Управлінські інформаційні системи і технології в обліку, аналізі та аудиті

 

Таблиця 5.5 Розподіл завдань економічного аналізу за суб'єктами управління

Заповнюючи наведену таблицю, вказують поставлені для вирішення аналітичні завдання, зазначають, хто саме є основним (відповідальним) виконавцем, співвиконавцем тощо.

Крім виконавців аналітичної роботи (див. табл. 5.5), перерахованих вище, суб'єктами економічного аналізу є як безпосередньо власники підприємства, кредитори, постачальники, покупці, податкові органи, персонал і керівництво підприємства, так і опосередковано зацікавлені в діяльності підприємства користувачі інформації (аудиторські фірми, консультанти, біржі, юристи, преса, асоціації, профспілки). Кожен суб'єкт

економічного аналізу вивчає інформацію, виходячи із своїх інтересів. Так, власникам необхідно визначити зміну (збільшення чи зменшення) частки власного капіталу й оцінити ефективність використання ресурсів адміністрацією підприємства; кредиторам і постачальникам - доцільність продовження кредиту, умови кредитування, гарантії повернення кредиту; потенціальним власникам і інвесторам - вигідність вкладання в підприємство своїх капіталів і т.д.

Діяльність сучасного підприємства відрізняється глибиною й складністю зв'язків, високим ступенем розподілу праці, динамізмом технологічних, економічних, соціальних та інших процесів; складається із значної кількості подій та явищ, кожне з яких є джерелом інформації.

Інформація стає цінною лише за її необхідності, за взаємодії споживачів і джерел інформації. Інформація зменшує невизначеність, знімає незрозумілість, яка завжди виникає при нестачі даних. Вона може бути виражена набором літер, цифр, інших умовних знаків (символів) і осмислюється внаслідок чуттєвого сприйняття й уявлень людини.

Економічний аналіз займає проміжне місце між збиранням інформації та прийняттям управлінських рішень, тому його комплексність, глибина й ефективність багато в чому залежать від обсягу і якості інформації, що використовується. Для якісного управління необхідна оптимальна кількість достовірної інформації, оскільки її нестача не дає змоги отримати повного уявлення про предмет, що вивчається. При нестачі інформації важко як слід розібратися в ситуації, оцінити її й прийняти правильне рішення. З іншого боку, надлишковість інформації перешкоджає її швидкому оброблені, аналізу й узагальненню, в результаті чого можна зробити необґрунтовані висновки. Щоб зменшити обсяг інформації, її прагнуть стиснути, вдаючись до кодів, шифрів, спеціальних методів, що одночасно підвищує її корисну місткість. Особливо успішно вирішується ця проблема в умовах функціонування автоматизованих систем управління, що усувають потік непотрібної, надлишкової інформації.

Економічний аналіз виступає не лише споживачем інформації, а створює її для власних потреб і прийняття управлінських рішень. Для економічного аналізу використовують різноманітні джерела інформації. Потреба в конкретних матеріалах залежить від періоду, що аналізується, мети та завдань економічного аналізу.

Склад, зміст і якість інформації, яка залучається до аналізу, мають визначальну роль у забезпеченні його дієвості. Аналіз не обмежується тільки економічними Даними, а широко використовує технічну, технологічну та Іншу інформацію.

Звертає на себе увагу величезний обсяг інформації, а також сучасні її види, такі як: реклама, яка, хоча поки і не досконала, однак має значні інформаційні можливості; машинні джерела; матеріали поліграфічні, засобів масової інформації та Інтернету; інформація професійних консалтингових фірм. На жаль, останнє з названих джерел знаходиться в стадії становлення, але його важливість важко переоцінити. Інформаційно-маркетингові центри займаються наданням інформаційних послуг щодо ситуації на ринках України та в інших країнах, дають можливість відслідковувати рейтингові оцінки найближчих конкурентів, полегшують формування раціональних ділових рішень.

Основою побудови інформаційного забезпечення економічного аналізу в АСУ повинна бути його модель, яка описує процес проходження аналітичної інформації, її оброблення та порядок документального оформлення. Розробка інформаційного забезпечення економічного аналізу в АСУ повинна орієнтуватися на оптимальний перелік аналітичних завдань. Найефективніше інформаційне забезпечення, що ґрунтується на концепції банку даних, забезпечує інтеграцію інформації, можливість її багаторазового та комплексного використання без додаткових перетворень та дублювання.

Організація інформаційних масивів у банку даних визначається їх взаємозв'язком, який відображає інформаційну модель об'єкта, і потребами ефективного доступу до масивів при різних запитах на видачу й оброблення необхідної інформації. Ведення банку даних на сучасних ЕОМ забезпечує автоматизоване вирішення завдань у різних режимах, в тому числі й діалоговому. Досить загальний характер функцій банку даних дозволяє створювати універсальні системи інтеграції та оброблення даних для різних підприємств. Такі системи містять сукупність відносно самостійних функціональних блоків (модулів), що забезпечують успішне вирішення інформаційних завдань.

При проектуванні інформаційного забезпечення насамперед визначають склад і організацію нормативної бази, розміщення документації в основних інформаційних масивах, кількість записів і орієнтовно їх обсяг. Потім установлюють обсяг необхідної для вирішення комплексу аналітичних та інших управлінських завдань інформації, а також форми результивної інформації. При проектуванні розміщення інформації ЕОМ слід враховувати вимоги різних підсистем АСУ. Склад і зміст інформаційної бази, технологія й організація основних робіт багато в чому типові.

Неодноразове використання інформації, яка знаходиться в базі даних, висуває підвищені вимоги до її вірогідності та збереженості, що необхідно враховувати при виборі відповідного програмного забезпечення.

Будь-який процес управління - це насамперед інформаційний процес, який передбачає виконання функцій зі збирання, передачі, оброблення, аналізу інформації і прийняття відповідних рішень. У конкретній управлінській діяльності (планування, бухгалтерський облік тощо) застосовують різні специфічні інформаційні структури, подані у Відповідній формі (планові завдання, облікова, звітна документація тощо).

Упровадження діалогового режиму спілкування людини та комп'ютера пов'язане з виникненням таких структур інформації, як меню-етовпці, меню-рядки, екранні таблиці, вікна тощо, котрі притаманні й ручному обробленню інформації.

Отже, залежно від мети та методів