Управлінські інформаційні системи і технології в обліку, аналізі та аудиті

Документи можна класифікувати за рядом ознак, наприклад:

по сферою діяльності - планові, облікові, статистичні, банківські, фінансові, бухгалтерські та ін.;

відношенням до обєкта управління - вхідні (первинні), вихідні (звідні), проміжні, архівні;

змістом господарських операцій - матеріальні, грошові, розрахункові;

призначенням - розпорядчі, виконувані, комбіновані;

обсягом відображених операцій - одиничні і звідні;

способом використання - разові і накопичувальні;

кількістю врахованих позицій - однострокові й багатострокові;

способом заповнення - вручну або за допомогою засобів автоматизації обліку.

Розвиток систем автоматизованого оброблення економічної інформації, що передбачає обмін інформацією, потребувало уніфікації та стандартизації всієї документації, призначеної для відображення економічної інформації. Уніфі-кація документації була проведена в державному масштабі в 1970-х роках. Так, постановою Держкомітету стандартів „Уніфіковані системи документа-ції, що використовуються в АСУ", визначено вимоги до уніфікованої системи документації (УСД). Вона включає комплекс взаємозв'язаних документів, що відповідають єдиним правилам і вимогами побудови.

Під документом розуміють інформаційне повідомлення звичайною мовою, що зафіксоване ручним або друкованим способом на бланці встановленої форми і що має юридичну силу. До складу УСД входить облікова, звітно-статистична, фінансова, банківська, розрахунково-платіжна та інша документація. Кожному документу засвоєний код відповідно до загальнодержавного класифікатора управлінської документації (ЗКУД).

З ряду документів розроблено єдині уніфіковані і стандартні форми бланків. Уніфікація висунула такі вимоги до документів: стандартна форма побудови, пристосування до автоматизованого оброблення, мінімізація показників, виключення дублювання, включення всіх необхідних для цілей управління показників.

Документація, що діє в фінансово-кредитних органах, повністю уніфікована для всих організацій. Що ж стосується первинної документації для бухгалтерського обліку, то створити повністю уніфіковані системи документації за всіма його ділянками поки ще не можливо через різнобічність галузевих форм і методик для деяких ділянків обліку. Так, для обліку основних засобів, фінансових операцій створено єдині для всіх підприємств міжгалузеві уніфіковані документи (форми № ОС-1 та ін.). Для обліку праці й заробітної плати, обліку матеріалів розроблено галузеві типові форми документів, які пристосовуються до діючих облікових методик у даній галузі.

За вимогами щодо до уніфікованої документації документи повинні бути стандартної форми побудови, що передбачає виділення в документі трьох частин: заголовочної, змістовної і оформлюючої (табл. 6.1).

Заголовочна частина містить такі характеристики документа і врахованого об'єкта:

найменування врахованого об'єкта (підприємства, організації, працівника);

характеристика документа (індекс, код по ЗКУД);

найменування документа;

зона для проставлення кодів, постійних для документа реквізитів-ознак.

У заголовочній частині відображається в основному текстова інформація, яку необхідно закодувати для автоматизованого оброблення. Дтя цього зверху документа виділяється рамка для проставлення кодів. Рамка побудована за зональною формою. її елементи мають по дві реєстраційні клітини: в одній друкарським способом вдруковано назву ознаки, в іншій - від руки проставляють його коди. В основному це коди тих групувальних ознак, за якими відбувається зведення.

 

Змістовна частина будується у вигляді таблиці, що складається з рядків і графів, де розміщують кількісно-сумові основи та їх назву, які звичайно розташовані в лівій частині таблиці. Документи, як правило, є багаторядковими, з постійним або змінним складом прилеглої таблиці. Всі довільні рядки і графи документа мають підказки.

Оформлювальна частина документа містить підписи юридичних осіб, що відповідають за правильність його складання, а також дату заповнення документа.

На попередній стадії проектування автоматизованого оброблення якого небудь економічного завдання в ході обстеження обєкта ретельно вивчають усі види і форми первинних документів, що застосовуються при вирішенні завдань. При цьому виявляються уніфіковані документи, а також з'ясовується можливість заміни діючих документів на уніфіковані. Якщо така можливість не представляється, то розроблюють форми нових первинних документів, тобто замінюють діючі документи на нові, пристосовані до автоматизованого оброблення. Цю роботу виконують спеціалісти з машинного оброблення разом з економістами-користувачами.

Форми первинних документів розробляють у такій послідовності:

уточнюють склад реквізитів, що включається в документ; їх склад має відповідати цілям управління;

виділяють реквізити, що підлягають автоматизованому обробленню й розподіляють за трьома зонами (табл. 6.1):

1зона - постійні ознаки, що розташовані в заголовковій частині, в рамці для проставлення кодів постійних ознак;

зона - змінні ознаки, що поміщаються в таблиці праворуч або ліворуч від найменування ознак;

зона- кількісно-сумові основи, що розташовані в таблиці праворуч.

У деякі документи вводять контрольні суми, які можуть розміщуватися в останній графі (рядку) або в кінці документа. Контрольні суми обчислюються арифметичним підрахунком даних рядка, графи або документа. Реального економічного змісту вони не мають і використо-вуються в подальшому для контролю введення інформації в машину. Реквізити, що належать введенню їх у машину, обводяться товстими лініями для зручності заповнення документа і введення даних в ПЕОМ набором на клавіатурі.

Викладені вимоги пов'язані з підвищенням ефективності автоматизованого оброблення.

При проектуванні банківських первинних документів в основному дотримуються вимог,