Управлінські інформаційні системи і технології в обліку, аналізі та аудиті

Результатом оброблення економічних завдань на ЕОМ є різні зведення, таблиці, згруповані по певним ознакам. Узагальнювальні дані можуть бути представлені на паперових носіях, візуальним відображенням на дисплеї, а також на машинних носіях. В умовах АРМ все більше значення набувають табличні форми виведення даних на екран дисплею, а також графічні зображення. Виведення зведених даних на машинні носії (магнітні дискети) широко використовують в автоматизованій інформаційній технології припередачі даних на інші рівні АРМ за відсутності безпосереднього зв'язку між ними, а також для архіву бази даних.

Важливою формою виведення зведених даних для користувача по-справ-жньому залишаються паперові носії, що отримані на друкованих пристроях. Розробка форм зведених таблиць ведеться в такій послідовності.

При використанні типових проектних рішень автоматизованого оброблення вивчається можливість отримати типові зведення, раніше розроблені в проектах. Відбувається, в міру необхідності, при зв'язка типових форм виведення до конкретних умов. Визначається склад зведень, необхідних даної організації, складання яких не передбачено типовим проектом. У випадку складання індивідуального проекту розробляються вихідні документи. Для цього визначають склад показників, що виводяться машиною. Далі їх розподіляють за вихідними документами в певній послідовності, враховуючи при цьому склад використаних інформаційних масивів, що зберігаються в автоматизованому банку даних.

При розміщенні реквізитів у вихідних документах установлюється ієрархія групувальних ознак і підрахованих підсумків. Групувальні ознаки розміщують за ступенем убування рівня їх підлеглості, а кількісно-сумові підсумки - за наростаючим ступенем підсумків. Кожному зведенню дають найменування і розробляють ескіз його форми з урахуванням експлуатаційних можливостей ПЕОМ.

При складанні ескізу вихідного документа рекомендується складати таблицю за такою формою:

У ході розробки готуються „шапки" вихідних таблиць, тобто найменування зведення, а також їх прилягаючого і вказуючого.

„Шапки" вихідних таблиць записують на машинні носії і використовують під час складання зведених таблиць на ПЕОМ. Найменування прилягаю-чого і вказуючого слід робити більш короткими, оскільки розмір друкова-ного пристрою обмежений.

Довгі найменування рядків і граф скорочується з, таким розрахунком, щоб не було неточності змісту. Застосування відеотермінальних пристроїв для відображення зведень на екрані висуває до складання форм документів ті самі загальні вимоги, але з додатковими умовами, що пов'язані з розробкою спеціальних форм запиту і форм виведення відповіді на запит.

Під час проектування розміщення виведеної інформації на екрані відео-термінального пристрою слід враховувати такі його характеристики, як код формату, кількість рядків у кадрі, кількість символів у рядку, інформаційна ємність екрана (знаків), набір створюючих знаків (до 256 символів). Вибір конкретного формату виведеної інформації відбувається з урахуванням названих вимог.

Для відображення алфавітно-цифрової інформації найчастіше застосовують формат розміром 24 рядки і 80 знаків у рядку. Дисплей може бути   монохромним   або   кольоровим,   на   ньому   відображаються   літери

українського, російського або латинського алфавітів, цифри, синтаксичні, математичні та спеціальні знаки. Екран дисплею можна розділити на вікна, що імітують документи, з якими ведеться робота, а з допомогою функціональних клавіш можна відредагувати інформацію.

До вихідних зведень висуваються такі вимоги. Склад змістовних у них показників повинен бути достатнім для цілей управління. Особливу увагу слід приділити достовірності відображуваних даних, їх логічному розміщенню. Зведення повинні видаватися до вказаного строку, в регламентному режимі і при відповіді на запит. Машина повинна самостійно складати таблиці, які будутьвикористовуватися, з такими частинами: найменування, заголовок і місце для оформлення. Згідно з машинною програмою здійснюється автоматичне заповнення всіх таблиць у заданій послідовності. Все це дає можливість отримати на ПЕОМ готову вихідну форму, що має юридичну силу і придатна для використання на будь-якому рівні управління.

Розробка форм первинних і зведених документів виконується на стадії складання робочого проекту автоматизованого оброблення економічної інфор-мації і знаходить відображення в проектній документації, пов'язаній з розробкою інформаційного забезпечення.

Персональні ЕОМ дають змогу використовувати їх для розробки нових форм документів. Розглянемо порядок виконання цієї роботи. Для цього використовуються типові пакети, що грунтуються на базі табличних процесорів. Обєктом оброблення таких пакетів є крупноформатна електронна таблиця, організованая у вигляді матриці. На основі цієї таблиці можна створювати різні фінансові, облікові, статистичні та інші документи (відомості, таблиці). В якості табличних процесорів найбільше застосовують такі пакети, як Excel, Lotus, Quattro Pro, SuperCalc і ін.

Електронна таблиця, що поміщена в машині, може бути різних розмірів. Оскільки вся таблиця не може одночасно з'явитися на екрані, то виводиться її фрагмент (20 рядків><8 граф). Спеціальні клавіші забезпечують просування таблиці по екрану.

При розробці форм документа за допомогою ПЕОМ, як і при ручному способі, спочатку треба на папері скласти ескіз документа, встановити склад включаючих в його реквізитів і їх розташування, дати найменування документу, строкам і графам. Створення документа на машині забезпечується виконанням спеціальних команд. Спочатку на екрані зявляється стандартна електронна таблиця, яка за допомогою відповідних команд перетворюється на потрібну форму документа. При цьому встановлюються графи потрібного розміру залежно від важли-вості вміщених у них реквізитів, проводяться вертикальні і горизонтальні лінії в таблиці, вводяться назва документу, граф і рядків.

Спроектовану на дисплеї форму документа (таблицю) можна зразу