Облік господарської діяльності як інформаційна система підприємства

Під впливом команди керуючого елемента та зовнішніх перешкод ефектор починає своє функціонування. Результат його діяльності – вихідний імпульс У2. Але перш ніж надіслати його у зовнішнє середовище, ефектор інформує керуючий елемент про виконання одержаної команди Х2 через канал зворотного зв'язку. Узгоджуючи прийняту від ефектора інформацію з визначеною метою діяльності системи, керуючий елемент знову починає функціонувати.

Якщо результати діяльності ефектора збігаються з метою, то ефектор одержує команду надіслати вихідний імпульс У2 у зовнішнє середовище. У разі незбігу керуючий елемент виробляє нові команди, якими спрямовує дії ефектора. Отже, у структурі системи керуючий елемент виконує цілком конкретні функції.

По-перше, він визначає мету функціонування. Оскільки тієї самої мети можна досягти різними способами, керуючий елемент мусить вибрати один із них. При цьому під способом досягнення мети розуміють розробку алгоритму трансформаційного процесу, а опрацювання способу досягнення мети передбачає визначення впорядкованих операцій, тобто того, що повинні робити члени трудового колективу задля досягнення мети.

Керуючий елемент виконує функцію планування – процесу визначення мети діяльності, передбачення майбутнього розвитку та поєднання колективних (індивідуальних) завдань для одержання очікуваного загального результату.

По-друге, кожна операція трансформаційного процесу повинна мати свого носія, тобто виконуватися певним елементом даної системи. Отже, реалізація трансформаційного процесу передбачає також визначення того, хто саме має виконувати ту чи ту конкретну операцію і як виконавці мають взаємодіяти між собою. Ці процеси характеризують сутність організації як функції управління. Організація – це процес формування структури системи, розподіл завдань, повноважень і відповідальності між працівниками фірми для досягнення загальної мети її діяльності.

По-третє, ефектор у системі займає підпорядковане становище. У перебігу трансформаційного процесу він може відмовитись виконувати свої обов'язки, визначені планом. Тому для досягнення поставленої мети керівник будь-якого рівня має не тільки спланувати та організувати роботу, а й примусити людей виконувати її.

Для цього потрібно створити умови, за яких виконавці відчували б, що вони можуть задовольнити свої потреби тільки тоді, коли буде забезпечено досягнення цілей підприємства. Це означає, що керуючий елемент має виконувати належним чином функцію мотивації. Мотивація – це, власне, причина, яка спонукає членів трудового колективу до спільних погоджених дій, аби забезпечити досягнення поставленої мети.

По-четверте, для того, щоб запобігти появі зовнішніх перешкод і можливих відхилень від очікуваних результатів діяльності системи, керуючий елемент повинен встановлювати параметри діяльності ефектора, вимірювати досягнуті результати роботи, порівнювати їх із запланованим обсягом, за необхідності – коригувати діяльність, накопичувати досвід для вдосконалення планування. Саме цим пояснюється необхідність виконання керуючим елементом контролюючих функцій.

Ці чотири основні функції тісно зв'язані між собою в єдиному процесі управління. Незадовільне планування чи недосконала організація, як і слабка мотивація праці або поганий контроль, негативно впливають на результати діяльності фірми в цілому.

З урахуванням цього важливо наголосити, що управління підприємством відображає сукупність взаємозв’язаних процесів планування, організації, мотивації та контролю, які забезпечують формування й досягнення цілей підприємства.

Система управління може ефективно функціонувати лише при належному інформаційному забезпеченні.

Для побудови ефективної комунікаційної мережі обов'язковим є формування оптимальних інформаційних потоків, що передбачає оперативне проходження документів найкоротшими шляхами з мінімальними затратами часу та праці.

Інформація – сукупність повідомлень, які отримують і якими обмінюються люди, що характеризують певні події, факти, ситуації, явища та процеси, які відбуваються у навколишньому світі. Без інформації неможливо сформулювати мету управління, оцінити ситуацію, визначити проблему, підготувати та прийняти рішення, проконтролювати його виконання. Якщо вважати оптимальне, виважене управлінське рішення кінцевим результатом діяльності менеджера, то з точки зору змісту і ролі інформації в управлінні, то її можна визначити як предмет праці менеджера.

Із метою однозначного розуміння термінів необхідно уточнити зміст поняття «дані» та «інформація». Дані – це повідомлення текстового чи цифрового вираження, які знаходяться в розпорядженні особи, яка прийме рішення, але до цього моменту їх важливість в конкретній ситуації прийняття рішення ще не оцінена. Дані можна охарактеризувати як потенційну інформацію.

Інформація – це певна сукупність повідомлень, відомостей про предмети, явища, визначення та ін., у систематизованому та зручному для користування вигляді. Інформація являє собою такі дані, на основі яких приймаються рішення!

До інформації ставляться вимоги:

• відповідність вимогам користувачів та здатність реагувати на неї) ; своєчасність (можливість своєчасно прийняти рішення) ;
• зрозумілість (форма подання) ;
• достовірність (позбавлення необ'єктивності) ;
• порівнюваність (можливість порівняння показників у часі) ;
• конфіденційність (подання лише тим особам, яким призначена).

Недотримання вимог до інформації знижує можливість застосування її для підвищення ефективності діяльності підприємства через неспівставність і несистемність отриманих економічних показників.

В умовах господарської діяльності підприємств кожний об'єкт породжує певну інформацію, яку передають для системи управління, а система управління, в свою чергу, породжує інформацію, що впливає на об'єкт управління. Ці потоки інформації діють за певними законами і їх слід розглядати як систему інформації.

Інформаційний потік – це сукупність текстових і числових даних і зв'язків між ними. Інформаційні потоки зв'язують в єдину систему управляючу і виробничу системи.

Елементами інформаційної структури є місця виникнення, зберігання, відбору і обробки інформації.

Інформаційна система – це сукупність видів діяльності, які забезпечують збір, передачу, зберігання, відбір, обробку, видачу і подання інформації для