Системи керування базами даних Microsoft Access

Одне із найважливіших адміністративних завдань ведення бази даних полягає у створенні резервної копії. Резервне копіювання бази даних необхідне для запобігання втратам інформації. Створювати резервну копію бази даних необхідно регулярно, особливо перед радикальними змінами й після них.

Резервну копію бази даних створити нескладно, оскільки всі таблиці, форми та інші об’єкти бази даних зберігаються в одному файлі. Якщо ви працюєте зі спеціальним програмним забезпеченням для створення резервних копій, просто вкажіть файл бази даних як об’єкт копіювання. Можна також використати команди копіювання програми Проводник.

 

 

У міру того як постає необхідність додавати і вилучти об’єкти у файлі бази даних, він може стати дуже фрагментованим, а робота з ним – повільною та непродуктивною. Стиснення бази даних усуває фрагментацію й підвищує швидкість роботи. Це також заощаджує вільний простір на диску. Бази даних, які переважно використовуються для перегляду інформації, можна стискати рідко, а ті бази, інформація в яких поновлюється щодня, і щотижневі звіти необхідно стискати регулярно. Для того, щоб стиснути базу даних, необхідно закрити базу даних.

У первинному вікні програми Microsoft Access вибирають команду Сервис/Служебные программы/Сжать. На екрані зявиться діалогове вікно База данных для сжатия де вказують ім’я файла бази даних, яку потрібно стиснути і клацають на кнопці Сжать. На екрані з’явиться діалогове вікно Сжатие базы данных под именем, де слід вказати ім’я файла бази даних (ім’я може бути те саме, що й у бази даних, вибраної для стиснення) і активізують кнопку Сохранить.

 

 

Перебої в електроживленні та інші несправності комп’ютера або локальної мережі можуть зіпсувати базу даних. Коли відкривають базу даних Access перевіряє, чи не зіпсовані дані, а у разі, якщо необхідно відновити дані, видає на екран відповідне повідомлення.

Якщо є підозра, що дані зіпсовані, виявивши, що частину їх загублено або зіпсовано, а Access не повідомляє про це, то в такому випадку необхідно закрити базу даних і у первинному вікні програми Microsoft Access вибирають команду Сервис/Служебные программы/Востановить. На екрані з’явиться діалогове вікно Востановление базы данных, де вказують ім’я файла бази даних, який потрібно відновити, і активізують кнопку Востановить.

 

 

При першому відкритті вінка бази даних Microsoft Access завжди активізує вкладку Таблицы і та виводить на екран список доступних в базі даних таблиць. В правій частині вікна розташовані три командні кнопки. Одна з них дозволяє створити нову таблицю, а дві інші – встановити один з двох можливих режимів:

  

Активізує режим таблиці, який дозволяє продивлятися та редагувати дані у вибраній таблиці. 

  

Відкриває таблицю в режимі конструктора, який призначений для перегляду та зміни визначення таблиці.

  

Дозволяє створити нову таблицю. Після Натискання цієї кнопки Microsoft Access може

створити визначення таблиці на основі введених даних (аналогічно до створення нової електронної таблиці), або надає вам можливість створити нову таблицю самостійно або за допомогою чарівника. 

 

Коли вікно бази даних є активним, можна вибрати будь-яку з цих командних кнопок з клавіатури, натиснувши одночасно клавішу, що відповідає підкресленій букві в імені кнопки і Alt. Можна також активізувати режим таблиці, два рази клацнувши на імені таблиці, а в режимі конструктора, – двічі клацнувши на імені таблиці при натиснутій клавіші Сtrl.

Щоб створити нову таблицю, виводять на екран вікно баз даних, оберають об’єкт Таблица, і клацають на кнопці Создать. На екрані зявиться діалогове вікно Новая таблица. Далі в полі цього вікна виберають один із способів створення таблиці. Наприклад, майстер таблиць дає змогу прискорити процес створення таблиці, пропонуючи на вибір типові таблиці баз даних для бізнесу і обліку кадрів, наприклад, списки розсилання кореспонденції, списки рахунків і накладних. Кожна типова таблиця містить приклади полів.

Після того як буде обрано тип і задано поля, Access створить таблицю зовнішній вигляд якої можна змінити. Для цього можна використовувати контекстну довідку. Згодом можна вводити дані до таблиці або в форму, створену майстром. Використання майстрів – найпростіший спосіб навчання і роботи в Access.

Використовуюи спосіб Конструктор, на екрані буде відображено порожню таблицю в режимі Конструктора. Далі доводиться самостійно описувати поля цієї таблиці.

 

 

Обравши спосіб Мастер таблиц у діалоговому вікні Новая таблица, Access відобразить діалогове вікно Создание таблиц. Зразки таблиць наводяться відповідно до зробленого вибору: Деловое применение або Личное применение у полі Образцы таблиц. Вибравши типову таблицю, у вікні Образцы полей зявляться її поля. Для додавання полів або їх вилучення з опису нової таблиці можна використовувати кнопки зі стрілками. Імена полів можна редагувати у вікні Поля новой таблицы, виділивши будь-яке із них і клацнувши кнопку Переименовать поле.

Вибравши поля,