Управлінські інформаційні системи і технології в обліку, аналізі та аудиті

Розглянемо порядок оброблення таблиці. Заповнення її відбувається шляхом набору даних на клавіатурі. Для обчислення довільних величин, підсумкових рядків (граф) попередньо в обчислювальну графу (рядок) помішують формулу розрахунку, яка забезпечує автоматичний розрахунок (перерахунок) за всіма графами (рядками).

За допомогою команд у заповненій таблиці можна виконати такі дії:

вносити будь-які зміни в таблицю, при цьому довільні величини будуть виправлятися автоматично;

видаляти графи (рядки);

пересувати графи (рядки);

дублювати вміст граф (рядків);

сортувати інформацію;

виконувати різні обчислення;

будувати графіки і таблиці;

друкувати таблицю.

Розміри електронної таблиці дозволяють створити декілька документів (таблиць) і виконувати різні комбінації форм з їх елементів. Деякі програми об'єднують документи в робочі групи, або папки. Закінчені таблиці можно записувати в пам'ять машини на диск і знову викликати на екран дисплея для наступної роботи.

Широко застосовується система Excel, що є однією з найпопулярніших програм складання електроних таблиць і ділової графіки. Вона задовольняє найрізноманітніші запити користувача, виконує завдання від розрахунку окремої величини до складання фінансового звіту великої корпорації. Програма має склад різнобічних обчислень, на основі яких підвищується оперативність управління і прийняття рішень.

Графічний модуль ділової графіки забезпечує перетворення табличних даних у стовпчикові та інші діаграми, що підвищує достовірність оброблення даних.

 

6.2. Технологія застосування електронного документообігу

 

Велике значення при вивченні інформаційних потоків надається правильній організації документообігу, тобто послідовності проходження документу від моменту виконання першого запису до здачі його в архів. Документообіг виявляється на стадії обстеження економічного об'єкту. Будь-яке економічне завдання оброблюється на основі визначеної кількості первинних документів, що проходять різні стадії оброблення: рух документа до оброблення, в процесі оброблення і після нього. Руху документа до оброблення надається особливе значення. Документ, як правило, виникає в ході виконання певних виробничо-господарських операцій, у різних підрозділах економічного об'єкта. В його складанні можуть брати участь різні виконавці багатьох підрозділів. Цим і пояснюється складність документообігу. Звичайно тут є перевага ручного способу формування документа, низька ступінь механізації та автоматизації при його складанні. Зокрема, з'являється декілька копій документів, які в подальшому мають свої схеми руху. Спостерігає і ься дублювання реквізитів у різних документах,

надлишкова багатоступінчастість і тривалість їх перебування у виконавців. Усе це ускладнює документообіг і збільшує терміни оброблення.

Як показує існуюча при ручному обробленні практика, система документообігу складна і громіздка через існування різних форм документів, багатоетапності проходження кожної з них, дублювання одних і тих самих показників у різних документах. Наприклад, облік здачі готової продукції на склад виконується в багатьох підрозділах: на складі, у відділі збуту, бухгалтерії, виробничих і планових відділах. Крім того, кожен окремий документ, що відображає яку-небудь одну сторону господарського явища, має зв'язок з іншими документами. Наприклад, за даними обстеження об'ємів інформації і маршрутів облікових документів, кожний показник трапляється в середньому в трьох-чотирьох документах.

За оцінками спеціалістів, у світі щоденно з'являється понад мільярд нових документів. В основному це текстова інформація, і лише 10 % - це документи, що пристосовані для подальшого автоматизованого оброблення. Це свідчить про необхідність організації на підприємствах (організаціях, банках тощо) електронного документообігу. Критеріями вибору системи автомати-зації документообігу є масштаби підприємства, ступінь технічної і технологічної підготовки в сфері комп'ютерного оброблення, структурі управління, наявність або відсутність інших систем автоматизації управління.

Малі й середні підприємства з невеликим об'ємом документообігу, що мають один або декілька комп'ютерів, можуть використовувати для автоматизації документообігу досить широко розповсюджені й зручні текстові редактори. Малі й середні підприємства з великим об'ємом документообігу, а також усі великі підприємства повинні використовувати спеціалізовані системи управління документообігом. При виборі системи слід враховувати такі критерії: інтеграція з іншими автоматизованими системами і базами даних, легкість освоєння, зручність роботи, що забезпечує роботу в мережах, надійність системи й захист від несанкціонованого доступу.

Особливу увагу оптимальної організації документообігу повинні приділяти підприємства з дуже великим об'ємом документів, де найбільш раціональним є створення власної системи документообігу спеціалістами самого підприємства або по індивідуальному замовленню спеціалізованої фірми. Будь-яка система повинна пройти спеціальну сертифікацію і тесту-вання, що забезпечує захист від втрат, крадіжок і зумисного псування документів.

На ринку пропонується достатньо широкий вибір прикладних програм для автоматизації управління документообігом.

Наведемо приклад електронного документообігу. Програма „1С: Електронний документообіг" призначається для автоматизації руху в організації потоків документів, їх оброблення і зберігання. Програма дозволяє розробляти шаблони документів і встановити правила їх заповнення корис-тувачами, формалізувати життєві цикли документів, встановити маршрутні схеми проходження документів; контролювати роботу виконавців і вико-нання ними часових графіків, забезпечити конфіденційне зберігання і оброблення документів на робочому місці, автоматизувати велику частину поточних операцій при складанні документів, відправляти і приймати, зберігати документи та обробляти їх. Документи зберігаються в машині, зокрема, в папках, що мають деревовидну структуру. Система пошуку дозволяє формувати прості і складні запити і зберігати результати пошуку на період роботи. Є більшість таких операцій, що виконуються автоматично: автоприймання, автоконтроль. Система підтримує декілька списків документів: „на контролі", „прийдешні", „незбережені" та ін.

Можна встановити пароль на вхід в систему і вибрати спосіб шифрування особистих документів. Контроль за документами, що