Управлінські інформаційні системи і технології в обліку, аналізі та аудиті

Розробка програми, вибір методики аналізу - важливі процедури підготовчого періоду, що значною мірою визначають кількість та ефективність усієї аналітичної роботи. Відображення в програмі обсягу використаної в аналізі інформації залежить від напряму аналізу, періоду (місяць, квартал, рік), рівня управління (підприємство чи його підрозділ), суб'єкта аналізу тощо.

Аналітичний етап роботи включає:

збирання (із залученням статистичної звітності, даних синтетичного та аналітичного обліку, планової документації, результатів спеціальних спостережень тощо) і перевірку достовірності інформації, що використовується (достатня та достовірна інформація - головна умова ефективності аналітичної роботи). Обсяг інформації, шо використовується при економічному аналізі, повинен бути необхідним та достатнім. Збирання інформації - процес трудо-

місткий, тому отримання зайвої, такої, що не відповідає завданням дослідження, інформації призводить до підвищення вартості робіт;

систематизацію накопичених матеріалів;

забезпечення зіставленості показників (за оцінкою, структурою, принципами побудови і т. ін.);

статистичне оброблення отриманих даних (вираховування середніх, відносних величин, групування показників і т. ін.), заповнення аналітичних таблиць;

розробку аналітичних показників, необхідних для вирішення поставлених перед аналізом завдань, визначення факторів і ступеня їх впливу на відповідні показники діяльності підприємства, виявлення причинних зв'язків між цими показниками та відповідними господарськими процесами;

визначення резервів збільшення ефективності виробництва тощо.

 

Рис. 5.2. Організаційні етапи аналітичної роботи на підприємстві

 

На аналітичному етапі для оброблення та вивчення показників діяльності підприємств використовують весь арсенал методичних прийомів еконо-мічного аналізу (рис.5.2)

На підсумковому етапі проводять глибше вивчення й узагальнення (групування, підрахунок) резервів господарювання, визначають заходи їх реалізації, доводять до відома зацікавлених осіб результати аналізу, відображені у відповідних документах.

Обов'язковим елементом цього етапу є систематичний кпнтооїй. за виконанням рішень, прийнятих відповідно до результатів аналізу.

Виділяють дві організаційні форми економічного аналізу на підприємстві: централізовану і децентралізовану. Кожна з них функціонує із залученням або без залучення комп'ютерної техніки. Централізована організаційна форма управління підприємством містить спеціалізований підрозділ (відділ, бюро) економічного аналізу. За допомогою такої організаційної системи досягається єдність методологічного забезпечення аналізу, чіткий розподіл праці аналітиків, можливість застосування потужної обчислювальної техніки тощо. Однак вона має й суттєві недоліки: відокремленість аналітичного процесу від процесів управління, низька економічність технології аналітичного процесу та ін.

При децентралізованій формі спеціалізований підрозділ не виділяється, а весь комплекс аналітичних робіт розподіляється в діючій організаційній системі управління підприємством. За такої організації аналітичний процес максимально наближений до управлінського, є його окремим етапом, значно зменшується обсяг оброблення економічної інформації, створюються сприятливі умови для застосування міні- і мікроЕОМ.

На великих промислових підприємствах діяльністю всіх економічних служб керує фінансовий директор (головний економіст), який є заступником голови правління з економічних питань. На малих підприємствах аналітичну роботу очолює зазвичай головний бухгалтер. Він організовує всю економічну роботу на підприємстві, в тому числі з економічного аналізу. Для координації

 

аналітичної роботи можуть створюватися також техніко-економічні ради, до складу яких входять керівники всіх відділів і служб підприємства.

Виконання завдань економічного аналізу на всіх стадіях господарської діяльності підприємства потребує повного охоплення аналітичною роботою всіх служб і ділянок.

Отже, економічний аналіз входить до обов'язків не тільки працівників економічних служб, й технічних відділів (головного механіка, енерге-тика, технолога тощо), цехових служб, керівників ділянок тощо. Тільки спільними зусиллями роботи економістів, техніків, технологів, які мають різнобічні знання з питань, що вивчаються, можна комплексно дослідити проблему та знайти найбільш оптимальний варіант її вирішення. Розподіляти аналітичну роботу між функціональними відділами та службами доцільно за принципом виконання службових обов'язків, враховуючи кількість, терито-ріальну цілісність структурних підрозділів і систем управління, структуру виробництва, структуру та технічну оснащеність управлінського апарату, організацію планування та обліку.

Розподіл обов'язків з проведення економічного аналізу повинен бути обґрунтованим. Від того, наскільки він доцільний, залежить не тільки повнота охоплення об'єктів аналізу, а й виключається можливість багаторазового (різними функціональними службами) проведення одних і тих самих досліджень. Це, в свою чергу, сприяє більш ефективному використанню робочого часу спеціалістів і забезпечує комплексність аналізу.

 

5.2. Розподіл обов'язків між функціональними службами підприємства під час виконання аналітичних робіт

 

У зв'язку з прискореним розвитком суспільного виробництва, впровадженням досягнень науково-технічного прогресу, ускладненням господарських зв'язків обсяг інформації безперервно зростає. За оцінками вчених, обсяг інформації, необхідний для управління економічними й соціальними процесами, кожні 6-8 років подвоюється. Тому важливе значення мають мінімізація та раціональне використання інформації. Причому для прийняття управлінського рішення менеджерам необхідна специфічна, добре структурована інформація про об'єкт управління.

При організації економічного аналізу на підприємстві розробляють спеціальний „Табель аналітичних робіт" (табл. 5.3), зазначаючи в ньому повний перелік аналітичних робіт (завдань), відповідальних за них виконавців та співвиконавців.

Схема розподілу обов'язків щодо виконання аналітичних робіт передбачається програмою (табл. 5.4). Це забезпечує чіткість і своєчасність виконання відповідних функцій ліквідує дублювання.

Розподіл завдань економічного аналізу відповідно до суб'єктів управління проводять разом з обліком специфіки роботи кожного функціонального відділу або служби. Групування аналітичних робіт за відділами та службами відображають у документі певної форми (табл. 5.5).

Таблиця 5.4 Розподіл обов'язків між