аналізу наявної бази даних, створеної вручну чи за допомогою комп’ютера. Переглянути використовувані форми та звіти. Визначити джерело даних. Визначити чи можна імпортувати введені дані. Переглянути задачі, які розв’язуються за допомогою бази даних, і продумати ті, які слід розв’язувати в майбутньому (наприклад, створення щотижневих звітів, експортування даних, сортування, обробка і аналіз).

Проідентифікувати дані і задачі, які слід розв’язувати, розділити їх на групи, наприклад, розділити відомості про клієнтів і відомості про платіжні документи. Ці групи згодом стануть таблицями.

Визначити дані, які зберігатимуться в кожній таблиці (таблиця клієнтів, наприклад, може містити прізвища клієнтів, їхні адреси й номери телефонів). Такі дані в таблиці будуть полями.

Переглянути спільні елементи таблиць. Прізвище клієнта може бути спільним елементом таблиці клієнтів і таблиці накладних. Ці спільні елементи називаються ключовими полями.

Продумати оформлення перегляду даних у вигляді форм і звітів.

Визначити умови вибору для запитів.

Забезпечити безпеку даних: стратегія створення копій, розподіл даних та обмеження доступу під час роботи в мережі.

 

 

Перші кроки щодо створення бази даних можуть бути різними.

Наприклад, запустимо систему Access і у вікні запрошення (мал. 1)

встановимо перемикач у положення Новая база данных.

 

Згодом активізуємо кнопку ОК. У результаті на екрані з'являється вікно Файл новой бази данных.

Інший спосіб створення нової бази даних – через меню Файл. Для

цього потрібно відкрити це меню і вибрати команду Создать базу даных. У ньому необхідно набрати ім'я файла, його тип і директорію, а потім активізувати кнопку Создать. Після цього відкривається вікно База данных.

Зверніть увагу, що на екрані з'явилося головне меню системи. Воновміщує такі меню: Файл, Правка, Вид, Вставка, Сервис і Окно.

Робота у головному меню СКБД Access здійснюється відповідно до

загально-прийнятих правил роботи у системі Windows. Крім головного

меню у вікні ще є панелі інструментів, робота з якими також

здійснюється за правилами, прийнятими для системи Windows.

Активізувши кнопку Создать у вікні База даннных на екран буде виведено вікно Новая таблица. У цьому вікні перераховані

такі способи створення таблиць: Режим таблицы, Конструктор,

Мастер таблиц, Импорт таблиц, Связь с таблицами.

Режим таблицы видає бланк (форму) абстрактної таблиці. Потім

вона може приймати конкретне наповнення і вміст.

Робота Мастера таблиц заснована на використанні заготовок

таблиць, з яких користувач вибирає поле для своєї нової таблиці.

Спосіб Импорт таблиц дозволяє імпортувати дані у таблицю, яка

створюється, з інших файлів, у тому числі і з файлів форматів даних, які відрізняються від формату, який використовується у СКБД Access.

Спосіб Связь с таблицами дозволяє шляхом установлення зв'язків

з файлом формату інтегрувати дві інформаційні системи.

 

 

Під