Управлінські інформаційні системи і технології в обліку, аналізі та аудиті

Деякі розрахунково-платіжні документи (наприклад, платіжні доручення) мають дещо іншу побудову зон для автоматизованого оброблення.

 

Коди постійних ознак (дебет, кредит) у них знаходяться в змістовій частині документа. Це зумовлено специфікою заповнення розрахунково-платіж-ної документації. Однак таке роміщення реквізитів не знижує якості автоматизованого оброблення.

При розробленні форм первинних документів спочатку складається ескіз, що визначає порядок побудови й розміщення реквізитів. Потім затверджені форми документів тиражуються і впроваджуються прп переведені економічного завдання на автоматизоване оброблення. Процес ство-рення форм первинних документів повязаний з подальшим порядком розміщення даних цих документів у памяті машини. Сучасний рівень розвитку технології автоматизованого оброблення інформації передбачає два способи введення даних у машину.

Перший спосіб забезпечує на спеціальних пристроях підготовки даних попереднє перенесення інформації з документа на машинні носії: магнітні стрічки, магнітні диски.

Цей спосіб, як правило, застосовувався під час централізованого оброблення інформації на обчислювальному центрі.

Другий спосіб передбачає застосування ПЕОМ, що не потребує наявості спеціальних пристроїв підготовки даних. Інформацію тут вводить безпосередньо користувач шляхом набору даних на клавіатурі, в ході якого забезпечується прямий запис інформації на машинні носії (магнітні дискети, магнітний диск). Введення інформації з первинних документів і запис її на машинні носії виконують за уніфікованими схемами (макетами). Макет визначає послідовність розміщення даних первинного документа на машинному носії.

Проектування макету має свої особливостіи при використанні персональних комп'ютерів. При цьому складений макет відображається на екрані дисплея ПЕОМ. Можливі два варіанти створення макету введення інформації з використанням дисплея. Перший варіант передбачає проектування і відображення на екрані дисплея точної копії первинного документа (рис. 6.1). В цьому випадку дані документа вводять у відображений макет з клавіатури. Одночасно здійснюється візуальний і машинний контроль на заповнюваність реквізитів, їх відповідність допустимим величинам, логічний і арифметичний контроль реквізитів, контроль за контрольними сумами (КС). При виявленні помилкового запису на екрані висвітлюється діагностичне повідомлення, і записи підлягають коригуванню.

Перший варіант застосовують, як правило, в тому випадку, якщо при обробленні завдання використовують один вид первинного документа. У більшості випадків при рішенні економічних завдань користуються декількома первинними документами. У цьому випадку проектується уніфікований макет, що дозволяє здійснити введення з різних документів, які мають однаковий склад реквізитів. Приклади уніфікованого макету, за допомогою якого вводять платіжні доручення, видаткові касові ордери, прибуткові касові ордери, накладні наводяться на рис. 6.1 в табл. 6.3. При черговому веденні даних платіжних документів на екрані з'являється вікно.

 

 

 

Трапляються й такі варіанти побудови макету, коли на екрані дисплея реквізити, які вводяться, відображаються за формою відеограми, порядок розташування реквізитів якої відповідає макету. Побудова макету для файла показана на рис. 6.2.

Таблиця 6.3. Приклад відображення на дисплеї точної копії первинного документу

Довідка про надходження, продаж і залишки товарів

 

Рис. 6.2. Приклад відображення на екрані дисплея макета розміщення реквізитів документа

Введення даних на екран відповідно до макета ведеться з первинного документа порядково. Одночасно здійснюється контроль інформації, яку вводять. Можливість проектування форм первинних документів, що відображаються на екрані дисплея ПЕОМ, дає змогу реалізувати ідею створення безпаперової технології, що забезпечує формування машинних первинних документів, які в міру необхідності можна виготовляти на друкованому пристрої машини. Машинний документ у цьому випадку виконує функції первинного документа і має юридичну силу, оскільки підписується складальником; авторизація документа встановлюється паролями, які забезпечують обмежений доступ до машини.

Складання форм введення набагато ускладнюється під час організації багаторівневих АРМ. Визначальним моментом у даному випадку є встановлення початкового місця введення даних первинних документів і складу інформації, що призначена для міжмашинного обміну інформацією між різними рівнями АРМ.

На нижньому рівні АРМ передбачаються реєстрація господарських операцій у момент їх здійснення та оформлення стандартизованого повідомлення для передачі на другу ділянку АРМ для подальшого оброблення. Таке повідомлення передається двома способами: з використанням магніт-них дискет або по каналах звязку. Другий спосіб може бути реалізований тільки за наявності технічних засобів передавання даних і організації обчислю-вальної мережі. В пункті приймання інформація підлягає формальній, логічній перевірці; у разі виявлення помилок автоматично формується запит до джерела інформації. Саме повідомлення вміщується в інформаційний файл, знахо-диться на контролі і чекає уточнення. Після уточнення дані надходять на автоматизоване оброблення або передаються на інші ділянки АРМ.

Наприклад, при обліку матеріалів задіяно АРМ декількох рівнів: АРМ складу, АРМ бухгалтера матеріального обліку, АРМ зведеного обліку, АРМ маркетингу, АРМ працівника фінансового відділу.

АРМ складу забезпечує формування первинних вхідних масивів по надходженню і витратах матеріалів одночасно із здійсненням господарських операцій по оприбуткуванню і списанню матеріальних цінностей і записом операцій в картку складського обліку, де автоматично виводяться нові залишки по кожному номенклатурному номеру. Одночасно ведеться автоматичне порівняння норм запасу із залишками по матеріалах і видається повідомлення на АРМ маркетингу.

При обліку праці й заробітної плати АРМ розрахувальника організує обмін інформацією з АРМ відділу кадрів, АРМ табельника, АРМ нормувальника.

Різні форми організації вводу інформації в ПЕОМ мають більші переваги перед традиційними'формами, що передбачають використання машинних носіїв; при цьому різко знижуються затрати ручної праці на