Дипломатичний протокол та етикет

При підготовці міжнародних документів Правовий департамент слідкує за тим, щоб у документах, які підписуються, уникати будь-яких моментів або деталей, які могли б у даному конкретному випадку або в майбутньому, як прецедент, завдати шкоди зовнішньополітичним інтересам України.

Досить важливі функції в загальному плані роботи МЗС повинно виконувати Історико-архівне управління: підготовка різних довідок та історичних матеріалів для територіальних та функціональних управлінь; наукова розробка зовнішньополітичних архівів; підготовка до публікації архівних дипломатичних документів; участь у видавничій діяльності.

Управління політичного аналізу та інформації забезпечує збір та аналіз інформації посольств України за кордоном та засобів масової інформації (ЗМІ) інших країн і подання її керівництву міністерства та держави.

Завданням Управління політичного аналізу та інформації є опрацювання та узагальнення порушених іншими підрозділами політичних проблем у глобальній проблематиці сучасних міжнародних відносин та їх відповідності визначеним напрямам зовнішньої політики. У цьому контексті управління виступає як координуючий підрозділ МЗС, покликаний забезпечити всебічне опрацювання проблем та врахування тих аспектів, які лежать за межами компетенції керуючого управління, щоб уникнути можливих негативних наслідків суто прикладного підходу до комплексних питань зовнішньої політики. На це управління покладається завдання відслідковування тенденцій розвитку зовнішньополітичних ситуацій в світі, окремих регіонах і країнах.

У структурі МЗС України є підрозділи, які безпосередньо не беруть участі у здійсненні зовнішніх зв'язків, проте їх діяльність тісно пов'язана з питаннями зовнішньої політики та дипломатії. Це валютне-фінансове управління, історико-архівне управління, бібліотека та інші. Оперативна діяльність Міністерства закордонних справ неможлива без добре відлагодженої системи дипкур’єрського та іншого зв'язку, чіткої роботи діловодства, господарських служб.

У безпосередньому контакті з Міністерством закордонних справ та його підрозділами знаходиться Генеральна дирекція Київської міської державної адміністрації по обслуговуванню іноземних представництв. Виходячи із конкретних умов, які існують в Україні, вона є єдиним державним комплексним підприємством щодо господарського обслуговування дипломатичних представництв, акредитованих в Україні, кореспондентів іноземних засобів масової інформації, представників міжнародних організацій, іноземних фірм, банків, інших організацій та членів їхніх сімей. В Автономній Республіці Крим та областях України ці функції виконують відповідні місцеві органи влади.

Для сприяння розміщенню іноземних представництв у м. Києві створена Координаційна рада при Київській міській державній адміністрації, до складу якої входять відповідальні працівники Кабінету Міністрів, Міністерства закордонних справ, інших зацікавлених міністерств і відомств України, Київської міськадміністрації та Генеральної дирекції по обслуговуванню іноземних представництв. На своїх засіданнях Координаційна рада розглядає і узгоджує пропозиції й прохання Міністерства закордонних справ про надання дипломатичним представництвам відповідних приміщень та земельних ділянок для розміщення їхніх канцелярій, резиденцій послів та житла персоналу.

5. Особливе місце серед оперативних функціональних підрозділів Міністерства займає Управління державного протоколу, на яке покладені функції дотримання єдиного державного протоколу України.

Управління дипломатичного протоколу – це своєрідний політичний інструмент дипломатії, оскільки саме через нього посли та інші представники іноземних держав встановлюють свої перші контакти з країною перебування і отримують першу інформацію про основи її внутрішньої і зовнішньої політики. Через Управління державного протоколу керівництво МЗС має можливість доводити до дипломатичних представництв іноземних держав ті чи інші нюанси внутрішньої і зовнішньої політики, стосунків з тією чи, іншою країною у доступній і прийнятній дипломатичній формі.

Найпершою турботою Управління державного протоколу є зустріч нових послів, надання їм всілякої допомоги в облаштуванні і налагодженні діяльності посольства. До вручення послом вірчих грамот всі його стосунки з МЗС та іншими офіційними установами здійснюються лише через протокольне управління.

Новоприбулий посол здійснює свій перший візит начальнику Управління державного протоколу, від якого довідується про порядок вручення вірчих грамот. Після цього він наносить візит міністру закордонних справ або його першому заступнику, щоб представитись і передати йому копії вірчих грамот, а також текст промови, яку він має виголосити під час вручення вірчих грамот Президенту.

Акт вручення вірчих грамот вважається моментом офіційного початку виконання послом своїх обов'язків. Після цього він здійснює візити міністру закордонних справ та іншим офіційним особам, згідно з протокольними правилами держави перебування. Паралельно він наносить візити ввічливості послам інших країн, акредитованим в країні перебування, починаючи із старійшини (дуайєна) дипломатичного корпусу.

Управління державного протоколу забезпечує постійний зв'язок посольств з міністром закордонних справ з усіх (як організаційних, так і політичних) питань, допомагає (або організовує безпосередньо) встановленню контактів з державними установами та громадськими організація ми, сприяє влаштуванню дипломатичних прийомів, по їздок дипломатів по країні, екскурсій, відпочинку членів дипломатичного корпусу. Протокольне управління допомагає посольствам уникати будь-яких порушень встановлених в країні протокольних правил, вести свою діяльність, враховуючи специфіку країни.

Управління державного протоколу видає всім членам дипломатичного корпусу та їх сімей спеціальні дипломатичні акредитаційні картки, своєрідні посвідчення особи дипломата, які забезпечують їм дипломатичні привілеї та імунітет. Весь дипломатичний корпус реєструється в управлінні протоколу, яке періодично видає довідник-список всіх членів дипломатичного корпусу по кожному посольству, зокрема для інформаційного забезпечення посольств. Протокольне управління слідкує за дотриманням привілеїв дипломатичного корпусу згідно з міжнародним правом (особиста недоторканність і недоторканність приміщень та майна дипломатичного представництва, вилучення членів дипкорпусу з під карної, цивільної та адміністративної юрисдикції країни перебування, податкові та митні пільги, право шифрувального листування та недоторканності