Системи керування базами даних Microsoft Access

У системі Access є також можливість пошуку інформації,

використовуючи логічні вирази. Створення цих виразів здійснюється за допомогою програми, яку називають Построитель виражений. Ця програма створює нову таблицю, зміст якої відповідає заданому виразу.

Окрім розглянутих способів пошуку інформації в базі даних може

використовуватися Мастер перекрестных запросов для побудови таблиць з підрахованими підсумковими значеннями і Мастер повторяющихся записей для групування записів з однаковими значеннями полів.

 

 

Таблиці – корисний засіб для перегляду та зміни даних, але працювати з ними не завжди, зручно представлення даних в них не зовсім наглядне.

Якщо ви бажаєте задавати спеціальні формати або автоматизувати роботу з даними, краще використовувати форми.

По-перше, ви можете управляти представленням даних на екрані та легко його змінювати. Наприклад, можна задати деяке кольорове вирішення, змінити формати виводу даних тощо. Ви можете включити в форми такі елементи управління, як списки та прапорці. Форма може містити об’єкти OLE, наприклад, картинки та діаграми. Безпосередньо в формі можна виконувати обчислення над даними таблиць та запитів.

По друге, використовуючи макроси та процедури VBA, в формі можна виконувати різноманітне редагування даних.

І, нарешті, можна зв’язати кілька форм або звітів за допомогою макросів або процедур VBA, які запускаютьcя простим клацанням по командним кнопкам в формах. Можна також змінити основне меню Access за допомогою макросів, зв’язаних з формами.

Щоб вивести на екран список форм, активізуйте по закладці Формы у вікні бази даних.

 

В правій частині вікна розміщені три командні кнопки:

 

Активізує режим форми, який дозволяє переглядати і Редагувати дані за допомогою форми. 

 

Відкриває форму в режимі конструктора, який призначений для перегляду та змін макету форми.

 

Дозволяє створити нову форму. Після активізації цієї кнопки Access дозволяє створити нову форму самостійно або за допомогою чарівника. 

 

Якщо ви бажаєте змінити визначення форми, відкрийте форму в режимі конструктора.

Вперше відкривши форму в режимі конструктора, біля лівого краю ви побачите панель елементів. Якщо її не видно, виконайте команду Вид  Панель элементов. При створенні форм ця панель використовується найчастіше і вона дозволяє додавати елементи управління, призначені для виводу даних та запуску макросів.

Після розміщення у формі потрібних елементів управління їх можна налагодити за допомогою вікна властивостей. Щоб відкрити вікно властивостей, виконайте команду Вид  Свойства або активізуйте кнопку Свойства. Тут виводяться значення властивостей виділеного елемента управління. Закладки цього вікна дозволяють вивести на екран всі властивості або тільки потрібну категорію: властивості даних, макету, подій або інші властивості.

В кінці всього списку або на закладці События знаходиться ряд властивостей, за допомогою яких можна запускати задані макроси у відповідь на події, що проходять з виділеним елементом управління. Наприклад, можна використати властивість події До обновления для виконання перевірки додаткової умови на значення перед зберіганням змін, проведених з цим елементом управління. Властивості Нажатие кнопки та Двойное нажатие кнопки дозволяють задати різноманітні дії, які буде виконувати Access у відповідь на одинарне та подвійне клацання по елементу управління. З допомогою властивостей Клавиша вверх, Клавиша вниз, Нажатие клавиши и Перехват Ви можете опрацьовувати навіть введення окремих символів в полі форми. Взагалі Access пропонує великий набір подій форм та елементів управління, які можна відслідковувати.

 

 

Режим форми використовується для перегляду, зміни, додавання та з нищення даних. Він надає дружнє середовище для роботи з даними та ручний дизайн їх представлення на екрані. Крім того, форму можна використати для перевірки даних, що вводяться, або для управління роботою інших форм чи звітів. Щоб відкрити форму в цьому режимі, виділіть її ім’я у вікні бази даних і активізуйте кнопку Открыть.

 

Система Access може автоматично створювати три види форм: стовпцеву, стрічкову та табличну.

У відкритому вікні бази даних відкриваємо вкладинку Форми і активізувати кнопку Создать. У результаті відкривається вікно Новая форма. В цьому вікні відкриваємо список таблиць і вибираємо одну з них, а саме ту, з якої будемо створювати форму.

Створимо першу стандартну форму – у стовпчик. Для цього виконаємо команду Автоформа: в столбец. У результаті буде створена форма, в якій всі поля розташовані у стовпець і виведено тільки один запис. Перегляд послідовних записів таблиці здійснюється за допомогою кнопок прокрутки.

При спробі закрити створену форму система робить запит про необхідність її збереження. Якщо форма зберігається, то видається ще один запит про збереження форми з означеним іменем. Можна ввести нове ім'я чи погодитися з тим, яке пропонує система, і після цього активізувати кнопку ОK.

Створимо тепер другу стандартну форму (стрічкову). Порядок її створення аналогічний попередньому, з тією лише різницею, що замість команди Автоформа: в столбец виконується команда Автоформа: ленточная. У цій формі кожний запис займає окремий рядок-стрічку. Розміри форм стрічкової і в стовпчик можна змінювати. Для цього спочатку потрібно встановити приблизний розмір вікна, а потім розкрити меню Окно і виконати команду По размеру формы.

Третя стандартна форма звіту – таблична. Вона створюється аналогічно тому, як і дві попередні. У цьому випадку у вікні Новая форма виконується команда Автоформа: табличная. Для цього потрібно відкрити список Представление формы, значок якого знаходиться на панелі інструментів поряд з однойменною кнопкою (кнопка має позначення трикутника з олівцем). У списку, що відкривається, необхідно вибрати Режим формы.

Крім розглянутих трьох видів стандартних форм, користувач може сам створювати довільну форму. Для цього використовують програму Мастер форм.

У вікні Новая форма виберемо Мастер форм, відкриємо список таблиць і запитів, з якого виберемо потрібну таблицю і активізуємо кнопку ОК. З'явиться вікно Создание форм. Перенесемо в область вибраних всі доступні поля і натиснемо кнопку Далее. У вікні, що з'явилося, виберемо зовнішній вигляд форми. У даному випадку виберемо вигляд В один столбец і активізуємо кнопку Далее. Наступне вікно використовують для вибору стилю форми. Список можливих стилів перерахований праворуч. Виділяючи один за одним різні імена стилів ви побачите, що кодному імені відповідає відповідне оформлення звіту. Виберемо звичайний стиль і натиснемо кнопку Далее. З’явиться вікно, у яке треба ввести ім’я форми і після цього активізувати кнопку Готово.

Форму можна редагувати у режимі Конструктор. Зверніть увагу, що на екрані в панелі інструментів з'явиться кнопка Панель злементов (на ній зображено ключ з молотком). Установіть курсор миші на цю кнопку, активізуйте по кнопці миші. Ви побачите, що ліворуч на екрані з'явиться сама панель, на якій вміщуються різні кнопки для створення елементів управління. Права верхня кнопка – це Мастер элементов. Він визначає, яким способом створюються нові елементи управління. При бажанні спробуйте самостійно розібратися з елементами управління форми.

У формі, як і в запиті, також можна здійснити пошук необхідних

даних. При цьому методика роботи щодо пошуку даних близька до аналогічної методики у запитах.

Близькими до форми є звіти. Структури і тих і інших багато в чому подібні, але формати звітів відповідають стандартам паперу. Багато з того, що викладено для форм, справедливе і для звітів. Для роботи зі звітами найчастіше використовують режим конструктора.

 

 

Хоч можна вивести на друк таблицю або форму, але створити дійсно повноцінний вихідний документ з використанням всіх засобів форматування тексту та додаткової обробки всіх даних (наприклад, з включенням в документ проміжних та загальних підсумків) можна тільки за допомогою звіту. Це зумовлено тим, що форматування таблиць обмежене зміною розмірів рядків та стовпців та використанням шрифтів.

Велика частина того, що було сказано про Форми, відноситься і до звітів. Вибравши в діалоговому вікні База даных вкладку Отчеты і активізувавши кнопку Создать, ми отримаємо діалогове вікно Новый отчет, що дозволяє створювати звіт автоматично, з допомогою Майстра чи вручну.

 

 

Що таке база даних?

Наведіть приклади побутових баз даних?

Що являє собою Microsoft Access?

Які задачі можна розвязувати в Microsoft Access?

Які способи відкриття баз даних у Access ви знаєте?

Якими способами можна зкрити поточну базу даних?

Як можна закінчити роботу з Access?

Зі скількома базами даних можна працювати в Microsoft Access одночасно?

Що є основним об’єктом БД Access?

З яких обєктів складається база даних Access?

Яку кількість символів можуть містити імена об’єктів Access?

Що розуміють під термінами Таблиця, Запит, Форма, Звіт?

Як можна відкрити обєкт?

Які кнопки використовуються для створення нових об’єктів поточної бази даних або модифікації наявних?

Які способи створення бази даних ви знаєте?

Як створюється резервна копія бази даних?

Коли необхідно стискати бази даних?

Як можна відновити зіпсовану базу даних?

Які типи даних передбачені в Access?

Які основні властивості текстового поля?

Які основні властивості числового поля?

Які типи полів визначені в Access?

Опишіть способи створення нової таблиці.

Для чого слугує ключове поле? Як можна його встановити/вилучити?

В яких режимах можна переглядати таблицю?

Для скількох полів можна встановити ключове поле?

Чим характеризується поле таблиці?

Як виконати сортування даних в Access?

Як відновити в таблиці заховані стовпці?

У чому суть зв’язування таблиць?

Як ліквідувати зв’язки між таблицями?

Вкажіть основні етапи створеня запиту.

Які способи створення Форм ви знаєте? Який із них найпростіший?

 

 

Баженов В. А., Венгерський П. С., Горнач В. М., Левченко О. М., та ін. Інформатика. Комп’ютерна техніка. Комп’ютерні технології. -Київ: «Каравела», 2003.

Глинський Я. М. Практикум з інформатики. Львів: Деол, 2002.

Дибкова Л. М. Інформатика та комп’ютерна техніка. Навчальний посібник. – К. : Знання, 2003.

Інформатика. Базовий курс/за ред. С. В. Симоновича. – СПб., 1998.

Інформатика: Комп’ютерна техніка. Комп’ютерні технології. Посібник/За ред. О. І. Пушкаря. – К. : Видавничий центр «Академія», 2001.

Клименко О. Ф., Головко Н. Р., Шарапов О. Д. Інформатика та компютерна техніка: Навчально-методичний посібник/За ред. О. Д. Шарапова. – К. : КНЕУ, 2002.

Лізунов П. П., Васильєва Т. Н., Гром А. Л., Філімонова О. Ю. Microsoft Access. : Конспект лекцій. – К. : КДТУБА, 1999.

Пушкар О. І. Комп’ютерна техніка. Підручник. Серія «Альма-матер». – К. : Академія, 2002.