Дипломатичний протокол та етикет

Наступна група питань є точним, реалістичним, адекватним змістові переговорів відображенням досягнутих результатів і пози цій сторін. У розкритті суті двосторонніх відносин не треба зосереджуватися на розбіжностях. Мета другої частини заключного документа – зафіксувати кінцеві результати зустрічі, наголосити на спільності поглядів і позицій, правильно розставити акценти.

Типовими виразами, за допомогою яких фіксують результати переговорів, обміну думками, є:

«Сторони виявили єдність у тому... «, «Сторони вирішили почати найближчим часом переговори (про те-то) «, «Була визнана доцільність і своєчасність того... «, «Сторони визнали за необхідне... «, «Було досягнуто згоди про доцільність... «, «Сторони дійшли згоди про (щодо) «, «Сторони визнали корисним здійснення (певних кроків, заходів) «, «Сторони дотримуються погляду», «У ході обміну думками (поглядами) виявилася близькість поглядів (з таких питань, з широкого кола питань) «, «Сторони домовились спільно розглянути та розробити (такі-то заходи, плани співробітництва і т. ін.) «, «Сторони висловили готовність», «Сторони погодилися відносно важливості того, що... «, «Було висловлено обопільне (взаємне) прагнення (намагання)... «, «Сто рони висловили свою впевненість... «, «Розгляд (таких-то питань) доз волив констатувати... «.

У разі неможливості досягнути високого ступеня узагальнення сторони висловлюють свої позиції щодо політичних, економічних, науково-технічних, культурних, екологічних тощо проблем.

У протокольній частині комюніке, спільної заяви та декларації інформується про те, які міста чи важливі промислові, наукові та культурні центри й об'єкти були відвідані, який прийом виявило населення; перелічуються учасники переговорів (візитів) із точним зазначенням їхніх посад, звань, титулів: написання прізвищ та ініціалів повинне відповідати транскрипції мови, послідовність прізвищ визначається місцем кожного на протокольних сходинах. Аби запобігти невиразностям, неточностям, кожна сторона складає протокольну частину, що стосується саме її, і в такому вигляді ця частина подається до заключного документа.

У протокольній частині ретельно вивіряються та дотримуються градацій, що обумовлені однаковим чи різним рівнем учасників переговорів і зустрічей. Зокрема, не пишуть, що між міністрами (учасниками переговорів) та главою держави (уряду) відбулися переговори, а зазначаються, що міністр був прийнятий главою держави (уряду).

Хід переговорів характеризують також зазначенням про дружню чи сердечну атмосферу, про атмосферу згоди, взаєморозуміння, про відвертість обміну думками.

Схема заключного документа:

1. Відзначається факт переговорів або візиту, їх тривалість.

2. Зазначають, які зустрічі відбулися, перераховуються учасники переговорів.

3. Загальна характеристика атмосфери бесід і переговорів, окреслення кола питань, що розглядаються.

4. Виклад результатів переговорів з міжнародних проблем. Представлення питань двосторонніх відносин.

5. Якщо передається запрошення здійснити візит, то домовленість про це фіксується в заключній частині.

У останньому абзаці підкреслюється значення загального результату переговорів, що відбулися, для розвитку відносин між двома країнами, для справи міжнародної безпеки. Спільний заключний документ повинен бути прийнятий до моменту закінчення переговорів, візиту.

5. Дипломатичні документи поділяються на документи внутрішньовідомчого листування та документи дипломатичного листування.

Документи внутрішньовідомчого листування – це документи, що стосуються зв'язку закордонних дипломатичних представництв з Центром і включають в себе переписку з МЗС та іншими державними, рідше з недержавними, структурами по конкретних проблемах відносин з країною перебування або багатосторонніх міжнародних відносин.

В свою чергу документи внутрівідомчого листування умовно можна поділити на документи, що стосуються лише свого відомства, і документи міжвідомчого листування. До документів, які готуються для використання в роботі лише свого відомства належать службова записка і доповідна записка.

Службова записка – це форма службового документа, яким дипломат інформує керівництво дипломатичної установи про події та факти, які мали місце або відбудуться в найближчому майбутньому і матимуть безпосередній чи опосередкований вплив на діяльність закордонної установи і вносить відповідні пропозиції.

Доповідна записка – це форма службового документа, в якому дипломат інформує про виконану роботу чи про ситуацію, що склалася у зв'язку з виконанням дорученого завдання.

Документи дипломатичного представництва для внутрішніх потреб, а також для відправки в Центр можна поділити на такі групи:

а) інформаційно-довідкові матеріали;

б) звітна документація;

в) листування з консульських питань;

г) листування з приводу планування роботи та кадрових питань;

д) листування з адміністративно-господарських та фінансових питань;

е) листування з МЗС та іншими відомствами і установами України стосовно запитів цих установ та окремих громадян.

Дипломатичні документи внутрівідомчого характеру диппредставництва за кордоном надзвичайно різноманітні і відображають широку палітру його діяльності. Таким документом можна вважати інформаційну довідку про країну перебування, або як її ще називають “довідку по схемі”. Довідка про країну перебування містить стислу характеристику її політики, економіки, культури, державного устрою, преси, партій, інформацію про її геополітичне становище, короткі відомості з історії і т. д.

У довідці подається інформація з проблем внутрішньополітичної ситуації: дається характеристика правлячим партіям, угрупованням, коаліціям; вказується на стосунки між гілками влади (законодавчою, виконавчою, судовою) ; визначаються гострі питання поточного моменту, як політичного, так і економічного плану; місце України в зовнішньополітичній стратегії країни перебування тощо. Розширена довідка (до 20 сторінок) має внутрівідомчий характер і як документ для службового користування стосується обмеженого кола користувачів.

Для широкого використання готується загальна довідка (до 5 сторінок), і в ній даються тільки схематичні відомості, без розкриття специфічних, гострих проблем і оцінок. Ці довідки