Управлінські інформаційні системи і технології в обліку, аналізі та аудиті

Довідник організації дозволяє вести ієрархічну структуру відділів, підтримувати інформаційний зв'язок керівника з підлеглими, вести списки розсилки документів і ін.

Зовнішній відладник дозволяє моделювати проходження документу по маршруту. Редактор маршруту настроює маршрут проходження документів, визначає точки маршруту, в яких потрібно розсилати копії документів іншим користувачам. Кожному учаснику маршрутної схеми можна встановити право на перегляд абои редагування поля.

Встановлюються обмеження на час оброблення документа для кожного учасника маршрутної схеми.

У програмі „Галактика" модуль „Управління документообігом" призначений для обліку, зберігання і оброблення документів (договорів, листів, наказів, протоколів нарад та ін.) в електронній формі. Документи, що входять до документообігу, можуть бути отримані скаїгуванням, по електронній пошті або підготовлені за допомогою різних текстових редакторів. Модуль „Управління документообігом" забезпечує створення і введення переліку справ фірми, формування повнотекстових документів, створення класифікації документів і використання її в процесі роботи, просування документів по маршруту оброблення, ведення оброблення і контроль виконання документів, пошук документів, масову їх розсипку в підрозділи і ш.

Технічний прогрес у сфері розвитку засобів обчислювальної техніки і передачі даних, організація обчислювальних мереж дають змогу істотно змінити підхід до автоматизації потоків інформації й документопотоку.

Насамперед слід відмітити значну роль ПЕОМ у формуванні первинних документів, найтрудоємкішої операції в процесі оброблення інформації.

Стало традиційним явищем, коли при використанні проектів комп'ютерного оброблення економічних завдань на підприємствах (організаціях, фірмах, банках) за допомогою ПЕОМ формуються платіжні доручення, прибуткові (видаткові) касові ордера, накладні, рахунки-фактури та інші первинні документи.

При використанні обчислювальних мереж відбуваються значні зміни і в документообігу. Так, система „клієнт - банк" змінює способи діалогу користувача з банком, дозволяє йому вирішувати свої завдання, минаючи взаємодію оператора і не виходячи зі свого офісу. Наявність ноутбуків дозволяє сучасному бізнесмену здійснювати платежі практично в будь-якому місці, де є телефонний зв'язок. Розроблена й постійно розвивається система розрахунків клієнтів з банком за допомогою спеціальних засобів: пластико-вих карток VISA, Eurocard, Naster Card, пластикових грошей (STB CARD і ін.), що забезпечують грошовий обіг за допомогою системи електронних безготівкових розрахунків в торгівлі, сервісному обслуговуванні. Новітні платіжні системи знаходять усе більше застосування і в Україні.

Файл - це сукупність однорідної інформації за складом і послідовністю полів, записаної на магнітному диску з присвоєнням імені.

Термінологічно поняття „масив" і „файл" близькі за змістом. І той, і інший являють з собою сукупність однорідної жорстко організованої та поіменової інформації. Однак для файлу точніше визначене місце його розташування - магнітний диск, а масив інформації може бути розташова-ний у пам'яті ЕОМ, що може бути представлений сукупністю однорідних паперових документів. Для ідентифікації кожному файлу при його запису на магнітний диск присвоюється унікальна назва і розширення, що уточнює різновидність файлу. Назва може містити не більше 8 символів (допустимі латинські літери, цифри, знаки: #t, @, &,(,),{,}, !, %, л, ~, _). Якщо назва коротша ніж 8 символів, то вона автоматично доповнюється до 8 символів пробілами.

 

6.3. Методи контролю аналітичного процесу

 

Проектування процесів контролю правильності заповнення й перенесення даних з первинних документів пов'язане із знанням методів забезпечення достовірності інформації в економічній інформаційній системі.

Більшість методів контролю грунтується на введенні і використанні надлишковості розрядів, реквізитів, записів. Можна застосовувати двократну і природну надлишковість.

Надлишкові розряди розраховуються згідно з визначеним алгоритмом перетворення значень контрольованого числа і записуються разом з контрольованим числом. Прикладом такого методу може бути контроль за модулем. Надлишкові реквізити є функцією від маніпулювання сукупністю контрольованих реквізитів. Переважно використовується операція підсумовування. Одержана контрольна сума записується у спеціально відведеній графі.

Надлишкові записи містять контрольну інформацію, що стосується блоку записів або файлів загалом (наприклад, балансовий контроль).

Двократна надлишковість утворюється під час повторного перенесення даних на машинний носій з подальшим порівнянням результатів, а природна грунтується на розумно передбачуваних значеннях контрольованих реквізитів. До них належать контроль за модулем і контрольне підсумовування.

Контроль за модулем. Для розрахунку контрольного розряду широко використовують методи контролю за модулем 9, 10, 11, 13. їх суть у тому, що спочатку визначається сума S розрядів коду (сума добутків Пі, одержаних при множенні кожного розряду Рі на його вагу, або порядковий номер (пі) в коді, (тобто Пі = Рі пі), потім її ділять на вибраний модуль m і одержаний залишок d від ділення віднімають з того ж модуля. Одержана різниця R = m - d (або її молодший розряд) у вигляді контрольного розряду приписується до коду справа.

Контрольне підсумовування можна організувати за рядком або графою документа.

Контрольна сума - це сума усіх цифрових реквізитів в контролюючій послідовності. Вона визначається перенесенням даних на машинний носій. Прикладом може бути пошук контрольних сум для наведеного документа, показаного в табл. 6.4.

Табпицяб.4

Розрахункові дані

Після перенесення даних на машинні носії контрольну суму знову підраховують, але вже за допомогою програми. Незбіг контрольних сум, підрахованих вручну і автоматично, свідчить про помилковий рядок.

Використовуючи контрольну суму за