Управлінські інформаційні системи і технології в обліку, аналізі та аудиті

Отже, економічна інформація - це сукупність різних повідомлень економічного змісту, що виникають при підготовці виробництва, під час вироб-ничо-господарської діяльності і в управлінні цією діяльністю.

Економічна інформація є об'єктом збирання, реєстрації, передачі, зберігання, оброблення і використовується для здійснення функцій управління народ-ним господарством та його окремими ланками різного рівня.

Інформацію, подану в певному формалізованому вигляді, що дозволяє її передавати, зберігати на різних (у тому числі й машинних) носіях і обробляти за допомогою деякого процесу, прийнято називати даними.

Об'єктом інформації є різні виробничі підрозділи, вироби, деталі тощо, тобто всі елементи повідомлення, які передаються в систему.

Джерелом інформації є такий елемент, який може формувати або виробляти вхідне повідомлення в систему. Джерелом інформації може бути, наприклад, відділ. Вимірюють ЕІ в таких одиницях:

натуральних - кількість повідомлень, документів, рядків, показників, слів, символів;

телеграфних - біт (кількість двійкових розрядів), байти (8 біт), кілобайти (1024 байт), мегабайти, гігабайти і терабайти.

Натуральні одиниці використовуються в разі оброблення інформації людиною, її телеграфні - під час організації машинної, зокрема автоматизованого та автоматичного оброблення інформації.

ЕІ має властивості і специфічні особливості, які слід враховувати при проектуванні інформаційного забезпечення інформаційних систем і при аналізі існуючої інформаційної системи об'єкта. До цих властивостей належать:

ЕІ має лінійну форму, тобто записується порядково;

вхідна і результатна інформація в основній масі дискретна і представлена в алфавітно-цифровому вигляді, характеризується тривалістю зберігання;

вхідна інформація в основному фіксується в первинних документах, які не придатні для автоматичного вводу в ЕОМ, що зумовлює необхідність перезапису даних на машинні носії;

 

ЕІ порівняно однотипна і однорідна в поєднанні з масовістю і спільністю джерел виникнення;

одні й ті самі вхідні дані використовуються багаторазово для отримання інформації в різних економічних розрізах для всіх служб і видів господар-ської діяльності;

основну частину економічної інформації періодично та регулярно обробляють;

економічна інформація характеризується великим обсягом і простими операціями оброблення;

під час оброблення інформації здебільшого існують логічні операції, арифметичні операції зводяться, як правило, до чотирьох арифметичних дій;

одержану результатну інформацію часто використовують як вхідну при подальших розрахунках.

Особливості ЕІ впливають на вибір технічних засобів для її оброблення.

До економічної інформації висунуто низку вимог. Розглянемо основні з них.

Інформація в комп'ютерних системах оброблення даних є й предметом праці, і її продуктом, а тому від якості такої інформації суттєво залежить ефективність функціонування системи.

Якість інформації можна визначити як сукупність властивостей, що зумовлюють можливості її використання для задоволення визначених згідно з її призначенням потреб.

 

5.4. Вимоги до інформації

 

Можливість і ефективність використання інформації для управління зумовлена такими її споживчими показниками якості, як репрезентативність, змістовність, повнота, доступність, актуальність, стійкість, точність, достовір-ність і цінність.

Репрезентативність інформації пов'язана з правильністю її добору й формування з метою адекватного відображення заданих властивостей об'єкта.

Змістовність інформації - це її питома семантична місткість, яка дорівнює відношенню кількості семантичної інформації в повідомленні до розміру даних, що його відтворюють.

Повнота інформації означає, що вона має мінімальний, але достатній для прийняття ефективного управлінського рішення набір показників.

Доступність інформації - це забезпечення сприйняття при прийнятті управлінського рішення в комп'ютерних системах відповідних процедур її одержання і перероблення.

Актуальність - визначається ступенем забезпечення цінності інформації для управління в момент її використання і залежить від статистичних характеристик відображуваного об'єкта та інтервалу часу, який минув від моменту виконання цієї інформації.

Своєчасність інформації - забезпечується надходженням на той чи інший рівень управління не пізніше заздалегідь призначеного моменту часу.

Стійкість - це властивість управлінської інформації реагувати на зміни вхідних даних, зберігати необхідну точність.

Точність інформації визначається ступенем наближення відображеного Інформацією параметра та його істинного значення. Для економічних показників, які відображаються цифровими кодами, відомі чотири класифікаційні поняття точності: 1) формальна точність, вимірювана значенням одиниці молодшого розряду числа, яким подано показник; 2) реальна точність, що визначається значенням одиниці останнього розряду числа, правильність якого гарантована; 3) досяжна точність - максимальна точність, якої можна досягти за конкретних умов функціонування системи; 4) необхідна точність, яка визначається функціональним призначенням показника.

Достовірність (вірогідність) інформації - властивість інформації відображати реально діючі об'єкти з необхідною точністю. Вимірюється

достовірність інформації ймовірністю того, що відображувані інформацією значення параметра відрізняються від істинного значення цього параметра в межах необхідної точності.

Поряд з поняттям „достовірність інформації" існує поняття „достовірність даних", під якою розуміють їхню безпомилковість. Вимірюється достовірність даних імовірністю появи помилок у даних.

Цінність інформації - це комплексний показник її якості.

Інформацію, що циркулює в економічному об'єкті, можна класифікувати за різними ознаками. Розглянемо деякі з них.

За місцем виникнення і напрямком руху інформація поділяється ня вхідну внутрішню і вихідну, або результативну.

Інформація, яка надходить в об'єкт управління, називається вхідною. Внутрішня вхідна інформація поділяється на такігрупи: планова (для ділянок і робочих місць), транспортні команди, технічні завдання майстрам, робочі команди на ліквідацію внутрішніх викривлень.

Кожен з цих видів інформації, у свою чергу, з погляду відношення до об'єкта