Управлінські інформаційні системи і технології в обліку, аналізі та аудиті

Значення реквізиту застосовують, щоб задати відповідну конкретну властивість об'єкта.

Структура реквізиту - це спосіб подання його значень, котрий визначається довжиною, типом і форматом подання значень.

Довжина реквізиту - це кількість знаків, якими подається його значення. Вона може бути сталою або змінною.

Тип реквізиту визначається тим, які властивості об'єкта він може підбивати. Розглядають числові, текстові, логічні та інші типи.

Реквізити числового типу характеризують кількісні властивості об'єкта, які одержують внаслідок обчислень чи вимірювань, тобто значення таких реквізитів можна задати в числовій формі.

Реквізити числового типу називають ще реквізитами-основами, або кількісними атрибутами. Реквізити текстового типу відображають зазвичай якісні властивості. їх характеризують обставини, за яких відбувається той чи інший процес або було здобуто ті чи інші значення кількісних атрибутів. їх називають ще реквізитами-оцінками або якісними атрибутами.

Реквізити логічного типу набувають лише двох значень: „істина" або „хибність". Вони відбивають такі властивості об'єкта, які можна поділити на дві протилежні групи.

Між структурними одиницями найвищого і найнижчого рангів існують і інші структурні елементи. Розглянемо деякі з них.

Складну структурну одиницю ЕІ, утворювану з кількох реквізитів, котрі дають кількісну і якісну або саму лише якісну характеристику об'єкта чи процесу, називають повідомленням. Вона може набирати різних форм, зокрема подаватися у вигляді показника і документа.

Складна структурна одиниця ЕІ, утворена з одного реквізиту-основи та одного чи кількох якісних атрибутів, пов'язаних із ним логічно, є показником. Показник завжди є повідомленням, але не кожне повідомлення є показником. Показник, який охоплює реквізит-основу і реквізити-ознаки, дає змогу характеризувати економічне явище як з кількісного, так і з якісного боку. В економіці значення показників надзвичайно велике і їх можна вважати головними структурними одиницями ЕІ.

Однорідні інформаційні сукупності реквізитів, об'єднані спільним змістом, утворюють інформаційний масив.

Основні елементи інформаційного масиву - це записи, під якими розуміють значення однієї позиції масиву. Записи є тими елементами масиву, з якими здебільшого оперує користувач під час роботи з масивом.

Множина однорідних показників (документів) утворює відповідний інформаційний масив.

Запис масиву характеризується переліком і послідовністю розміщення реквізитів (атрибутів), що входять до нього. Довжина запису дорівнює сумі довжин зазначених атрибутів.

Інформаційний масив як сукупність записів характеризується також ідентифікаторам. Останній присвоюється масиву при його створенні і використовується для його відшукання та роботи з масивом.

Записи в масиві можна упорядковувати за зростанням або спаданням значень відповідних атрибутів чи їх комбінацій. Такі атрибути називаються ключовими, або „ключами впорядкування" масиву. Задаючи ідентифікатор масиву, структуру його запису та ключові атрибути, повністю визначаємо його як інформаційну одиницю.

У разі автоматизованого оброблення ЕІ за допомогою ЕОМ важливого значення набуває формалізація подання ЕІ. Оскільки реквізит є основним і неподільним елементом ЕІ, то перш ніж розпочинати автоматизоване оброблення даних, необхідно формалізовано подати реквізити. Цю дію виконують, здебільшого користуючись таблицею з такими графами: назва реквізиту, позначення, тип, довжина, кількість знаків після коми, ідентифікатор.

Щоб формалізовано подати будь-який показник, насамперед слід виокремити його реквізити, позначити кожний з них і визначити його тип.

Якщо для згаданих реквізитів задати значення, яких вони можуть набувати, та присвоїти їм відповідні ідентифікатори, то стане можливим машинне подання інформації, її введення в ЕОМ і машинне оброблення.

Розглянемо приклад формалізованого подання показника, котрий задається документом „платіжне доручення" і визначає суму, яка перераховується з рахунка клієнта (платника) відповідного банку на рахунок іншого клієнта (отримувача) того самого чи іншого банку (як оплата за куплені товари або надані послуги). Опишемо реквізити цього показника у вигляді табл. 5.10.

Таблиця 5.10 Реквізити показника документа „платіжне доручення"

Контрольні питання

 

1.Які основні завдання бухгалтера-аналітика?

2.З якою метою здійснюється організація аналітичного процесу?

3.Що означає організація економічного аналізу?

4.Назвіть організаційні етапи аналітичної роботи на підприємстві.

5.Вкажіть, хто є суб'єктом економічного аналізу.

6.Що розуміють під поняттям „інформація"?

7.Як класифікується економічна інформація залежно від поставленої мети?

 

Лекція 6. Тема: Документування та контроль у системі автоматизованого оброблення даних

 

План

1.Технологія оформлення первинних документів у системі автоматизованого оброблення документів

2.Технологія застосування електронного документообігу

3.Методи контролю аналітичного процесу

 

6.1. Технологія оформлення первинних документів у системі автоматизованого оброблення документів

 

Основними носіями інформації при автоматизованому оброблені є вхідні і вихідні документи, тобто затвердженої форми носіями інформації, що мають юридичну силу. Вхідна документація містить пер-винну, не оброблену інформацію, що відображає стан об'єкта управління; заповнюється вручну або за допомогою технічних засобів. Вихідна документація включає зведено-групувальні дані, отримані в результаті автоматизованого оброблення і виготовляється, головним чином, на друкованих пристроях машини. В бухгалтерському обліку і фінансово-кредитній системі прийняті форми документації регулюються діючими єдиними нормативними актами, правилами та інструкціями, розробленими Міністерством фінансів України та Національним банком України.

Уся документована інформація