Управлінські інформаційні системи і технології в обліку, аналізі та аудиті

матеріали, акти, висновки внутрішнього та зовнішнього аудиту, внутріш-ньовідомчих і позавідомчих ревізій, перевірок діяльності податкової служби, кредитних установ, територіальних агентств з фінансового оздоровлення тощо, лабораторного та лікарсько-санітарного контролю, професійних консал-тингових фірм, друку, ЗМІ, Інтернету, регіональних відділів статистики, особистих контактів з виконавцями;

господарсько-правові документи (договори, рішення арбітражу, судових органів тощо);

технічна та технологічна документація;

спеціальні обстеження (хронометраж);

доповідні записки, листування з контрагентами; 

реклама.

Комплексне використання перерахованих джерел інформації та правильне їх поєднання в процесі економічного аналізу дозволяють всебічно та глибоко вивчити всі сторони господарської діяльності та повніше виявити резерви економічного й соціального розвитку.

Визначення джерел аналізу та підготовка даних є одним з важливих моментів першого етапу організації аналітичного процесу. Для проведення аналізу з основної теми дослідження необхідні джерела інформації можна оформити у вигляді табл. 5.7.

Таблиия 5.7.

 

Підготовка інформаційної бази для потреб економічного аналізу.

Цінність економічної інформації може розглядатися в трьох аспектах: споживчому (корисності для управління), економічному (вартості), естетичному (сприйнятті людиною). Цінність інформації визначається економічним ефектом функціонування об'єкту управління, викликаним її споживчою вартістю. Основною вимогою до інформації є її корисність під час прийняття рішень. Для забезпечення цієї вимоги інформація повинна бути зрозумілою, доречною, достовірною, а також відповідати ідеї гармонізації та стандартизації. Підготовка інформації для проведення економічного аналізу передбачає:

перевірку інформації на доброякісність (перевіряються повнота даних,

дотримання правил складання та оформлення звітності, правильність арифметичних розрахунків, узгодженість показників, наведених у різних таблицях);

перевірку інформації за сутністю (у процесі перевірки визначають, наскільки той чи інший показник відповідає дійсності, фактичному стану справ підприємства);

забезпечення можливості порівняння показників (усю числову інформацію після перевірки її доброякісності приводять до порівняльного вигляду.

Це здійснюють за допомогою таких способів, як нейтралізація впливу вартісного та якісного факторів шляхом доведення їх до єдиного базису, використання середніх і відносних величин, методів перерахунку тощо);

спрощення числових показників. Вибір ступеня спрощення залежить від змісту показника, його величини тощо. Для цього можна замінювати абсолютні показники відносними, заокруглювати цифри;

систематизація та групування підібраної інформації.

Оскільки від якості джерел інформації залежить достовірність результатів аналізу, вони повинні обов'язково та ретельно перевірятися. Достовірні джерела аналізу - необхідна умова об'єктивності та високої якості аналітичних робіт, оскільки вони забезпечують доказову силу висновків, зроблених на підставі результатів економічного аналізу.

При перевірці інформаційної бази застосовують прийоми документального контролю (табл. 5.8).

Таблиця 5.8. Прийоми перевірки інформаційної бази

Основні вимоги до інформації, яка використовується при аналізі, наведені в табл. 5.9.

Таблиця 5.9 - Вимоги до інформації, яка використовується при аналізі

 

При дослідженні достовірності інформаційної бази необхідно: - перевірити дотримання правил оформлення звітності; прийнятність та узгодженість показників звітів за суміжні хронологічні періоди: узгодженість показників різних форм звітності перевіряють, як правило, зіставленням. Деякі показники входять до різних звітних форм і, отже, при правильному складанні звіту обов'язково повинні збігатися. При цьому треба використати внутрішньоформові та міжформові ув'язки;

провести вибіркову інвентаризацію;

здійснити логічний контроль показників звітності;

провести арифметичний та нормативний контроль;

застосувати зустрічну перевірку.

Одночасно повинні бути забезпечені комплексність інформації, її формування за єдиними ознаками, можливість групування, перегрупування та комп'ютерного оброблення, доступність для сприйняття тощо.

При цьому необхідно визначити способи найбільш ефективного задоволення інформаційних потреб, можливість оброблення інформації за допомогою комп'ютерних технологій, розробку програм для використання інформації.

При застосуванні в економічному аналізі та управлінні економікою сучасних ЕОМ з'явилися умови для створення єдиної централізованої інформаційної системи, яка отримала назву банку даних.

Банк даних - це сукупність взаємопов'язаних інформаційних масивів (файлів), які підтримуються в робочому стані, і програмного забезпечення, що дозволяє вирішувати завдання пошуку та оброблення даних, які зберігаються.

Банк даних складається із:

комплексу технічних засобів для зберігання, оброблення та входу- виходу даних;

однієї чи декількох баз даних, тобто сукупності відомостей, які зберігаються в запам'ятовувальних пристроях.

комплексу програмних засобів, який прийнято називати системою управління банком даних. Ця сукупність програмно-технічних засобів забезпечує автоматичне ведення баз даних (приймання на зберігання та перетворення інформації), а також пошук відомостей за запитами користувачів, оброблення та оформлення в зручному вигляді її результатів. Крім того, виділяють мовні засоби спілкування користувача з банком даних, призначені для виконання операцій з даними, комплекс організаційних заходів, що забезпечують функціонування банку даних у складі автоматизованих систем управління (АСУ).

Далеко не завжди вихідна інформація, наприклад бухгалтерська звітність, може бути визнана достовірною. Причинами недостовірності можуть бути: незнання укладачами нормативних актів, змісту та порядку підготовки звітності; невиконання вимог цих актів; пряма фальсифікація, вуалювання відомостей тощо.

Важливим критерієм раціональності є не лише відображаюча, а й організовуюча функція інформації, якщо вона пристосована до вимог конкретного користувача і може бути зафіксована в якості ноу-хау.

У загальному випадку виділяють наукову, технічну, економічну та соціальну інформацію.

Економічна інформація (ЕІ) містить кількісігу і якісну характеристики виробничих процесів. Це повідомлення, які циркулюють в економічній системі і якими вона обмінюється із зовнішнім середовищем. Об'єктом відображення EI є виробничо-господарська діяльність, а її призначення - використання для потреб управління з метою вдосконалення цієї