Дипломатичний протокол та етикет

Другим по значенню інформаційним документом є довідка щодо стану двосторонніх відносин, яка включає розділи про:

• умови і цілі розвитку двосторонніх відносин;
• хронологію контактів між керівниками держав (президентами, головами парламентів, прем'єр-міністрами, міністрами закордонних справ) ;
• стан договірно-правової бази (документів існуючих і тих, що готуються до підписання) ;
• стан торговельно-економічного і науково-технічного співробітництва, діяльність міжурядових комісій, змішаних консультативних та робочих груп і т. ін. ;
• стан співробітництва в гуманітарній сфері (наука, освіта, культура, охорона здоров'я), а також проблеми національних меншин, специфіку релігійного життя.

Матеріали цієї довідки можуть містити специфічні відомості, що стосуються регіонального співробітництва, проблем стосунків, включаючи історичний аспект.

В цілому ця довідка є оперативним документом і по винна постійно обновлюватися з урахуванням конкретної ситуації.

В процесі тематичні довідки та інформації діяльності дипломатичного представництва готуються й інші, які дають оцінку того чи іншого напряму життя і діяльності країни перебування, особливо в контексті можливого роз витку подій та їх впливу на відносини з Україною.

Біографічні довідки про політичних і державних діячів країни перебування містять, як правило, хронологічні дані щодо основних подій в їх житті, службовій кар'єрі, участі у виборних органах. Тут же міститься інформація про вчений ступінь, сімейний стан, володіння мовами, про особисті уподобання та хобі.

В принципі, якихось усталених правил підготовки довідково-інформаційних матеріалів не існує, але для них характерна одна вимога – чіткість, ясність і послідовність викладу, висвітлення всіх найважливіших аспектів проблеми і, що найголовніше, об'єктивність.

В довідці повинні бути викладеними причини виникнення питання, логічний розвиток його вирішення до моменту завершення, з урахуванням часу підготовки документа. Для роботи з матеріалами такого роду використовується як офіційна, так і неофіційна документація країни перебування, матеріали бесід, стенограми виступів державних і політичних діячів, парламентські протоколи, документація громадських організацій і політичних партій. Можуть також використовуватись наукові праці, монографії, дисертації, картографічні матеріали та ін.

При підготовці довідкових матеріалів бажано посилатися на джерела інформації, особливо у тих питаннях, які мають якусь особливу вагу.

Дуже корисним буває обговорення окремих тематичних довідок на референтських нарадах або у “вузькому колі”, в залежності від специфіки теми, що викладається у довідці.

В закордонних дипломатичних представництвах одним із оперативних інформаційних матеріалів, що готуються прес-аташе, є огляди преси. Огляди матеріалів засобів масової інформації (ЗМІ) бувають трьох видів:

• оперативний, в якому дається інформація про всі виступи місцевих ЗМІ щодо України, її внутрішньої і зовнішньої політики, відображають ставлення до керівництва держави;
• тематичний, який направляється для використання в територіальних управліннях і висвітлює певну тему публікацій і передач місцевих ЗМІ у певному часовому відрізку;
• “Україна на сторінках і в передачах ЗМІ” – інформаційно-аналітична довідка узагальнюючого плану (готується, як правило, не менше двох разів на рік).

Огляди преси повинні бути максимально стислими і відображати найголовніше, що стосується внутрішньої і зовнішньої політики України або подій, до яких у даний момент привернута увага міжнародної громадськості.

Особливо важливі і цікаві публікації доцільно перекладати повністю і надсилати за призначенням як до управління інформації, так і до відповідного функціонального або територіального управління. Назви видань потрібно надсилати в українській транскрипції.

Окрім огляду преси в кожному дипломатичному представництві повинна вестись хроніка подій, до якої, як правило, включаються найважливіші з цих подій, а також візити, переговори, конференції і симпозіуми; перераховуються основні питання, які на них вирішувались або розглядались. Хроніка, подібно до інших дипломатичних документів, має бути стислою і чіткою.

До інших інформаційно-довідкових матеріалів належать анотації окремих книг, брошур, переклади статей, записи текстів цікавих теле або радіопередач, огляди парламентських дебатів, різного роду статистичні дані, які можуть містити актуальні інформаційні матеріали про зовнішню і внутрішню політику країни перебування, її державних, політичних і громадських діячів, про інші події, що так чи інакше мають відношення до України, впливають на її імідж або відносини з нею.

Наступним важливим блоком документів, що готуються в кожному дипломатичному представництві, є зовнішня документація, до якої відносяться річний політичний звіт – основний документ про роботу за річний термін, а також піврічні звіти, політичні листи, звіти дипломатів про поїздки по країні перебування, консульські звіти, звіти інших українських представництв за кордоном.

Річний політичний звіт дипломатичного представництва за кордоном – це сконцентрований аналіз стану двосторонніх стосунків у різних площинах (політичній, економічній, гуманітарній, військовій) та прогноз розвитку відносин на найближчу перспективу, узагальнення зробленого та пропозиції на майбутнє.

Структуру річного політичного звіту, а також його обсяг визначає спеціальна інструкція, яка складається в МЗС.

До підготовки політичного річного звіту висувається ряд принципових вимог, які повинні обов'язково враховуватись.

По-перше, в ньому має бути дана оцінка виконання пріоритетних завдань двосторонніх відносин по стратегічних напрямах зовнішньополітичної діяльності України.

По-друге, у звіті викладаються лише фактичні матеріали, лаконічно і без зайвих коментарів та роздумів.

По-третє, звіт повинен бути чітко структурованим згідно з інструкцією і вимогами МЗС, складатися з цільних блоків, які в свою чергу мають подаватись, виходячи із значимості подій чи заходів та їх хронологічного порядку.

По-четверте, між